Система електронного документообігу — Baltic City Council

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особисте приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документів

Функціональні можливості

Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання 
Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв'язок із вхідним документом, погодження та підписання, підтримка шаблонів документів 
Внутрішні документи: внутрішнє листування, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо 
Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань та документів 
Гнучка настройка шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документа 
Конструктор маршрутів погодження, підписання та виконання документів, налаштування контролю виконання, включаючи циклічний 
Підтримка шаблонів документів та можливостей спільної роботи над проєктом документа 
Робота з адміністративними документами: узгодження та підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення 
Кадровий модуль 
Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо 
Заміщення працівника: керівник-помічник та керівник-заступник 
Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане 
Розширений пошук документів 
Пакетна обробка документів

Результати впровадження

Автоматизувалися основні процеси діловодства 
Зменшився час обробки документів співробітниками (підготовка, погодження, підписання, виконання резолюцій) 
Мінімізувалися ризики помилок під час роботи з документами 
Підвищилася виконавська дисципліна