Меню

Система електронного документообігу

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особистого приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізована інтеграція з СЕВ ОВВ. Система впроваджена у рамках проєкту USAID «Демократичне врядування у Східній Україні»

Функціональні можливості

  • Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань, документів, каталог бізнес-процесів  
  • Обробка вхідних документів та звернень громадян:  
  1. формування друкованої форми картки звернення  
  2. підписання КЕП резолюцій, друкована форма резолюції з відображенням інформації про КЕП підписанта  
  3. підтримка автоматичного визначення адресата (з можливістю зміни) залежно від виду-підвиду вхідного документа  
  4. підтримка автоматичного створення проєкту резолюції (з можливістю зміни) залежно від питання-підпитання вхідного документа  
  5. підтримка штрихкодування  
  6. архівування  
  • Обробка вихідних документів: можливість створення документів за шаблоном, узгодження та підписання, реєстрація, можливість відправлення через систему СЄВ ОВВ, архівування  
  • Для відповідей на вхідні документи:  
  1. автоматичне визначення контрагента, зв'язок із вхідним документом  
  2. автоматичне визначення підписанта вихідного документа (з можливістю зміни) по адресату у вхідному  
  3. автоматичне визначення осіб, що погоджують вихідні документи (з можливістю зміни) за виконавцями у вхідному  
  • Внутрішні документи: службове листування, обробка протоколів, рішень, розпоряджень, наказів, бухгалтерських, кадрових та інших документів  
  • Конструктор маршрутів погодження документів: паралельне, послідовне, змішане  
  • Підтримка шаблонів документів із можливістю спільної роботи над проєктом документа
  • Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо  
  • Інтеграція з системою СЕВ ОВВ:  
  1. прийом вхідних документів із СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка повноти пакета документа та КЕП підписанта  
  2. повідомлення про доставку, отримання, реєстрацію, відмову в реєстрації електронного документа адресатом  
  3. передача вихідних документів до СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка наявності файлу з вихідним листом та коректності КЕП підписанта  
  • Модуль сканування документів безпосередньо до системи без попереднього збереження скан-копії на ПК  
  • Атрибутивний пошук документів, включаючи повнотекстовий пошук (за вмістом документів) з можливістю збереження шаблонів пошуку для формування оперативних звітів  
  • Модуль управління кадрами  
  • Підтримка заміщення помічників керівника  
  • Календар подій з можливістю планування заходів та бронювання необхідних ресурсів для їх проведення (обладнання, актові зали, переговорні кімнати тощо)   
  • Ведення особистого прийому громадян керівництвом 

Результати впровадження

  • Прискорилось виконання рутинної роботи співробітниками 
  • Мінімізувалися помилки під час роботи з документами 
  • Підвищилась виконавська дисципліна співробітників 
  • Скоротилась витрати на друк документів 
  • Прискорилось листування з іншими організаціями через систему СЕВ ОВВ 

Сайт
Галузь
Продукти та послуги
Країна

  • Україна

Схожі кейси

Система електронного документообігу

Липень, 2022

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особистий приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документа та інтеграцію з СЕВ ОВВ

Дізнатись більше
Система електронного документообігу

Липень, 2022

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особисте приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документа та інтеграцію з СЕВ ОВВ

Дізнатись більше
Система електронного документообігу

Липень, 2022

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особисте приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документів

Дізнатись більше

soft Xpansion — міжнародна компанія з більш ніж 25-річним досвідом розробки та впровадження програмного забезпечення

Ми у соціальних мережах
Зв'язатись з нами