Система електронного документообігу — Rubizhne City Council

Функціональні можливості

• Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань, документів, каталог бізнес-процесів  
• Обробка вхідних документів та звернень громадян:  

1. формування друкованої форми картки звернення  
2. підписання КЕП резолюцій, друкована форма резолюції з відображенням інформації про КЕП підписанта  
3. підтримка автоматичного визначення адресата (з можливістю зміни) залежно від виду-підвиду вхідного документа  
4. підтримка автоматичного створення проєкту резолюції (з можливістю зміни) залежно від питання-підпитання вхідного документа  
5. підтримка штрихкодування  
6. архівування  

• Обробка вихідних документів: можливість створення документів за шаблоном, узгодження та підписання, реєстрація, можливість відправлення через систему СЄВ ОВВ, архівування  
• Для відповідей на вхідні документи:  

1. автоматичне визначення контрагента, зв'язок із вхідним документом  
2. автоматичне визначення підписанта вихідного документа (з можливістю зміни) по адресату у вхідному  
3. автоматичне визначення осіб, що погоджують вихідні документи (з можливістю зміни) за виконавцями у вхідному  

• Внутрішні документи: службове листування, обробка протоколів, рішень, розпоряджень, наказів, бухгалтерських, кадрових та інших документів  
• Конструктор маршрутів погодження документів: паралельне, послідовне, змішане  
• Підтримка шаблонів документів із можливістю спільної роботи над проєктом документа
• Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо  
• Інтеграція з системою СЕВ ОВВ:  

1. прийом вхідних документів із СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка повноти пакета документа та КЕП підписанта  
2. повідомлення про доставку, отримання, реєстрацію, відмову в реєстрації електронного документа адресатом  
3. передача вихідних документів до СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка наявності файлу з вихідним листом та коректності КЕП підписанта  

• Модуль сканування документів безпосередньо до системи без попереднього збереження скан-копії на ПК  
• Атрибутивний пошук документів, включаючи повнотекстовий пошук (за вмістом документів) з можливістю збереження шаблонів пошуку для формування оперативних звітів  
• Модуль управління кадрами  
• Підтримка заміщення помічників керівника  
• Календар подій з можливістю планування заходів та бронювання необхідних ресурсів для їх проведення (обладнання, актові зали, переговорні кімнати тощо)   
• Ведення особистого прийому громадян керівництвом 

Результати впровадження

• Прискорилось виконання рутинної роботи співробітниками 
• Мінімізувалися помилки під час роботи з документами 
• Підвищилась виконавська дисципліна співробітників 
• Скоротилась витрати на друк документів 
• Прискорилось листування з іншими організаціями через систему СЕВ ОВВ 

Пов'язані кейси: документообіг для Niva Pereyaslavshchiny, документообіг для Dongorbank, документообіг для Bank Portal, документообіг для Shakhivska Amalgamated Territor, документообіг для Globus Bank.