Система електронного документообігу — Chortkiv City Council

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особистий приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документа та інтеграцію з СЕВ ОВВ

Функціональні можливості

Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання
Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв'язок із вхідним документом, погодження та підписання, підтримка шаблонів документів
Внутрішні документи: внутрішнє листування, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо
Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань, документів
Гнучке налаштування шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документа
Конструктор маршрутів погодження, підписання та виконання документів, налаштування контролю виконання (включаючи циклічний)
Підтримка шаблонів документів, можливостей спільної роботи над проєктом документа
Робота з адміністративними документами: узгодження та підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення
Кадровий модуль
Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо
Заміщення працівника: керівник-помічник та керівник-заступник
Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
Розширений пошук документів
Візуалізація КЕП на документах, а також вивантаження документа підписаного з КЕП

Результати впровадження

Автоматизувалися основні процеси діловодства
Знижено час на опрацювання документів співробітниками (підготовка, погодження, підписання, виконання резолюцій)
Мінімізувалися ризики помилок під час роботи з документами 
Підвищилася виконавська дисципліна співробітників