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Document Management System

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente sowie persönliche Vorsprachetermine und die Durchführung kommunaler Veranstaltungen automatisiert sowie die Integration mit dem System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEI EB) ermöglicht. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jeden Dokumententyp 

Funktionalität 

  • Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle 
  • Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen 
  • Interne Dokumente: Interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc. 
  • Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben und Dokumenten 
  • Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen & Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen 
  • Designer für Freigabewege, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch 
  • Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
  • Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung an individuelle Gegebenheiten 
  • HR-Modul 
  • Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw. 
  • Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter
  • Dokumentenkoordination: parallel, sequenziell, gemischt 
  • Erweiterte Dokumentensuche 
  • QES-Visualisierung von Dokumenten und Herunterladen eines mit QES signierten Dokuments 

Implementierungsergebnisse 

  • Die wichtigsten Prozesse der Büroverwaltung wurden automatisiert 
  • Die Bearbeitungszeit der Dokumente durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen) wurde verkürzt 
  • Fehlerrisiken bei der Arbeit mit Dokumenten wurden minimiert 
  • Die Leistungsdisziplin wurde verbessert

Website

  • chortkivmr.gov.ua

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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