Dokumentenmanagementsystem — Chortkiv City Council

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente sowie persönliche Vorsprachetermine und die Durchführung kommunaler Veranstaltungen automatisiert sowie die Integration mit dem System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEI EB) ermöglicht. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jeden Dokumententyp 

Funktionalität

Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle
Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen
Interne Dokumente: Interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc.
Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben und Dokumenten
Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen & Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen
Designer für Freigabewege, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch
Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung an individuelle Gegebenheiten
HR-Modul
Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.
Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter
Dokumentenkoordination: parallel, sequenziell, gemischt
Erweiterte Dokumentensuche
QES-Visualisierung von Dokumenten und Herunterladen eines mit QES signierten Dokuments

Implementierungsergebnisse

Die wichtigsten Prozesse der Büroverwaltung wurden automatisiert
Die Bearbeitungszeit der Dokumente durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen) wurde verkürzt
Fehlerrisiken bei der Arbeit mit Dokumenten wurden minimiert
Die Leistungsdisziplin wurde verbessert