Funktionalität
- Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Geschäftsprozesskatalog
- Bearbeitung eingehender Dokumente und Bürgeranfragen:
- Erstellung eines Vordrucks für Dokumentkarten
- Unterzeichnung von Entscheidungen via QES, Ausdruck der Entscheidung mit Informationen über die QES des Unterzeichners
- Unterstützung der automatischen Ermittlung des Adressaten (mit Änderungsmöglichkeit) in Abhängigkeit von der Art/Unterart des eingehenden Dokuments
- Unterstützung der automatischen Erstellung von Entwürfen für Entscheidungen (mit Änderungsmöglichkeit) in Abhängigkeit von der Thematik und dem Unterthema des eingehenden Dokuments
- Unterstützung von Barcodes
- Archivierung
- Bearbeitung von Quelldokumenten: Möglichkeit zur Erstellung von Dokumenten nach einer Vorlage, Freigabe und Unterzeichnung, Registrierung, Möglichkeit zum Versand über das SEI EB-System, Archivierung
- Für die Beantwortung eingehender Dokumente:
- automatische Erkennung der Kontaktperson, Zugehörigkeit zum eingehenden Dokument
- automatische Erkennung des Unterzeichners des ausgehenden Dokuments (mit Änderungsmöglichkeit) durch den Adressaten des eingehenden Dokuments
- automatische Erkennung der Freigabeberechtigten des ausgehenden Dokuments (mit Änderungsmöglichkeit) durch die Ersteller des eingehenden Dokuments
- Interne Dokumente: offizielle Korrespondenz, Bearbeitung von Protokollen, Beschlüssen, Verfügungen, Anordnungen, Personaldokumenten usw.
- Designer für den Freigabeweg von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt
- Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
- Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.
- Integration mit dem SEI EB-System:
- Empfang eingehender Dokumente aus SEI EB, automatische Überprüfung der Vollständigkeit des Dokumentenpakets und der QES des Unterzeichners
- Benachrichtigung des Empfängers über die Zustellung, den Empfang, die Registrierung oder die Ablehnung der Registrierung eines elektronischen Dokuments
- Übertragung von ausgehenden Dokumenten an das SEI EB-System, automatische Überprüfung des Inhalts der ausgehenden Briefdatei und der Korrektheit des QES des Unterzeichners
- Modul zum Scannen von Dokumenten direkt in das System, ohne vorher eine gescannte Kopie auf dem PC zu speichern
- Attributsuche für Dokumente, einschließlich Volltextsuche (nach Dokumentinhalt) mit der Möglichkeit, Suchvorlagen für die Erstellung operativer Berichte zu speichern
- Modul für die Personalverwaltung
- Unterstützung der Ersetzung von Managerassistenten
- Veranstaltungskalender mit der Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen und die für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zu buchen (Ausstattung, Versammlungsräume, Sitzungszimmer usw.)
- Persönliche Vorsprache der Bürger bei der Verwaltung
Implementierungsergebnisse
Die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems mit softXspace Government ermöglichte die Automatisierung der Büroverwaltungsprozesse und des internen Dokumentenmanagements, eine schnellere Durchführung von Routinetätigkeiten durch die Mitarbeiter, die Minimierung von Fehlern bei der Handhabung von Dokumenten, die Verbesserung der Leistungsdisziplin der Mitarbeiter, die Senkung der Druckkosten für Dokumente und die Beschleunigung der Korrespondenz mit anderen Organisationen durch das SEI EB-System.
Das System wurde im Rahmen des USAID-Projekts „Demokratische Regierungsführung in der Ostukraine“ implementiert.
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