Dokumentenmanagementsystem — Rubizhne City Council

Ein elektronisches Dokumentenmanagement-System, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente automatisiert

Funktionalität

Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Geschäftsprozesskatalog
Bearbeitung eingehender Dokumente und Bürgeranfragen:

Erstellung eines Vordrucks für Dokumentkarten
Unterzeichnung von Entscheidungen via QES, Ausdruck der Entscheidung mit Informationen über die QES des Unterzeichners
Unterstützung der automatischen Ermittlung des Adressaten (mit Änderungsmöglichkeit) in Abhängigkeit von der Art/Unterart des eingehenden Dokuments
Unterstützung der automatischen Erstellung von Entwürfen für Entscheidungen (mit Änderungsmöglichkeit) in Abhängigkeit von der Thematik und dem Unterthema des eingehenden Dokuments
Unterstützung von Barcodes
Archivierung

Bearbeitung von Quelldokumenten: Möglichkeit zur Erstellung von Dokumenten nach einer Vorlage, Freigabe und Unterzeichnung, Registrierung, Möglichkeit zum Versand über das SEI EB-System, Archivierung
Für die Beantwortung eingehender Dokumente:

automatische Erkennung der Kontaktperson, Zugehörigkeit zum eingehenden Dokument
automatische Erkennung des Unterzeichners des ausgehenden Dokuments (mit Änderungsmöglichkeit) durch den Adressaten des eingehenden Dokuments
automatische Erkennung der Freigabeberechtigten des ausgehenden Dokuments (mit Änderungsmöglichkeit) durch die Ersteller des eingehenden Dokuments

Interne Dokumente: offizielle Korrespondenz, Bearbeitung von Protokollen, Beschlüssen, Verfügungen, Anordnungen, Personaldokumenten usw.
Designer für den Freigabeweg von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt
Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf
Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.
Integration mit dem SEI EB-System:

Empfang eingehender Dokumente aus SEI EB, automatische Überprüfung der Vollständigkeit des Dokumentenpakets und der QES des Unterzeichners
Benachrichtigung des Empfängers über die Zustellung, den Empfang, die Registrierung oder die Ablehnung der Registrierung eines elektronischen Dokuments
Übertragung von ausgehenden Dokumenten an das SEI EB-System, automatische Überprüfung des Inhalts der ausgehenden Briefdatei und der Korrektheit des QES des Unterzeichners

Modul zum Scannen von Dokumenten direkt in das System, ohne vorher eine gescannte Kopie auf dem PC zu speichern
Attributsuche für Dokumente, einschließlich Volltextsuche (nach Dokumentinhalt) mit der Möglichkeit, Suchvorlagen für die Erstellung operativer Berichte zu speichern
Modul für die Personalverwaltung
Unterstützung der Ersetzung von Managerassistenten
Veranstaltungskalender mit der Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen und die für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zu buchen (Ausstattung, Versammlungsräume, Sitzungszimmer usw.)
Persönliche Vorsprache der Bürger bei der Verwaltung

Implementierungsergebnisse

Die Einführung des Dokumentenmanagement-Systems mit softXspace Government ermöglichte die Automatisierung der Büroverwaltungsprozesse und des internen Dokumentenmanagements, eine schnellere Durchführung von Routinetätigkeiten durch die Mitarbeiter, die Minimierung von Fehlern bei der Handhabung von Dokumenten, die Verbesserung der Leistungsdisziplin der Mitarbeiter, die Senkung der Druckkosten für Dokumente und die Beschleunigung der Korrespondenz mit anderen Organisationen durch das SEI EB-System.

Das System wurde im Rahmen des USAID-Projekts „Demokratische Regierungsführung in der Ostukraine“ implementiert.