System zarządzania dokumentami – Rubizhne City Council

Funkcjonalność 

• Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych 
• Przetwarzanie dokumentów przychodzących i wniosków obywateli: 

1. stworzenie drukowanej formy karty zgłoszeniowej 
2. podpisywanie uchwał przez KPE, drukowana forma uchwały z wyświetleniem informacji o KPE podpisującego 
3. obsługa automatycznego określania adresata (z możliwością zmiany) w zależności od typu-podtypu przychodzącego dokumentu 
4. wsparcie dla automatycznego tworzenia projektu uchwały (z możliwością zmiany) w zależności od pytania przychodzącego dokumentu 
5. obsługa kodów kreskowych 
6. archiwizacja 

• Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów z szablonu, ich zatwierdzania i podpisywania, rejestrowania, wysyłania poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, archiwizowania 
• W celu udzielenia odpowiedzi na przychodzące dokumenty: 

1. automatyczne wykrywanie kontrahenta, powiązanie z dokumentem przychodzącym 
2. automatyczna identyfikacja sygnatariusza dokumentu wychodzącego (z możliwością zmiany) przez adresata w dokumencie przychodzącym 
3. automatyczne wykrywanie osób zatwierdzających dokumenty wychodzące (z możliwością zmiany) przez wykonawców w dokumentach przychodzących 

• Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, decyzji, zarządzeń, poleceń, dokumentów księgowych, kadrowych i innych 
• Projektowanie ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
• Wsparcie dla szablonów dokumentów z możliwością współpracy nad projektem dokumentu 
• Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przekazywanie itp. 
• Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych: 

1. przyjmowanie dokumentów przychodzących z systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczna weryfikacja kompletności pakietu dokumentów i KPE podpisującego 
2. powiadamianie o doręczeniu, odbiorze, rejestracji, odmowie rejestracji dokumentu elektronicznego przez adresata 
3. przekazywanie dokumentów wychodzących do systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczne sprawdzenie dostępności pliku z listem wychodzącym oraz poprawności KPE sygnatariusza 

• Moduł skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu bez konieczności wcześniejszego zapisywania zeskanowanej kopii na komputerze PC 
• Wyszukiwanie atrybutowe dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych 
• Moduł zarządzania zasobami ludzkimi 
• Wsparcie dla wymiany asystentów kierowników 
• Kalendarz wydarzeń z możliwością planowania imprez i rezerwowania niezbędnych zasobów do ich realizacji (sprzęt, aule, sale konferencyjne itp.) 
• Prowadzenie osobistego odbioru obywateli przez kierownictwo 

Wyniki wdrożenia 

• Przyspieszono wykonywanie rutynowych prac przez pracowników 
• Zminimalizowano błędy podczas pracy z dokumentami 
• Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników 
• Zmniejszono koszty związane z drukowaniem dokumentów 
• Przyspieszono korespondencję z innymi organizacjami poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Niva Pereyaslavshchiny, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Shakhivska Amalgamated Territor, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank.