Menu

Document Management System

Elektroniczny system zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także odbiór osobisty i wydarzenia w gminie. W ramach projektu zrealizowano integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych. System został wdrożony w ramach projektu USAID Demokratyczne Rządy we Wschodniej Ukrainie

Funkcjonalność 

  • Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych 
  • Przetwarzanie dokumentów przychodzących i wniosków obywateli: 

  1. stworzenie drukowanej formy karty zgłoszeniowej 
  2. podpisywanie uchwał przez KPE, drukowana forma uchwały z wyświetleniem informacji o KPE podpisującego 
  3. obsługa automatycznego określania adresata (z możliwością zmiany) w zależności od typu-podtypu przychodzącego dokumentu 
  4. wsparcie dla automatycznego tworzenia projektu uchwały (z możliwością zmiany) w zależności od pytania przychodzącego dokumentu 
  5. obsługa kodów kreskowych 
  6. archiwizacja 

  • Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów z szablonu, ich zatwierdzania i podpisywania, rejestrowania, wysyłania poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, archiwizowania 
  • W celu udzielenia odpowiedzi na przychodzące dokumenty: 

  1. automatyczne wykrywanie kontrahenta, powiązanie z dokumentem przychodzącym 
  2. automatyczna identyfikacja sygnatariusza dokumentu wychodzącego (z możliwością zmiany) przez adresata w dokumencie przychodzącym 
  3. automatyczne wykrywanie osób zatwierdzających dokumenty wychodzące (z możliwością zmiany) przez wykonawców w dokumentach przychodzących 

  • Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, decyzji, zarządzeń, poleceń, dokumentów księgowych, kadrowych i innych 
  • Projektowanie ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
  • Wsparcie dla szablonów dokumentów z możliwością współpracy nad projektem dokumentu 
  • Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przekazywanie itp. 
  • Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych: 

  1. przyjmowanie dokumentów przychodzących z systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczna weryfikacja kompletności pakietu dokumentów i KPE podpisującego 
  2. powiadamianie o doręczeniu, odbiorze, rejestracji, odmowie rejestracji dokumentu elektronicznego przez adresata 
  3. przekazywanie dokumentów wychodzących do systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczne sprawdzenie dostępności pliku z listem wychodzącym oraz poprawności KPE sygnatariusza 

  • Moduł skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu bez konieczności wcześniejszego zapisywania zeskanowanej kopii na komputerze PC 
  • Wyszukiwanie atrybutowe dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych 
  • Moduł zarządzania zasobami ludzkimi 
  • Wsparcie dla wymiany asystentów kierowników 
  • Kalendarz wydarzeń z możliwością planowania imprez i rezerwowania niezbędnych zasobów do ich realizacji (sprzęt, aule, sale konferencyjne itp.) 
  • Prowadzenie osobistego odbioru obywateli przez kierownictwo 

Wyniki wdrożenia 

  • Przyspieszono wykonywanie rutynowych prac przez pracowników 
  • Zminimalizowano błędy podczas pracy z dokumentami 
  • Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników 
  • Zmniejszono koszty związane z drukowaniem dokumentów 
  • Przyspieszono korespondencję z innymi organizacjami poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Strona internetowa

  • rmr.gov.ua 

Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Similar cases

Document Management System

Lipiec, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents, as well as personal reception and events in the community. The project implements an individual process for each type of document

Learn more
Document Management System

Wrzesień, 2022

The electronic document management system includes management and administrative functions, as well as classical document management, which allows to automate outgoing, incoming, internal, and regulatory documents

Learn more
Document Management System

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents, as well as personal reception and events in the organization. The project implements an individual process for each type of document, as well as possibility of batch processing

Learn more

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami