System zarządzania dokumentami — Rubizhne City Council

Elektroniczny system zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także odbiór osobisty i wydarzenia w gminie. W ramach projektu zrealizowano integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych. System został wdrożony w ramach projektu USAID Demokratyczne Rządy we Wschodniej Ukrainie

Funkcjonalność

Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych
Przetwarzanie dokumentów przychodzących i wniosków obywateli:

stworzenie drukowanej formy karty zgłoszeniowej
podpisywanie uchwał przez KPE, drukowana forma uchwały z wyświetleniem informacji o KPE podpisującego
obsługa automatycznego określania adresata (z możliwością zmiany) w zależności od typu-podtypu przychodzącego dokumentu
wsparcie dla automatycznego tworzenia projektu uchwały (z możliwością zmiany) w zależności od pytania przychodzącego dokumentu
obsługa kodów kreskowych
archiwizacja

Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów z szablonu, ich zatwierdzania i podpisywania, rejestrowania, wysyłania poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, archiwizowania
W celu udzielenia odpowiedzi na przychodzące dokumenty:

automatyczne wykrywanie kontrahenta, powiązanie z dokumentem przychodzącym
automatyczna identyfikacja sygnatariusza dokumentu wychodzącego (z możliwością zmiany) przez adresata w dokumencie przychodzącym
automatyczne wykrywanie osób zatwierdzających dokumenty wychodzące (z możliwością zmiany) przez wykonawców w dokumentach przychodzących

Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, decyzji, zarządzeń, poleceń, dokumentów księgowych, kadrowych i innych
Projektowanie ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Wsparcie dla szablonów dokumentów z możliwością współpracy nad projektem dokumentu
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przekazywanie itp.
Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych:

przyjmowanie dokumentów przychodzących z systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczna weryfikacja kompletności pakietu dokumentów i KPE podpisującego
powiadamianie o doręczeniu, odbiorze, rejestracji, odmowie rejestracji dokumentu elektronicznego przez adresata
przekazywanie dokumentów wychodzących do systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczne sprawdzenie dostępności pliku z listem wychodzącym oraz poprawności KPE sygnatariusza

Moduł skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu bez konieczności wcześniejszego zapisywania zeskanowanej kopii na komputerze PC
Wyszukiwanie atrybutowe dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych
Moduł zarządzania zasobami ludzkimi
Wsparcie dla wymiany asystentów kierowników
Kalendarz wydarzeń z możliwością planowania imprez i rezerwowania niezbędnych zasobów do ich realizacji (sprzęt, aule, sale konferencyjne itp.)
Prowadzenie osobistego odbioru obywateli przez kierownictwo

Wyniki wdrożenia

Przyspieszono wykonywanie rutynowych prac przez pracowników
Zminimalizowano błędy podczas pracy z dokumentami
Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników
Zmniejszono koszty związane z drukowaniem dokumentów
Przyspieszono korespondencję z innymi organizacjami poprzez system elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Niva Pereyaslavshchiny, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Shakhivska Amalgamated Territor, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank.