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Document management system

Dokumentenmanagement-System, das die Verarbeitung von ausgehenden, eingehenden und internen Dokumenten sowie von Bestellungen und Protokollen automatisiert

Funktionsumfang 

  • Eingangsdokumente: Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz, Prüfung, Ausführung (Beantwortung), Ausführungskontrolle 
  • Ausgangsdokumente: Bearbeitung der ausgehenden Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen 
  • Interne Dokumente: interner Postversand, Anfragenbearbeitung, Personaldokumente, Servicenotizen, interne regulatorische Dokumente, etc. 
  • Protokolle: Durchführung von Konferenzen, Besprechungen, Vereinbarungen, Gestaltung von Fragelisten und Entscheidungen, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Kontrolle der Ausführung 
  • Persönliches Mitarbeiterkonto: einheitliche Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Links zu externen Quellen, Geschäftsprozesskataloge 
  • Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit Möglichkeit zur automatischen Eintragung von Informationen aus der Dokumentenkarte 
  • Designer für Freigabe-, Unterschrifts- und Ausführungswege mit Konfiguration der Ausführungskontrolle (auch zyklisch) 
  • Verwaltung und Überwachung des Dokumentenlebenszyklus: Erstellung, Speicherung, Dateianhänge, Registrierung, Freigabe, Bearbeitung, Unterzeichnung, Ausführung, Archivierung, Übertragung, Versionierung, usw. 
  • HR-Modul 
  • Mitarbeiterassistenz: Manager-Assistent und Manager-Vertreter 
  • Freigabe von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt 
  • Erweiterte Dokumentensuche 
  • Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen für den Zugang - Zwei-Faktor-Benutzerauthentifizierung 

Für weitere Informationen über alle softXspace Business-Funktionen folgen Sie dem Link. 

Implementierungsergebnisse 

  • Finanzielle Aufwendungen für den Dokumentenfluss in Papierform werden gesenkt und Zeit für die Dokumentenverarbeitung wird verkürzt 
  • Zeit für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten wird von zwei bis drei Wochen auf eine Stunde reduziert 
  • Probleme mit Datenlecks werden durch die zuverlässige Speicherung von Dokumenten, auch in der Cloud, ausgeschlossen 
  • Fehlerrisiken bei der Bearbeitung von Dokumenten werden durch die Standardisierung aller Arbeitsabläufe minimiert 
  • 100% Auftragserfüllung durch Terminüberwachung und rechtzeitige Erledigung der Aufgaben 
  • Komfortables Arbeiten der Bankexperten durch eine übersichtliche und intuitive Oberfläche des Systems

Website

  • bank-portal.com.ua

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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