Dokumentenmanagementsystem — Bank Portal

Dokumentenmanagement-System, das die Verarbeitung von ausgehenden, eingehenden und internen Dokumenten sowie von Bestellungen und Protokollen automatisiert

Funktionsumfang

Eingangsdokumente: Bearbeitung der eingehenden Korrespondenz, Prüfung, Ausführung (Beantwortung), Ausführungskontrolle
Ausgangsdokumente: Bearbeitung der ausgehenden Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen
Interne Dokumente: interner Postversand, Anfragenbearbeitung, Personaldokumente, Servicenotizen, interne regulatorische Dokumente, etc.
Protokolle: Durchführung von Konferenzen, Besprechungen, Vereinbarungen, Gestaltung von Fragelisten und Entscheidungen, Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Kontrolle der Ausführung
Persönliches Mitarbeiterkonto: einheitliche Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Links zu externen Quellen, Geschäftsprozesskataloge
Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit Möglichkeit zur automatischen Eintragung von Informationen aus der Dokumentenkarte
Designer für Freigabe-, Unterschrifts- und Ausführungswege mit Konfiguration der Ausführungskontrolle (auch zyklisch)
Verwaltung und Überwachung des Dokumentenlebenszyklus: Erstellung, Speicherung, Dateianhänge, Registrierung, Freigabe, Bearbeitung, Unterzeichnung, Ausführung, Archivierung, Übertragung, Versionierung, usw.
HR-Modul
Mitarbeiterassistenz: Manager-Assistent und Manager-Vertreter
Freigabe von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt
Erweiterte Dokumentensuche
Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen für den Zugang - Zwei-Faktor-Benutzerauthentifizierung

Für weitere Informationen über alle softXspace Business-Funktionen folgen Sie dem Link.

Implementierungsergebnisse

Finanzielle Aufwendungen für den Dokumentenfluss in Papierform werden gesenkt und Zeit für die Dokumentenverarbeitung wird verkürzt
Zeit für die Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten wird von zwei bis drei Wochen auf eine Stunde reduziert
Probleme mit Datenlecks werden durch die zuverlässige Speicherung von Dokumenten, auch in der Cloud, ausgeschlossen
Fehlerrisiken bei der Bearbeitung von Dokumenten werden durch die Standardisierung aller Arbeitsabläufe minimiert
100% Auftragserfüllung durch Terminüberwachung und rechtzeitige Erledigung der Aufgaben
Komfortables Arbeiten der Bankexperten durch eine übersichtliche und intuitive Oberfläche des Systems