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Document Management System

Ein elektronisches Dokumentenverwaltungssystem, das ausgehende, eingehende, interne und regulatorische Dokumente sowie den persönlichen Kontakt und Veranstaltungen in der Kommune automatisiert. Auch die Integration mit dem System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEI EB) ermöglicht. Das Projekt implementiert einen individuellen Prozess für jede Art von Dokument 

Funktionalität 

  • Eingehende Dokumente: Bearbeitung eingehender Korrespondenz, Überprüfung, Ausführung (Vorbereitung einer Antwort), Fortschrittskontrolle   
  • Ausgehende Dokumente: Bearbeitung ausgehender Korrespondenz, Verknüpfung mit eingehenden Dokumenten mit der Möglichkeit, Details automatisch zu kopieren), Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen   
  • Interne Dokumente: interne Korrespondenz, Personaldokumente, Memos, interne regulatorische Dokumente, etc.   
  • Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenfassung von Aufgaben und Dokumenten   
  • Flexible Konfiguration von Dokumentenvorlagen mit der Möglichkeit, Informationen aus der Dokumentenkarte automatisch auszufüllen 
  • Definition von Freigabe- und Genehmigungswegen, Unterzeichnung und Ausführung von Dokumenten, Einrichtung einer Fortschrittskontrolle, auch zyklisch   
  • Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf 
  • Arbeit mit Verwaltungsdokumenten: Freigabe und Unterzeichnung, Unterstützung von Dokumentenvorlagen, Ausführung, Fortschrittskontrolle, Anpassung 
  • Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw.   
  • Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter   
  • Detaillierte Dokumentensuche 

Implementierungsergebnisse 

  • Automatisierung der wichtigsten Büroverwaltungsprozesse 
  • Über 300 Dokumente wurden in der ersten Woche nach Inbetriebnahme verarbeitet 
  • Minimierung des Fehlerrisikos bei der Arbeit mit Dokumenten 
  • Verbesserung der Leistungsdisziplin 

Website

  • en.gov.ua 

Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

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