System zarządzania dokumentami — Energodar City Council

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także przyjęcia osobiste i wydarzenia społeczne. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu oraz integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Funkcjonalność

Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym (z możliwością automatycznego kopiowania szczegółów), zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów
Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
Określenie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawienie kontroli realizacji, w tym cyklicznej
Wsparcie dla szablonów dokumentów i wspólnej pracy nad projektem dokumentu
Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przenoszenie itp.
Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Szczegółowe wyszukiwanie dokumentów
Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Wyniki wdrożenia

Zautomatyzowano procesy przepływu dokumentów
Przetworzono 300+ dokumentów w pierwszym tygodniu pracy (przygotowanie, zatwierdzenie, podpisanie, realizacja uchwał)
Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami
Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Chortkiv City Council, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Piraeus Bank, zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank.