System zarządzania dokumentami – Energodar City Council

Funkcjonalność 

• Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji 
• Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym (z możliwością automatycznego kopiowania szczegółów), zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów 
• Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe i regulaminy wewnętrzne 
• Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów 
• Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu 
• Określenie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawienie kontroli realizacji, w tym cyklicznej 
• Wsparcie dla szablonów dokumentów i wspólnej pracy nad projektem dokumentu 
• Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
• Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie i przenoszenie 
• Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
• Szczegółowe wyszukiwanie dokumentów 
• Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych 

Wyniki wdrożenia 

• Zautomatyzowano procesy przepływu dokumentów 
• Przetworzono 300+ dokumentów w pierwszym tygodniu pracy (przygotowanie, zatwierdzenie, podpisanie, realizacja uchwał) 
• Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami 
• Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Chortkiv City Council, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Piraeus Bank, zarządzanie dokumentami dla Metinvest, zarządzanie dokumentami dla Dongorbank.