Menu

Document Management System

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także przyjęcia osobiste i wydarzenia społeczne. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu oraz integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Funkcjonalność 

  • Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji 
  • Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym (z możliwością automatycznego kopiowania szczegółów), zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów 
  • Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp. 
  • Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów 
  • Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu 
  • Określenie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawienie kontroli realizacji, w tym cyklicznej 
  • Wsparcie dla szablonów dokumentów i wspólnej pracy nad projektem dokumentu 
  • Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd 
  • Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizowanie, przenoszenie itp. 
  • Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
  • Szczegółowe wyszukiwanie dokumentów 
  • Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych 

Wyniki wdrożenia 

  • Zautomatyzowano procesy przepływu dokumentów 
  • Przetworzono 300+ dokumentów w pierwszym tygodniu pracy (przygotowanie, zatwierdzenie, podpisanie, realizacja uchwał) 
  • Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami 
  • Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników

Strona internetowa

  • en.gov.ua 

Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Similar cases

Document Management System

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents

Learn more
Document Management System

Grudzień, 2022

An electronic document management system that automates outgoing, incoming, internal, and regulatory documents, as well as personal reception and events in the community, and also provides integration with the System of Electronic Interaction of Executive Bodies (SEI EB). The project implements an individual process for each type of document  

Learn more
Document Management System

Wrzesień, 2022

The electronic document management system includes management and administrative functions, as well as classical document management, which allows to automate outgoing, incoming, internal, and regulatory documents

Learn more

soft Xpansion to międzynarodowa firma z ponad 25-letnim doświadczeniem w tworzeniu i wdrażaniu oprogramowania

Nasze social media
Skontaktuj się z nami