Dokumentenmanagementsystem — Ministry of Energy

Funktionalität 

• Zugriff auf das persönliche Mitarbeiterkonto: Zusammenstellung von Aufgaben, Dokumenten, Geschäftsprozessverzeichnis 
• Bearbeitung eingehender Dokumente:  

1. Registrierung, Überprüfung, Ausführung (Antworten-Vorbereitung), Überwachung des Durchführungsstatus 
2. Automatische Übermittlung von Beschlüssen an nachgeordnete zentrale Exekutivbehörden über das SEI-EB-System  
3. Barcode-Unterstützung  
4. Archivierung  

• Bearbeitung von Ausgangsdokumenten: Möglichkeit zur Erstellung von Dokumenten nach Vorlagen, Freigabe und Unterzeichnung, Registrierung, Möglichkeit zum Versand über das SEI EB-System, Archivierung  
• Interne Dokumente: Offizielle Korrespondenz, Bearbeitung von Protokollen, Aufträgen, Buchhaltung, Personaldokumenten, etc.   
• Designer für den Freigabeweg von Dokumenten: parallel, sequenziell, gemischt  
• Unterstützung von Dokumentvorlagen und Möglichkeit zur Zusammenarbeit an einem Dokumententwurf  
• Verwaltung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellen, Speichern, Bearbeiten, Hinzufügen von Dateien, Versionskontrolle, Registrieren, Freigeben, Unterzeichnen, Ausführen, Archivieren, Übertragen, usw. 
• Integration mit dem SEI EB-System: 

1. 
   
   Empfang eingehender Dokumente aus SEI EB, automatische Überprüfung der Vollständigkeit des Dokumentenpakets und der QDS des Unterzeichners 
2. Benachrichtigung über die Zustellung, den Empfang, die Registrierung oder die Ablehnung der Registrierung eines elektronischen Dokuments durch den Adressaten 
3. Übertragung ausgehender Dokumente in das SEI EB-System, automatische Überprüfung der Datei für das ausgehende Schreiben und der Richtigkeit der QDS des Unterzeichners 

• Modul zum Scannen von Dokumenten direkt in das System, ohne zuvor eine gescannte Kopie auf dem PC zu speichern  
• Attributsuche für Dokumente, einschließlich Volltextsuche (nach Dokumentinhalt) mit der Möglichkeit, Suchvorlagen für die Erstellung von Berichten zu speichern  
• HR-Modul 
• Mitarbeitervertretung: Manager-Assistent und Manager-Stellvertreter  
• Veranstaltungskalender mit der Möglichkeit, Veranstaltungen zu planen und die für ihre Durchführung erforderlichen Ressourcen zu buchen (Ausstattung, Hallen, Sitzungszimmer usw.) 
• Kontrastreiches Interface, geeignet für Monitore mit geringer Darstellungsqualität 

Implementierungsergebnisse 

• Automatisierung der wichtigsten Büroverwaltungsprozesse 
• Verkürzung der Bearbeitungszeit von Dokumenten durch die Mitarbeiter (Vorbereitung, Freigabe, Unterzeichnung, Umsetzung von Beschlüssen) 
• Minimierung des Fehlerrisikos bei der Arbeit mit Dokumenten 
• Verbesserung der Leistungsdisziplin 
• Senkung der Kosten für den Druck von Dokumenten 
• Beschleunigung der Korrespondenz mit anderen Organisationen und nachgeordneten zentralen Exekutivbehörden über das SEI EB-System

Verwandte Fallstudien: Dokumentenmanagement für Dongorbank, Dokumentenmanagement für Piraeus Bank, Dokumentenmanagement für Turbogaz, Dokumentenmanagement für Association Of Amalgamated Terr, Dokumentenmanagement für Chortkiv City Council.