Система електронного документообігу — Ministry of Energy

Функціональні можливості

• Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань, документів, каталог бізнес-процесів 
• Обробка вхідних документів: 

1. реєстрація, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання 
2. автоматичне відправлення резолюцій підпорядкованим центральним органам виконавчої влади через систему СЕВ ОВВ 
3. підтримка штрихкодування 
4. архівування 

• Обробка вихідних документів: можливість створення документів за шаблоном, погодження та підписання, реєстрація, можливість надсилання через систему СЕВ ОВВ, архівування 
• Внутрішні документи: службове листування, обробка протоколів, наказів, бухгалтерських, кадрових документів тощо  
• Конструктор маршрутів погодження документів: паралельне, послідовне, змішане 
• Підтримка шаблонів документів з можливістю спільної роботи над проєктом документу 
• Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо 
• Інтеграція з системою СЕВ ОВВ: 

1. прийом вхідних документів з СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка повноти пакету документів та КЕП підписанта 
2. повідомлення про доставку, отримання, реєстрацію, відмову в реєстрації електронного документу адресатом 
3. передача вихідних документів у СЕВ ОВВ, автоматизована перевірка наявності файлу з вихідним листом та коректності КЕП підписанта 

• Модуль сканування документів безпосередньо до системи без попереднього збереження скан-копії на ПК 
• Атрибутивний пошук документів, включаючи повнотекстовий пошук (за вмістом документів) з можливістю збереження шаблонів пошуку для формування оперативних звітів 
• Кадровий модуль 
• Заміщення працівника: керівник-помічник та керівник-заступник 
• Календар подій з можливістю планування заходів та бронювання необхідних ресурсів для їх проведення (обладнання, актові зали, переговорні кімнати тощо)
• Високонтрасна схема інтерфейсу, адаптована під монітори з низькою якістю відображення інформації  

Результати впровадження

• Автоматизовані основні процеси виробництва в організації 
• Зниження часу обробки документів співробітниками (підготовка, узгодження, підписання, виконання резолюції) 
• Мінімізовані ризики помилок при роботі з документами 
• Підвищена виконавча дисципліна 
• Скоротилися витрати на друк документів 
• Прискорилося листування з іншими організаціями та підпорядкованими центральними органами виконавчої влади через систему СЕВ ОВВ 

Пов'язані кейси: документообіг для Dongorbank, документообіг для Piraeus Bank, документообіг для Turbogaz, документообіг для Association Of Amalgamated Terr, документообіг для Chortkiv City Council.