Система електронного документообігу — Shakhivska Community

Система електронного документообігу, що автоматизує вихідні, вхідні, внутрішні, нормативно-правові документи, а також особистого приймання та події в громаді. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес для кожного виду документа

Функціональні можливості

Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання
Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв'язок із вхідним документом, погодження та підписання, підтримка шаблонів документів
Внутрішні документи: внутрішнє листування, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо
Доступ до Особистого кабінету співробітника: агрегація завдань та документів
Гнучка настройка шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документу
Конструктор маршрутів погодження, підписання та виконання документів, налаштування контролю виконання, включаючи циклічний
Підтримка шаблонів документів та можливостей спільної роботи над проєктом документа
Робота з адміністративними документами: узгодження та підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення
Кадровий модуль
Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо
Заміщення працівника: керівник-помічник та керівник-заступник
Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
Розширений пошук документів

Результати впровадження

Автоматизувалися основні процеси діловодства
Зменшився час обробки документів співробітниками (підготовка, погодження, підписання, виконання резолюцій)
Мінімізувалися ризики помилок під час роботи з документами 
Підвищилася виконавська дисципліна співробітників

Пов'язані кейси: документообіг для Minister Of Energy And Environm, документообіг для Baltic City Council, administrative services center auto — Mariupol City Cou, автоматизація процесів для Naftogaz, ECM-система для Kernel.