Автоматизація бізнес-процесів Тендерного комітету – Naftogaz Group

Рішення призначене для автоматизації та оптимізації робочого процесу колегіального органу компанії – Тендерного комітету, з метою забезпечення зручного та оперативного формування питань до розгляду, організації проведення засідань колегіального органу та контролю виконання прийнятих ним рішень

Функціональні можливості

Персональний Кабінет користувача – єдиний корпоративний стандарт представлення інформації рішення з централізованим доступом до всіх функцій системи:

мої завдання – реєстр поточних завдань користувача
реєстр питань
реєстр засідань
реєстр доручень

Однотипна логіка представлення інформації: однотипні карточки, завдання, елементи бізнес-аналітики
Тонкий клієнт: для роботи з системою потрібен тільки інтернет-браузер, сучасний адаптивний дизайн, перегляд та редагування документів безпосередньо в інтернет-браузері
Автоматизація процедури подачі заявок (питань) до Тендерного комітету: контроль питань, погодження, розгляд, підписання протоколу за допомогою КЕП
Автоматизація процедури обробки засідання: планування засідання, додавання питань, розгляд питань засідання членами тендерного комітету
Автоматизація обробки доручень, контроль їх виконання
Автоматична генерація протоколу засідання за шаблоном, відображення в протоколі інформації щодо КЕП підписантів
Автоматичне визначення кворуму та обробка результатів голосування
Гнучке налаштування оповіщень користувачам системи про необхідність прийняття певних рішень або заходів, що наближаються
Атрибутивний пошук за критеріями, пошук за допомогою логічних операторів, збереження шаблонів пошуку для подальшого використання
Управління шаблонами типових питань, оповіщень, інструкцій завдань, друкованих форм документів
Налаштування довідників, масок реєстраційних номерів, розподіл користувачів за ролями
Журнал аудиту дій користувачів в системі

Результати впровадження

В онлайн-режимі організація процесу проведення засідання Тендерного комітету від підготовки документів до підписання (за допомогою КЕП) протоколів
Економія робочого часу завдяки повністю автоматизованим ключовим процесам, що дозволило скорити час на узгодження, підписання, пошук документів й вивільнити час співробітників на інші пріоритетні завдання
Контрольь версійності документів – співробітники працюють з актуальною версією, а інструменти спільної роботи забезпечують можливість одночасного редагування документів
Знижений ризик втрати документів або витоку конфіденційної інформації, завдяки надійному та захищеному збереженню документів, а також інформації в рамках системи
Спрощена організація робочого процесу співробітників – для початку роботи потрібен тільки інтернет-браузер (тонкий клієнт)
Поліпшення виконавської дисципліни