Automatisierung der Geschäftsprozesse des Bietergremiums — Naftogaz Group

Lösung wurde entwickelt, um die Arbeitsabläufe des kollegialen Gremiums des Unternehmens - des Ausschreibungsausschusses - zu automatisieren und zu optimieren. Dadurch wird eine komfortable und zeitnahe Zusammenstellung der zu behandelnden Themen, die Organisation der Sitzungen des Gremiums und die Kontrolle der Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse gewährleistet.

Funktionalität

Ein persönliches Benutzerkonto ist der einheitliche Unternehmensstandard für die Darstellung der entscheidungsrelevanten Informationen mit zentralem Zugriff auf alle Systemfunktionen:

Meine Aufgaben - Verzeichnis der aktuellen Aufgaben des Benutzers
Problemliste
Besprechungsliste
Auftragsliste

Durchgehend dieselbe Darstellungslogik bei Informationen für Karten, Aufgaben und Business Intelligence-Elemente
Thin Client: Um mit dem System arbeiten zu können, wird nur einen Internet-Browser benötigt, das System bietet ein modernes Responsive Design, sowie Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten direkt in einem Internet-Browser
Automatisierung des Verfahrens zur Einreichung von Anträgen (Fragen) an den Ausschreibungsausschuss: Sichtung der Tagesordnungspunkte, Freigabe, Prüfung, Unterzeichnung des Protokolls mithilfe von QDS
Automatisierung der Sitzungsabwicklung: Sitzungsplanung, Hinzufügen von Tagesordnungspunkten, Prüfung von Sitzungsfragen durch Mitglieder des Ausschusses
Automatisierung der Auftragsbearbeitung und Überwachung der Ausführung
Automatische Erstellung des Sitzungsprotokolls anhand einer Vorlage, Anzeige von Informationen über die QDS der Unterzeichner im Protokoll
Automatische Feststellung der Beschlussfähigkeit und Verarbeitung der Abstimmungsergebnisse
Flexible Konfiguration von Warnmeldungen an die Systembenutzer über die Notwendigkeit, bestimmte Entscheidungen zu treffen oder über bevorstehende Ereignisse
Attributsuche nach Kriterien, Suche nach logischen Operatoren, Speichern von Suchvorlagen zur späteren Verwendung
Verwaltung von Vorlagen für Standardaufgaben, Warnmeldungen, Aufgabenanweisungen und Vordrucke für Dokumente
Konfiguration von Verzeichnissen, Registrierungsnummernmasken und Verteilung der Benutzer nach Rollen
Protokollierung von Benutzeraktionen im System

Implementierungsergebnisse

Online-Organisation der Sitzungen des Ausschreibungsausschusses von der Vorbereitung der Dokumente bis zur Unterzeichnung des Protokolls (mit QDS)
Einsparung von Arbeitszeit durch vollständige Automatisierung von Schlüsselprozessen, die es ermöglicht, den Zeitaufwand für die Freigabe, Unterzeichnung und Suche von Dokumenten zu reduzieren und so Zeit der Mitarbeiter für andere vorrangige Aufgaben zur Verfügung zu haben
Versionskontrolle bei Dokumenten - die Mitarbeiter arbeiten mit der neuesten Version, und Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten
Reduziertes Verlustrisiko von Dokumenten oder der Weitergabe vertraulicher Informationen durch die zuverlässige und sichere Speicherung von Dokumenten und Informationen innerhalb des Systems
Vereinfachte Organisation des Arbeitsablaufs der Mitarbeiter - Sie benötigen nur einen Internet-Browser (Thin Client), um loszulegen
Verbesserte Leistungsdisziplin