Menu

Automation of the Bidding Committee business processes

Lösung wurde entwickelt, um die Arbeitsabläufe des kollegialen Gremiums des Unternehmens - des Ausschreibungsausschusses - zu automatisieren und zu optimieren. Dadurch wird eine komfortable und zeitnahe Zusammenstellung der zu behandelnden Themen, die Organisation der Sitzungen des Gremiums und die Kontrolle der Umsetzung der dort gefassten Beschlüsse gewährleistet.

Funktionalität 

  • Ein persönliches Benutzerkonto ist der einheitliche Unternehmensstandard für die Darstellung der entscheidungsrelevanten Informationen mit zentralem Zugriff auf alle Systemfunktionen: 

  1. Meine Aufgaben - Verzeichnis der aktuellen Aufgaben des Benutzers 
  2. Problemliste 
  3. Besprechungsliste 
  4. Auftragsliste 
  • Durchgehend dieselbe Darstellungslogik bei Informationen für Karten, Aufgaben und Business Intelligence-Elemente 
  • Thin Client: Um mit dem System arbeiten zu können, wird nur einen Internet-Browser benötigt, das System bietet ein modernes Responsive Design, sowie Anzeige und Bearbeitung von Dokumenten direkt in einem Internet-Browser 
  • Automatisierung des Verfahrens zur Einreichung von Anträgen (Fragen) an den Ausschreibungsausschuss: Sichtung der Tagesordnungspunkte, Freigabe, Prüfung, Unterzeichnung des Protokolls mithilfe von QDS 
  • Automatisierung der Sitzungsabwicklung: Sitzungsplanung, Hinzufügen von Tagesordnungspunkten, Prüfung von Sitzungsfragen durch Mitglieder des Ausschusses 
  • Automatisierung der Auftragsbearbeitung und Überwachung der Ausführung 
  • Automatische Erstellung des Sitzungsprotokolls anhand einer Vorlage, Anzeige von Informationen über die QDS der Unterzeichner im Protokoll 
  • Automatische Feststellung der Beschlussfähigkeit und Verarbeitung der Abstimmungsergebnisse 
  • Flexible Konfiguration von Warnmeldungen an die Systembenutzer über die Notwendigkeit, bestimmte Entscheidungen zu treffen oder über bevorstehende Ereignisse 
  • Attributsuche nach Kriterien, Suche nach logischen Operatoren, Speichern von Suchvorlagen zur späteren Verwendung 
  • Verwaltung von Vorlagen für Standardaufgaben, Warnmeldungen, Aufgabenanweisungen und Vordrucke für Dokumente 
  • Konfiguration von Verzeichnissen, Registrierungsnummernmasken und Verteilung der Benutzer nach Rollen 
  • Protokollierung von Benutzeraktionen im System 

Implementierungsergebnisse 

  • Online-Organisation der Sitzungen des Ausschreibungsausschusses von der Vorbereitung der Dokumente bis zur Unterzeichnung des Protokolls (mit QDS) 
  • Einsparung von Arbeitszeit durch vollständige Automatisierung von Schlüsselprozessen, die es ermöglicht, den Zeitaufwand für die Freigabe, Unterzeichnung und Suche von Dokumenten zu reduzieren und so Zeit der Mitarbeiter für andere vorrangige Aufgaben zur Verfügung zu haben 
  • Versionskontrolle bei Dokumenten - die Mitarbeiter arbeiten mit der neuesten Version, und Tools für die Zusammenarbeit ermöglichen die gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten 
  • Reduziertes Verlustrisiko von Dokumenten oder der Weitergabe vertraulicher Informationen durch die zuverlässige und sichere Speicherung von Dokumenten und Informationen innerhalb des Systems 
  • Vereinfachte Organisation des Arbeitsablaufs der Mitarbeiter - Sie benötigen nur einen Internet-Browser (Thin Client), um loszulegen 
  • Verbesserte Leistungsdisziplin

Website
Branche
Produkte und Dienstleistungen
Land

  • Ukraine

Similar cases

Corporate portal

Dezember, 2022

The enterprise portal contains news sections, navigation sections for access to the main important resources necessary for the work of enterprise employees

Learn more
Collegial body portal

Dezember, 2022

An electronic system that automated the work of 12 collegial bodies of the bank, the board, committees, which also contains a voting system for board members 

Learn more
The corporate portal (internal)

Dezember, 2022

The corporate portal of a company creates a single information area for employees co-working; it allows to combine all elements of corporate information into a single resource for convenient use by company employees. The Service Desk module was also implemented as part of the project – automation of employee service requests

Learn more

soft Xpansion ist ein internationales Unternehmen mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Softwareprodukten

soft Xpansion auf
Kontaktiere uns