System zarządzania dokumentami — Ministry of Energy

Funkcjonalność 

• Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych 
• Przetwarzanie dokumentów przychodzących: 

1. rejestracja, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), monitorowanie realizacji 
2. automatyczne wysyłanie uchwał do podległych centralnych organów wykonawczych poprzez System elektronicznego współdziałania organów wykonawczych 
3. obsługa kodów kreskowych 
4. archiwizacja 

• Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów według szablonów, zatwierdzanie i podpisywanie, rejestracja, możliwość wysyłania poprzez System elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, archiwizacja 
• Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, zamówień, dokumentów księgowych, kadrowych itp. 
• Projektant ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległa, sekwencyjna, mieszana 
• Obsługa szablonów dokumentów z możliwością współpracy nad projektem dokumentu 
• Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestrowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp. 
• Integracja z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych: 

1. przyjmowanie dokumentów przychodzących z Systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczna weryfikacja kompletności pakietu dokumentów i KPE podpisującego 
2. powiadamianie o doręczeniu, odbiorze, rejestracji, odmowie rejestracji dokumentu elektronicznego przez adresata 
3. przekazywanie dokumentów wychodzących do Systemu elektronicznego współdziałania organów wykonawczych, automatyczna kontrola dostępności teczki z pismem wychodzącym oraz poprawności KPE sygnatariusza 

• Moduł skanowania dokumentów bezpośrednio do systemu bez zapisywania zeskanowanej kopii na komputerze 
• Wyszukiwanie atrybutowe dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (wg treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych 
• Moduł kadrowy 
• Wymiana pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika 
• Kalendarz wydarzeń z możliwością planowania wydarzeń i rezerwowania niezbędnych zasobów do ich realizacji (sprzęt, sale konferencyjne, sale spotkań itp.) 
• Schemat interfejsu o wysokim kontraście dostosowany do monitorów o niskiej jakości wyświetlania informacji 

Wyniki wdrożenia 

• Automatyzacja głównych procesów produkcyjnych w organizacji 
• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał) 
• Minimalizacja ryzyka wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami 
• Zwiększona dyscyplina pracy kadry kierowniczej 
• Zmniejszenie kosztów druku dokumentów 
• Przyspieszono korespondencję z innymi organizacjami i podległymi centralnymi organami wykonawczymi poprzez System elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Dongorbank, zarządzanie dokumentami dla Piraeus Bank, zarządzanie dokumentami dla Turbogaz, zarządzanie dokumentami dla Association Of Amalgamated Terr, zarządzanie dokumentami dla Chortkiv City Council.