System zarządzania dokumentami — Chortkiv City Council

System elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także odbiór osobisty i wydarzenia w społeczności. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu oraz integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych

Funkcjonalność

Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe, regulaminy wewnętrzne itp.
Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów
Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
Projektowanie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji (w tym cyklicznej)
Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości wspólnej pracy nad projektem dokumentu
Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
Moduł HR
Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przenoszenie itp.
Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
Wizualizacja KPE na dokumentach, a także wgrywanie dokumentu podpisanego z KPE

Wyniki wdrożenia

Zautomatyzowano procesy obiegu dokumentów w urzędzie głównym
Skrócono czas przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał)
Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami
Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Energodar City Council, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm.