System zarządzania dokumentami – Chortkiv City Council
System elektronicznego zarządzania dokumentami, który automatyzuje dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, regulacyjne i prawne, a także odbiór osobisty i wydarzenia w społeczności. W ramach projektu wdrożono indywidualny proces dla każdego rodzaju dokumentu oraz integrację z systemem elektronicznego współdziałania organów wykonawczych
Funkcjonalność
- Dokumenty przychodzące: przetwarzanie korespondencji przychodzącej, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji
- Dokumenty wychodzące: przetwarzanie korespondencji wychodzącej, powiązanie z dokumentem przychodzącym, zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów
- Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, dokumenty kadrowe, notatki służbowe i regulaminy wewnętrzne
- Dostęp do osobistego konta pracownika: agregacja zadań i dokumentów
- Elastyczna konfiguracja szablonów dokumentów z możliwością automatycznego uzupełniania informacji z karty dokumentu
- Projektowanie ścieżek zatwierdzania, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawianie kontroli realizacji (w tym cyklicznej)
- Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości wspólnej pracy nad projektem dokumentu
- Praca z dokumentami administracyjnymi: zatwierdzanie i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, przegląd
- Moduł HR
- Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, zarządzanie wersjami, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja i przenoszenie
- Zastępowanie pracowników: asystent kierownika i zastępca kierownika
- Zatwierdzanie dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane
- Zaawansowane wyszukiwanie dokumentów
- Wizualizacja KPE na dokumentach, a także wgrywanie dokumentu podpisanego z KPE
Wyniki wdrożenia
- Zautomatyzowano procesy obiegu dokumentów w urzędzie głównym
- Skrócono czas przetwarzania dokumentów przez pracowników (przygotowanie, zatwierdzanie, podpisywanie, realizacja uchwał)
- Zminimalizowano ryzyko wystąpienia błędów podczas pracy z dokumentami
- Poprawiono dyscyplinę pracy pracowników
Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council, zarządzanie dokumentami dla Energodar City Council, zarządzanie dokumentami dla Globus Bank, zarządzanie dokumentami dla Bank Portal, zarządzanie dokumentami dla Minister Of Energy And Environm.
Strona internetowa
-
chortkivmr.gov.ua
Branża
Produkty i usługi
Kraj
-
Ukraina
