Automatyzacja Centrum Usług Administracyjnych — Mariupol City Council

Centrum Usług Administracyjnych (CUA) ma za zadanie zautomatyzować czynności przyjmowania od obywateli i osób prawnych wniosków o świadczenie usług administracyjnych, ich rozpatrywania oraz wydawania dokumentów końcowych. Zastosowanie modułu pozwala na uproszczenie procedury składania wniosków, skrócenie czasu i kosztów ich rozpatrywania, połączenie powiązanych organizacji oraz zwiększenie poziomu kontroli i sprawozdawczości

Funkcjonalność

Tworzenie elektronicznej karty dokumentów: wszystkie informacje są wprowadzane bezpośrednio w formie elektronicznej przez operatora ASC
Automatyczne generowanie listy wymaganych dokumentów w zależności od wybranej usługi
Automatyczne generowanie drukowanych form dokumentów CUA: opis dokumentów, pismo o rozpatrzeniu sprawy, zgoda na gromadzenie i przetwarzanie danych osobowych, potwierdzenie zapłaty
Skanowanie dokumentów bezpośrednio z karty elektronicznej i automatyczne łączenie z nią (bez pośredniego przechowywania na komputerze)
Automatyczne generowanie numeru ewidencyjnego zgodnie ze skonfigurowanymi zasadami numeracji
Rozliczanie przekazywania oryginałów dokumentów
Integracja z aplikacją Diia w celu odbioru danych wnioskodawcy i kopii dokumentów cyfrowych
Klient poczty: automatyczne wysyłanie wiadomości e-mail i SMS do wnioskodawcy
Praca z kodami kreskowymi: masowe przetwarzanie wniosków przy wysyłaniu do realizacji i odbieraniu wyników
Proces biznesowy przetwarzania wniosku o usługę: tworzenie, rejestracja, przetwarzanie w organie administracyjnym, wykonanie, otrzymanie wyniku lub odpowiedzi pośredniej, zamknięcie
Viber-bot: możliwość uzyskania pomocy i uproszczenia świadczenia usług administracyjnych (informacje o usługach i pracy oddziałów DKN, status rozpatrywania wniosków, aktualności)

Portal internetowy CUA (strona internetowa):

Ogólne informacje o CUA (adresy oddziałów, mapa, godziny otwarcia itp.)
Informacje o usługach:

procedura otrzymywania usług
lista wymaganych dokumentów
wzory, przykładowe wnioski itp.

Wiadomości, informacje przydatne i publiczne
Informacje statystyczne dotyczące pracy CUA
Możliwość sprawdzenia stanu rozpatrywania wniosków
Możliwość rejestracji w elektronicznej kolejce do otrzymania usługi
Funkcje administracyjne portalu internetowego:

redaktor aktualności, informacji użytecznych i publicznych
edytor usług
konstruktor formularzy wniosków o świadczenie usług

Wyniki wdrożenia

Polepszenie interakcji między obywatelami a państwem
Umożliwiono wnioskodawcy zapoznanie się z warunkami obsługi administracyjnej, sprawdzenie statusu rozpatrywania wniosku oraz zapisanie się do elektronicznej kolejki
W ramach projektu wdrożono integrację z systemem zarządzania dokumentami CUA

Powiązane studia przypadków: automatyzacja procesów dla Naftogaz, automatyzacja procesów dla Metinvest, usługa e-petycji dla Eastern Europe Foundation, zarządzanie umowami dla Risoil S A, ankiety pracownicze dla Logit Management Consulting.