Система управління договорами на Microsoft 365 — Risoil S.A.

Організовано процес ведення договірної діяльності підприємства. Автоматизація охоплює всі ключові дії та етапи договірного процесу — від перевірки та акредитації контрагента, ініціації проекту договору, його узгодження і підписання, закінчуючи контролем виконання договірних зобов’язань з автоматичним нагадуванням про пролонгацію або закриття

Функціональні можливості

Дозволяє автоматизувати процеси ведення договірних документів (договір, додаткова угода, специфікація, акт, додаток тощо)
Ведення довідника контрагентів, процес перевірки та акредитації контрагента. Підтримка акредитації за кількома категоріями
Інтеграція з онлайн-сервісами YouControl для перевірки контрагента та автоматичного отримання даних щодо нього
Автоматичне нагадування про переакредитацію контрагента
Підтримка типових та нетипових шаблонів договірних документів і маршрутів їх узгодження/підписання
Автоматичне визначення маршруту проходження документа в залежності від типу договору, суми, валюти або інших умов
Автоматична генерація і заповнення DOCX, XLSX-шаблонів договірних документів на основі даних, що містяться в картці документа
Можливість ручного редагування в згенерованих документах блоків, доступних для редагування
Наявність конструктора погоджень, що дозволяє налаштувати маршрути узгодження з будь-якою кількістю етапів та узгоджуючих і зберігати маршрути для подальшого використання
Можливість “віддаленого” (поза офісом) виконання функцій узгодження та ведення договірних документів
Підтримка спільного одночасного редагування документа узгоджуючими, додавання коментарів і прикріплення додаткових файлів в процесі узгодження
Можливість онлайн-редагування документів за допомогою Office 365
Фіксування всіх дій в історії документа, контроль над версійністю і редакціями документів
Оперативний пошук документів в системі за різними атрибутами
Відстеження станів, термінів і ходу виконання договірних зобов’язань, з функцією нагадувань

Результати впровадження

Скорочення часу на підготовку і узгодження пакету договірної документації
Спрощення взаємодії співробітників різних підрозділів в процесі роботи з договорами
Систематизація і класифікація всієї договірної діяльності організації
Виключення помилок, пов’язаних з розглядом неактуальних версій документів та втрати документів завдяки можливості відстеження їх руху
Значне скорочення часу на пошук документів, оптимізація робочого часу співробітників