Integracja z Profilem Zaufanym – podpis pism urzędowych do ZUS, US i NFZ z karty dokumentu
Gotowy konektor Profil Zaufany pozwoli podpisywać i wysyłać dokumenty do urzędów administracji publicznej – bez opuszczania systemu pracy. Dostępny we wszystkich naszych produktach!
Pięć urzędów, jedno logowanie – Profil Zaufany w softXspace
Dyrektor finansowy podpisuje deklarację ZUS DRA. Dział HR wysyła pismo do PIP. Księgowa składa korektę e-PIT. Pięć ekranów, pięć logowań, pięć oddzielnych archiwów. Integracja Profil Zaufany kończy to przełączanie – otwierasz dokument w karcie softXspace, podpisujesz przez login.gov.pl, pismo wraca z UPP do SharePoint. Zakres: pisma do administracji publicznej – ZUS PUE, e-Urząd Skarbowy, e-PIT, CEIDG, wnioski do NFZ i innych urzędów. Profil Zaufany to podpis zaufany – NIE kwalifikowany podpis elektroniczny. Dla umów B2B z formą pisemną (art. 78¹ KC) lub KRS spółki wymagany jest QES (Certum, mSzafir, Autenti, DocuSign). Integracja działa w softXspace365 dla Microsoft 365, na platformie softXspace i w eddyDOCS. Te same pisma. Ten sam login.gov.pl. Jedna konfiguracja administratora.
Profil Zaufany w produktach softXspace
Dokumenty, umowy, CRM i portal dla kontrahentów w Microsoft 365
- Natywnie w SharePoint i Teams
- Start w 1 dzień z Microsoft Marketplace
- Licencja per użytkownik, 30 dni za darmo
Platforma low-code, no-code i AI dla dużych firm i administracji publicznej
- 14 gotowych modułów: dokumenty, umowy, archiwum, HR, portale
- Własne procesy i formularze bez programowania
- Raporty i dashboardy o procesach i KPI
Umowy, zakupy i kontrahenci 4
Contract
System zarządzania umowami
Automatyzacja procesów biznesowych w zakresie cyklu życia umów i dokumentów powiązanych
Client Portal
Portal kontrahenta
Wymiana dokumentów, informacji i innych prac z klientami, partnerami lub dostawcami 24/7
Contract
Zarządzanie umowami dla Microsoft 365
Zautomatyzuj procesy biznesowe cyklu życia umów w firmie i zbuduj jedną bazę kontrahentów
Procurement
Zarządzanie zaopatrzeniem
Organizacja zaopatrzenia w firmie i automatyzacja procesów biznesowych w zakresie budżetowania, zamawiania i kontroli dostaw
Obieg dokumentów i archiwum 2
Obieg dokumentów, umowy i e-archiwum dla Microsoft 365
Obieg przychodzący, wychodzący i wewnętrzny, zarządzanie umowami i e-archiwum
Business
Automatyzacja procesów biznesowych i zarządzanie dokumentami (BPMS)
Nowoczesny system BPM do automatyzacji procesów biznesowych i organizacji przepływu dokumentów w firmie z wykorzystaniem narzędzi no-code
Co Profil Zaufany robi w karcie sprawy
-
Nie portal urzędu – karta dokumentu w Teams
Deklaracja ZUS, pismo do US, wniosek do CEIDG – otwierają się w karcie softXspace365. Jednym kliknięciem do login.gov.pl: użytkownik podpisuje Profilem Zaufanym, dokument wraca podpisany z UPP.
-
Uwierzytelnienie przez Krajowy Węzeł Identyfikacji
Logujesz się przez login.gov.pl – federacyjny węzeł Ministerstwa Cyfryzacji. Istniejące dane Profilu Zaufanego, bez nowego konta. SAML 2.0 z certyfikatami Centralnego Ośrodka Informatyki (COI).
-
Trzy metody: Profil Zaufany, e-Dowód, mDowód
Użytkownik wybiera metodę. Profil Zaufany w przeglądarce, e-Dowód z czytnikiem NFC, mDowód w aplikacji mObywatel. Od 12 stycznia 2026 logowanie SMS-only do Profilu Zaufanego zostało wycofane – wymagany e-Dowód lub aplikacja mObywatel.
-
UPP – dowód prawny złożenia w urzędzie
Po doręczeniu do Elektronicznej Skrzynki Podawczej urzędu system odbiera UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) jako XML z certyfikatem niekwalifikowanym. UPP dołącza się do pisma w karcie dokumentu jako prawny dowód doręczenia.
-
Nie folder na dysku – ścieżka audytu każdego pisma
Podpisane pismo, UPP, data, użytkownik, urząd docelowy – wszystko trafia do biblioteki SharePoint Online. Audytor wewnętrzny lub kontrola RODO widzą pełną historię w karcie sprawy.
-
Granice stosowania – PZ nie zastąpi QES
Profil Zaufany działa w administracji publicznej. Do umów B2B z formą pisemną (art. 78¹ KC), zmian w zarządzie KRS lub umów transgranicznych UE – wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE): Certum, mSzafir, Autenti lub Adobe Acrobat Sign.
-
KSeF Aplikacja Podatnika – ręczne wystawianie z PZ
Od 14 lutego 2026 KSeF zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji. Profil Zaufany pozostaje jedną z metod uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF (ręczne wystawianie). Do integracji systemowej z ERP wymagany jest token lub certyfikat KSeF.
-
Chmura Microsoft 365 lub własne centrum danych – bez kompromisów
Dla branż regulowanych integracja działa na platformie softXspace w chmurze prywatnej lub we własnym centrum danych. Ten sam Profil Zaufany, te same urzędy – dokumenty nie opuszczają infrastruktury firmy.
Zgodność prawna, RODO, federacja KWI
-
Skutek prawny – art. 20ae ust. 2 ustawy o informatyzacji
Pismo podpisane Profilem Zaufanym ma w kontaktach z administracją publiczną skutek prawny równy własnoręcznemu podpisowi (art. 20ae ust. 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji, Dz.U.2025.1703 t.j.). NIE dotyczy umów wymagających formy pisemnej – tam wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.
-
RODO i przetwarzanie danych osobowych
Identyfikacja użytkownika przez Krajowy Węzeł Identyfikacji odbywa się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Podpisywane dane nie opuszczają Państwa subskrypcji Microsoft 365.
-
Krajowy Węzeł Identyfikacji – federacja eIDAS
KWI łączy Profil Zaufany, e-Dowód, mDowód i bankowe środki identyfikacji elektronicznej (np. mojID PKO, Pekao, ING, mBank). Komunikacja SAML 2.0 z certyfikatami Centralnego Ośrodka Informatyki (COI).
-
Ścieżka audytu każdego pisma
System zapisuje każdą operację: użytkownik, metoda uwierzytelnienia (PZ/e-Dowód/mDowód), data wysłania, urząd docelowy, numer UPP. Dział compliance widzi pełną historię w karcie sprawy.
Kto podpisuje pisma urzędowe z softXspace
-
Dyrektor finansowy – deklaracje ZUS DRA
CFO podpisuje miesięczne deklaracje ZUS DRA dla 200 pracowników. Plik trafia z systemu kadrowego do karty softXspace, dyrektor podpisuje Profilem Zaufanym i pismo wraca z UPP do PUE ZUS (portal pracodawcy ZUS).
-
Dział HR – odpowiedź na kontrolę PIP
HR składa odpowiedź na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy. Pismo w karcie sprawy, podpis Profilem Zaufanym, UPP w SharePoint. Bez ręcznego logowania na portal urzędu dla każdej korespondencji.
-
Księgowość – korekta e-PIT bez logowania na US
Księgowa wysyła korektę e-PIT lub odpowiedź na wezwanie z Urzędu Skarbowego. Plik PDF z systemu finansowo-księgowego (FK) trafia do karty, podpis Profilem Zaufanym lub mDowodem – UPP w aktach sprawy.
-
Dział prawny – zmiany w CEIDG i wnioski koncesyjne
Dział prawny składa zmiany wpisu CEIDG, wnioski koncesyjne, zawiadomienia do urzędów. Podpis Profilem Zaufanym z karty sprawy, UPP archiwizowany razem z wnioskiem. Pełna ścieżka audytu dla każdego pisma.
-
Branża regulowana – wdrożenie on-premises
Bank lub ubezpieczyciel nie może trzymać pism urzędowych poza własną infrastrukturą. softXspace działa w lokalnym centrum danych – ten sam Profil Zaufany, te same urzędy, dokumenty nie opuszczają firmy.
Nasi klienci
Jeden z liderów systemu bankowego Ukrainy
Holenderska międzynarodowa grupa finansowa, lider bankowości korporacyjnej w Europie
Dostawca szerokiej gamy produktów chemicznych
Jeden z największych eksporterów ropy i produktów wtórnych ze słonecznika z Ukrainy
Rozwiązania dla cyfrowej inżynierii
Światowy lider na rynku sprzętu biurowego
Wiodący światowy producent oleju słonecznikowego, największy eksporter rolny Ukrainy
Pierwsze wewnętrzne centrum IT w sektorze publicznym Ukrainy
Światowy lider w produkcji stali
Centralny organ ścigania – Państwowe Biuro Śledcze Ukrainy
Najwyższy organ władzy wykonawczej na Ukrainie
Co nowego?
Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
Avrora uruchomiła „eKadry" na softXspace.HR-Basis: portal HR dla 16 000+ pracowników z aplikacjami mobilnymi, Diia.Pidpys, PrivatBank i integracją ERP.
Automatyzacja i centralizacja procesów bankowych
Kompleksowa automatyzacja procesów bankowych na softXspace Low-Code/No-Code: dokumenty, kredyty, e-Archiwum, organy kolegialne, back-office z integracją ABS/CRM.
Elektroniczny obieg dokumentów na platformie Low-Code
Platforma Low-Code/No-Code do automatyzacji procesów korporacyjnych, oferująca rozwiązania takie jak zarządzanie umowami, zarządzanie dokumentami, scentralizowane archiwum elektroniczne, współpraca B2B oraz integracja z CRM, ERP i innymi usługami.
Automatyzacja dokumentów i procesów dla platformy Microsoft 365
softXspace365 oferuje kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji procesów biznesowych w Microsoft 365. Do jego funkcji należą cyfrowe miejsce pracy, automatyzacja procesów bez konieczności programowania, zarządzanie dokumentami z szablonami i archiwizacją, śledzenie zadań oraz płynna integracja z narzędziami takimi jak DocuSign.
softXspace365 – dokumenty i automatyzacja w Microsoft 365
Jeśli chcesz szybko zautomatyzować swój biznes, zwiększyć wydajność pracowników i masz już Microsoft 365 lub planujesz jego zakup, softXspace365 jest idealnym rozwiązaniem!
Wesołych Świąt i Szczęśliwego Nowego Roku 2024!
Z okazji jasnego święta Bożego Narodzenia i zbliżającego się Nowego Roku chcielibyśmy szczerze pogratulować wam tych radosnych świąt!
Automatyczne zarządzanie dokumentami – transformacja biznesu
W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne.
Cyfrowe zarządzanie umowami z kontrahentami w 9 tygodni
Zautomatyzuj obieg umów i zarabiaj więcej! W 9 tygodni otrzymaj gotowe rozwiązanie: zarządzanie umowami, portal B2B i konektory EDI.
