Integracja z Profilem Zaufanym — podpis pism urzędowych do ZUS, US i NFZ z karty dokumentu

Deklaracja ZUS, pismo do US, wniosek do CEIDG — otwierają się w karcie softXspace365. Jednym kliknięciem do login.gov.pl: użytkownik podpisuje Profilem Zaufanym, dokument wraca podpisany z UPP.

Logujesz się przez login.gov.pl — federacyjny węzeł Ministerstwa Cyfryzacji. Istniejące dane Profilu Zaufanego, bez nowego konta. SAML 2.0 z certyfikatami Centralnego Ośrodka Informatyki (COI).

Użytkownik wybiera metodę. Profil Zaufany w przeglądarce, e-Dowód z czytnikiem NFC, mDowód w aplikacji mObywatel. Od 12 stycznia 2026 logowanie SMS-only do Profilu Zaufanego zostało wycofane — wymagany e-Dowód lub aplikacja mObywatel.

Po doręczeniu do Elektronicznej Skrzynki Podawczej urzędu system odbiera UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) jako XML z certyfikatem niekwalifikowanym. UPP dołącza się do pisma w karcie dokumentu jako prawny dowód doręczenia.

Podpisane pismo, UPP, data, użytkownik, urząd docelowy — wszystko trafia do biblioteki SharePoint Online. Audytor wewnętrzny lub kontrola RODO widzą pełną historię w karcie sprawy.

Profil Zaufany działa w administracji publicznej. Do umów B2B z formą pisemną (art. 78¹ KC), zmian w zarządzie KRS lub umów transgranicznych UE — wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE): Certum, mSzafir, Autenti lub Adobe Acrobat Sign.

Od 14 lutego 2026 KSeF zintegrowany z Krajowym Węzłem Identyfikacji. Profil Zaufany pozostaje jedną z metod uwierzytelnienia w Aplikacji Podatnika KSeF (ręczne wystawianie). Do integracji systemowej z ERP wymagany jest token lub certyfikat KSeF.

Dla branż regulowanych integracja działa na platformie softXspace w chmurze prywatnej lub we własnym centrum danych. Ten sam Profil Zaufany, te same urzędy — dokumenty nie opuszczają infrastruktury firmy.

Pismo podpisane Profilem Zaufanym ma w kontaktach z administracją publiczną skutek prawny równy własnoręcznemu podpisowi (art. 20ae ust. 2 ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji, Dz.U.2025.1703 t.j.). NIE dotyczy umów wymagających formy pisemnej — tam wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Identyfikacja użytkownika przez Krajowy Węzeł Identyfikacji odbywa się na podstawie obowiązku prawnego (art. 6 ust. 1 lit. c RODO). Podpisywane dane nie opuszczają Państwa subskrypcji Microsoft 365.

KWI łączy Profil Zaufany, e-Dowód, mDowód i bankowe środki identyfikacji elektronicznej (np. mojID PKO, Pekao, ING, mBank). Komunikacja SAML 2.0 z certyfikatami Centralnego Ośrodka Informatyki (COI).

System zapisuje każdą operację: użytkownik, metoda uwierzytelnienia (PZ/e-Dowód/mDowód), data wysłania, urząd docelowy, numer UPP. Dział compliance widzi pełną historię w karcie sprawy.

CFO podpisuje miesięczne deklaracje ZUS DRA dla 200 pracowników. Plik trafia z systemu kadrowego do karty softXspace, dyrektor podpisuje Profilem Zaufanym i pismo wraca z UPP do PUE ZUS (portal pracodawcy ZUS).

HR składa odpowiedź na kontrolę Państwowej Inspekcji Pracy. Pismo w karcie sprawy, podpis Profilem Zaufanym, UPP w SharePoint. Bez ręcznego logowania na portal urzędu dla każdej korespondencji.

Księgowa wysyła korektę e-PIT lub odpowiedź na wezwanie z Urzędu Skarbowego. Plik PDF z systemu finansowo-księgowego (FK) trafia do karty, podpis Profilem Zaufanym lub mDowodem — UPP w aktach sprawy.

Dział prawny składa zmiany wpisu CEIDG, wnioski koncesyjne, zawiadomienia do urzędów. Podpis Profilem Zaufanym z karty sprawy, UPP archiwizowany razem z wnioskiem. Pełna ścieżka audytu dla każdego pisma.

Bank lub ubezpieczyciel nie może trzymać pism urzędowych poza własną infrastrukturą. softXspace działa w lokalnym centrum danych — ten sam Profil Zaufany, te same urzędy, dokumenty nie opuszczają firmy.