Sistem de gestiune electronică a documentelor și administrare a contractelor în Microsoft 365

Managerii văd un panou cu KPI-urile fluxului de documente și statusurile contractelor critice. Documentul poate fi semnat cu semnătură electronică direct de pe telefon, aflat în deplasare. Analiza Power BI arată obligațiile, riscurile și termenele în timp real.

Managerul creează un contract în două minute pornind de la un șablon – datele de identificare se completează din fișa clientului sau a furnizorului. Juristul verifică, managerul avizează, contrapartea semnează cu semnătură electronică. Totul în Teams, fără e-mailuri și fără Excel.

Juriștii văd toate contractele aflate la verificare într-o singură listă, cu termene-limită. Clauzele standard sunt deja în șabloane – juristul se concentrează doar pe abateri. Fiecare versiune se păstrează cu istoricul modificărilor și jurnalul de acțiuni.

Contabilitatea lucrează cu facturi, procese-verbale și note în același flux. Documentele sosesc prin servicii EDI și declanșează automat traseul de avizare. Directorul financiar controlează bugetele și plățile fără colectarea manuală a datelor.

Angajatul depune o cerere de concediu sau de deplasare din Teams într-un minut. Managerul avizează de pe telefon, iar dispoziția ajunge automat la contabilitate. Dosarele de personal se păstrează într-un singur loc, cu acces diferențiat.

Orice solicitare internă – pentru acces, echipamente sau achiziția de rechizite – se depune din Teams și ajunge automat la persoana responsabilă. Sistemul controlează termenele de execuție. Departamentul IT vede toate solicitările pe un singur dashboard.

Secretariatul înregistrează corespondența de intrare și de ieșire, dispozițiile și procesele-verbale, cu numerotare și trasee proprii. OCR recunoaște textul din scanuri – arhiva pe hârtie devine căutabilă după conthinut. Termenele de păstrare sunt controlate automat.

Documentația de proiect, caietele de sarcini, bugetele și rapoartele se păstrează într-o structură unică a proiectului. Între specificații, contracte și fișierele asociate există legături – din orice document se deschide întregul dosar de proiect. Versiunile sunt controlate automat.

Regulamentele, instrucțiunile și registrele de luare la cunoștință se păstrează cu control al versiunilor. Pista de audit (audit trail) înregistrează fiecare acțiune asupra documentului. Compania este pregătită pentru audituri ISO 9001/27001 și verificări GDPR fără pregătiri de ultim moment.

Magazionerii înregistrează avizele de însoțire, procesele-verbale de recepție și solicitările de depozit de pe tablete cu scaner QR/coduri de bare. Documentele de securitate a muncii și specificațiile tehnice sunt versionate în sistem. Evidența originalelor fizice se ține în fișa documentului.

Reprezentanții comerciali și maiștrii de producție lucrează cu documentele de pe telefon sau tabletă. Documentul poate fi semnat cu semnătură electronică pe loc – chiar și fără conexiune, cu sincronizare la revenirea în rețea. Deplasarea la birou doar pentru o semnătură nu mai este necesară.

Contrapărțile semnează contractele prin servicii EDI sau prin Portalul contrapărții, cu branding-ul dvs. Schimbul are loc fără e-mail și fără curier. Un singur canal pentru lucrul cu furnizorii, clienții și partenerii.

Contracte, facturi, acte adiționale, specificații, procese-verbale de recepție a lucrărilor, plus documente universale de intrare, de ieșire și interne. Fiecare tip cu propriile câmpuri, traseu și reguli de arhivare.

Deschideți și editați Word, Excel, PowerPoint și PDF direct în sistem – fără un Office instalat local. Editare colaborativă, comentarii, mod de revizuire, acces 24/7 de pe orice dispozitiv. Mai multe despre gestiunea documentelor.

Creați un contract, o scrisoare, o factură sau un proces-verbal standard în două minute: alegeți șablonul, iar sistemul completează datele contrapărții și condițiile din fișă. Juriștii verifică șablonul o singură dată – apoi îl folosesc toți.

Import automat al documentelor din e-mail, ERP, CRM, sisteme de contabilitate și HR, portaluri ale partenerilor și platforme de schimb de documente cu valoare juridică. Sistemul-sursă trimite documentul cu metadate – fără nicio reintroducere de date.

OCR recunoaște textul din scanuri – scrise de mână, tipărite, PDF, imagini. Scanare în lot și prelucrare a codurilor QR și de bare. Arhiva pe hârtie devine căutabilă – fără introducerea manuală a datelor.

Fiecare editare creează o versiune nouă; fiecare acțiune – creare, avizare, semnare, comentariu – se înregistrează cu marcaj temporal. Restaurați versiunile anterioare dintr-un clic și exportați rapoarte pentru auditurile ISO, GDPR și verificările interne.

Proces complet, de la ciornă până la arhivă: șablon, generare, avizare, semnare, monitorizare, prelungire, încetare. Documentele asociate – facturi, procese-verbale de recepție, acte adiționale – se leagă automat de contractul principal.

Un registru unic de clienți, furnizori și parteneri: date juridice de identificare, acte constitutive, roluri de acreditare, persoane de contact, istoric complet al colaborării. Completare automată din registre publice și servicii de verificare a contrapărților.

Semnarea documentelor cu valoare juridică deplină: semnătură electronică calificată și softXspace Sign integrat. Pentru contractele internaționale – DocuSign, Adobe Sign, furnizori eIDAS. Vizualizarea semnăturii pe document, verificare criptografică, jurnal complet de acțiuni.

Construiți orice proces de avizare fără cod: trasee secvențiale, paralele sau mixte, responsabili, termene, ramificări condiționate, liste de verificare pentru fiecare pas. Salvați-l ca șablon și folosiți-l în toată compania.

Fiecare angajat își vede sarcinile pe un singur dashboard – sortate după termene, status sau prioritate. Notificări în Outlook sau Teams. Managerii văd încărcarea echipei în timp real.

Declanșatoare după dată, eveniment sau condiție – notificările sosesc în Outlook, Teams sau orice client de e-mail. Șabloane proprii de mesaje cu textul, butoanele și linkurile dvs. către fișă.

Reguli de păstrare în funcție de tipul documentului – calendar automat de arhivare și distrugere conform nomenclatorului de dosare. Memento-uri pentru prelungirea contractului cu 30/60/90 de zile înainte. Respectarea termenelor contabile și juridice de păstrare fără control manual.

Căutare în text integral în interiorul conținutului documentului, nu doar după denumire și metadate. Filtre salvate, grupare, sortare, export în Excel dintr-un clic. Găsiți un contract din 2019 după o singură frază din el – în câteva secunde.

Dashboard-uri Power BI din cutie: conversia etapelor de avizare, încărcarea echipei, rulajul contractelor pe contraparte, termene cu risc. Constructor de rapoarte cu export în Excel.

Un singur sistem pentru tot ce fac angajații cu documentele – creare, avizare, semnare, căutare, rapoarte. Acces de pe PC, telefon, tabletă – prin browser sau Microsoft Teams. Fiecare alege modalitatea care îi convine.

Import în masă al contrapărților, atribuire în masă a sarcinilor, actualizare în masă a fișelor. Ceea ce un manager face manual într-o săptămână, sistemul face în câteva minute.

Legați un contract de procesele-verbale de recepție, facturi, acte adiționale și specificații. Din orice fișă se deschide întregul set de documente – nu mai trebuie să căutați fișierele asociate prin foldere și corespondență.

Funcționalitate completă pe telefon și tabletă – avizați un contract din aeroport, nu de la birou. Acces offline la ultimele documente, cu sincronizare după revenirea în rețea.

Interfață multilingvă din cutie – fiecare utilizator își alege limba. Necesară pentru echipele internaționale și implementările în mai multe țări.

Toate documentele și datele se păstrează în propriul dvs. SharePoint și în tenantul Microsoft 365. Fără cloud-uri terțe, fără ca datele să iasă din afara companiei dvs.

Administratorii configurează nomenclatoarele, folderele, șabloanele, drepturile de acces la nivel de rol, grup, document sau câmp individual. Fișele, câmpurile și procesele se adaptează la terminologia și regulile companiei dvs. – fără cod.

API REST, SOAP și CMIS pentru integrări profunde. Peste 50 de conectori gata de utilizare pentru ERP, CRM, sisteme de contabilitate, servicii EDI, e-mail și servicii de semnare. Integrare cu orice din peisajul dvs. IT.

Acces pe roluri până la nivelul câmpurilor individuale, autentificare unică prin Azure Active Directory, jurnal de acțiuni pentru fiecare operațiune. Pregătit pentru GDPR, ISO 27001 și auditurile interne de securitate.

Constructor vizual de formulare, fișe și procese de afaceri – creați ceea ce are nevoie compania, fără cod. Automatizările care înainte cereau o lună de muncă a unui dezvoltator apar acum într-o săptămână. Analiștii de business configurează, iar dezvoltatorii intervin doar pentru integrările profunde.

Aveți nevoie de funcționalitate mai aprofundată într-o anumită direcție? Integrați-vă cu produsele specializate softXspace – Contract, Procurement, HR, Board. API deschis (REST, SOAP, CMIS) pentru integrarea cu orice altceva din peisajul dvs. IT.

Conectarea sistemelor ERP, CRM, de contabilitate și a portalurilor interne. Conectori standard către SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle și alte sisteme ERP – fluxul de documente rămâne în softXspace365, iar datele se sincronizează cu sistemul-sursă. Peste 100 de conectori pentru integrări proprii.

Integrare cu servicii EDI – schimb de documente electronice cu valoare juridică cu contrapărțile. Primirea automată a proceselor-verbale, facturilor și facturilor fiscale de intrare de pe platformele EDI direct în sistem, cu metadate și trasee de avizare gata configurate.

Semnătură electronică calificată pentru fluxul intern de documente. DocuSign, Adobe Sign și furnizori compatibili eIDAS pentru contractele internaționale. Vizualizare flexibilă a semnăturii pe document, pentru nevoile juridice și de arhivare.

Modulul softXspace.Scan&Recognition: OCR pentru orice format de document, căutare în text integral în imaginile scanate, scanare în flux direct în sistem, prelucrarea codurilor QR și de bare. Arhiva pe hârtie devine căutabilă – fără introducerea manuală a datelor.

Avizarea unui contract: de la 2–3 săptămâni la 1 oră. Control al termenelor și obligațiilor în timp real, în locul surprizelor lunare. Riscurile financiare cauzate de întârzieri scad, costurile operaționale se reduc – pentru că persoana potrivită vede documentul potrivit la momentul potrivit.

Un spațiu unic pentru colaborarea interfuncțională: vânzările, achizițiile, departamentul juridic, HR-ul și finanțele văd un singur document, o singură versiune, un singur istoric. Comentariile, chatul și avizările rămân lângă document – nu se împrăștie prin corespondență.

Toate documentele în SharePoint-ul dvs. Microsoft 365 – criptare la nivel de corporație, acces pe roluri, jurnal de acțiuni, copii de rezervă distribuite geografic. Acces de pe orice dispozitiv, din orice loc. Datele rămân în tenantul dvs. Microsoft.

Lansare în 3–6 săptămâni, nu în 6–12 luni. Tipuri de documente, procese și registre preconfigurate din cutie – le adaptați, nu le construiți de la zero. Instruirea, documentația, suportul în garanție și asistența la integrări sunt incluse.

Juriștii verifică șabloanele o singură dată – apoi le folosesc toți. Trasee de avizare standard pentru fiecare tip de document. Conformitatea cu regulamentele interne este integrată în proces – nu o listă de verificare separată, pe care cineva trebuie să o țină minte.

Fiecare sarcină are un responsabil și un termen, iar controlul este automat. Avizarea trece la etapa următoare doar după ce s-a finalizat cea anterioară – niciun document nu ajunge la semnare avizat pe jumătate. Niciun „credeam că s-a rezolvat deja”.

Centre de date Microsoft cu certificările ISO 27001, SOC 2 și GDPR. Criptarea, MFA, DLP și protecția împotriva amenințărilor – incluse în licența dvs. Microsoft 365, fără un buget separat pentru securitate.

Echipa dvs. cunoaște deja Teams, Outlook, Word și Excel. Noii angajați devin productivi în prima săptămână, nu în prima lună – fără etapa „învață DMS-ul nostru”. Adaptarea la un sistem nou este principala problemă a oricărei implementări de DMS. Aici pur și simplu nu există.

O singură licență Microsoft 365 acoperă infrastructura de bază. Fără servere DMS separate, fără licențe separate, fără o echipă IT suplimentară pentru suport. Abonament lunar previzibil, actualizări automate, fără investiții inițiale mari.

Chatul Teams, apelurile video și editarea colaborativă a documentelor – chiar lângă avizarea la care lucrați. Contextul rămâne cu documentul. Conversațiile nu dispar în arhivele de e-mail la două săptămâni după ce s-a luat decizia.

Peste 430 de milioane de utilizatori de business din întreaga lume; peste 90% dintre companiile Fortune 500 au încredere în Microsoft 365. Un ecosistem care evoluează mai rapid decât orice furnizor individual de DMS.

Stocare centralizată cu acces de pe orice dispozitiv, din orice loc. Fără întreruperi în timpul actualizărilor, copii de rezervă automate, georeplicare – chestiunile de infrastructură le rezolvă Microsoft, nu echipa dvs. IT.