Automatyzacja zarządzania umowami w NOVUS

Cele projektu

• Automatyzacja. Zapewnienie efektywnej automatyzacji procesów umownych, przejrzystych i kontrolowalnych w czasie rzeczywistym.
• Centralizacja. Wdrożenie indywidualnych kabinetów dla pracowników oraz jednego okna do zadań i dokumentów.
• Integracja. Zintegrowanie obiegu dokumentów z popularnymi serwisami EDI (Vchasno i M.E.Doc).

Co zostało wdrożone

• Osobisty cyfrowy kabinet pracownika. Jeden punkt dostępu do wszystkich zadań i dokumentów, zapewniający wygodę pracy każdemu użytkownikowi.
• Wstępna weryfikacja dokumentów. Automatyczne uzupełnianie metadanych gwarantuje, że dokumenty są zawsze prawidłowo sformatowane.
• Integracja EDI (Vchasno i M.E.Doc). Dokumenty przychodzące automatycznie trafiają do systemu z serwisów EDI i są przetwarzane zgodnie z ujednoliconymi procesami biznesowymi, po czym automatycznie wracają do odpowiedniego EDI. Pracownicy wykonują pracę w jednym cyfrowym kabinecie, bez przełączania między interfejsami.
• Uzgadnianie dokumentów przez automatyczne trasy. Przyspiesza akceptację dzięki wstępnie skonfigurowanym algorytmom z możliwością ręcznej interwencji.
• Podpis elektroniczny i pieczęć. Dokumenty podpisywane i przechowywane z mocą prawną, łącznie z wizualizacją podpisów i kontenerami p7s.
• Kontrola uprawnień do podpisywania umów. Chroni firmę przed błędami, pozwalając podpisywać dokumenty wyłącznie w ramach ustalonych limitów.
• Pakietowe wykonywanie zadań. Umożliwia przetwarzanie wielu dokumentów jednocześnie, znacząco skracając czas operacji rutynowych.
• Komunikacja w ramach zadań. Zapewnia jasny feedback do dalszego dopracowania dokumentów.
• Szczegółowa historia działań. Przejrzysty audyt każdego dokumentu gwarantuje kontrolę i wygodę monitoringu.
• Elastyczne filtry wyszukiwania. Szybkie wyszukiwanie dokumentów po dowolnych parametrach, zapisane szablony wyszukiwania i eksport.
• Automatyczne powiadomienia e-mail. Nie pozwala przeoczyć żadnego zadania ani zmiany statusu dokumentu.
• Mechanizm zastępowania pracowników. Zadania automatycznie przekierowywane na inną osobę w przypadku nieobecności pracownika.
• Podział dostępu według modelu ról. Chroni poufność, otwierając dostęp wyłącznie do niezbędnych danych.
• Narzędzia Low-Code. Konstruktory procesów biznesowych, formularzy i danych pozwalają szybko konfigurować system bez programowania.

Rezultaty

• Na grudzień 2024 roku wyniki realizacji I etapu projektu dla działu IT:
• Zautomatyzowano pracę z 10+ typami dokumentów, znacząco przyspieszając procesy i czyniąc je kontrolowalnymi
• Interakcja ze 100+ kontrahentami i przetwarzanie ich dokumentów z serwisów EDI w jednym miejscu
• 500+ dokumentów przetworzonych i podpisanych tylko w IV kwartale 2024 roku
• 30+ pracowników codziennie pracuje w nowoczesnym środowisku cyfrowym

Korzyści dla Novus

• Skrócenie czasu przetwarzania dokumentów
• Rezygnacja z procesów ręcznych i zadań rutynowych
• Transparentność procesów biznesowych w czasie rzeczywistym
• Wygodna kontrola dla menedżerów

Komentarz klienta

„Szczegółowo analizowaliśmy rynek i chcieliśmy znaleźć partnera, który nie tylko wdroży automatyzację, ale pomoże zbudować efektywne procesy. soft Xpansion spełniła nasze oczekiwania dzięki ich podejściu i elastycznym możliwościom platformy. Dzięki wspólnej pracy obu zespołów udało się zrealizować wszystko zaplanowane, a projekt pilotażowy stał się doskonałym startem do dalszej współpracy. Następny krok — rozszerzenie możliwości i skalowanie" — Stundzha Mazhvidas, Dyrektor Departamentu Zarządzania Informacją NOVUS.

Powiązane studia przypadków: Automatyzacja obiegu dokumentów umownych — UKRSIBBANK, System zarządzania umowami — Risoil S.A.

→ Profil klienta: NOVUS