Jak Avrora przeniosła 16 000 pracowników na cyfrowy HR

O kliencie

„Avrora" to jedna z największych sieci detalicznych w Ukrainie, grupa firm z bezpośrednimi inwestycjami zagranicznymi od funduszu Horizon Capital. Sieć liczy ponad 1800 sklepów na terytorium Ukrainy i obsługuje dziennie około 1,1 miliona klientów.

Wyzwanie

Szybki rozwój sieci stwarza stałą presję na procesy kadrowe. Tysiące wniosków o urlop, wyjazdy służbowe, zaświadczenia — wszystko przetwarzane było w formie papierowej. Zespół miał jasne wymagania:

• Podpisywanie dokumentów w kilka minut z telefonu
• Indywidualny dostęp dla każdego pracownika
• Gotowość do skalowania na całą sieć
• Integracja z systemem księgowym (ERP), Active Directory, systemami bankowymi

Rozwiązanie

Wspólnie z soft Xpansion sieć Avrora stworzyła serwis „eKadry" na bazie platformy softXspace oraz modułu softXspace.HR-Basis.

• Aplikacje mobilne na iOS i Android. Uwierzytelnianie biometryczne przez Face ID i odcisk palca. Wszystkie funkcje HR dostępne ze smartfona.
• Wersja desktopowa z Active Directory. Logowanie przez korporacyjny system kont. Pełnofunkcjonalne stanowisko pracy menedżera HR.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny. Prawnie wiążące podpisywanie przez Diia.Pidpys i klucz cyfrowy PrivatBank.
• Integracja z systemami korporacyjnymi. System księgowy (ERP) do ewidencji kadrowej, Monobank do zmiany danych bankowych, Active Directory do uwierzytelniania.

Co działa w pierwszej fazie

• Obsługa urlopów — w pełni zautomatyzowana z integracją ERP, PrivatBank, Monobank, Diia.Pidpys i Active Directory
• Zaświadczenia — o dochodach, zatrudnieniu, kopia książeczki pracy, charakterystyka
• Zmiana danych bankowych karty wynagrodzeniowej z obsługą Monobank
• Obsługa wyjazdów służbowych z integracją ERP
• Kalendarz nieobecności zespołu — widok zbiorczy dla menedżerów

Rezultaty

• Całkowita rezygnacja z papieru. Procesy kadrowe przeniesione do formatu cyfrowego bez jednego papierowego dokumentu.
• Minuty zamiast dni. Wniosek urlopowy ze smartfona zamiast dni papierowych uzgodnień.
• Jedna platforma dla wszystkich. 16 000+ pracowników w 1800+ lokalizacjach pracuje w jednym serwisie.
• 93% gotowości od pierwszego dnia. Zdecydowana większość pracowników posiadała KEP i od razu zaczęła korzystać z serwisu.
• Echo medialne. Uruchomienie opisano w wiodących mediach biznesowych: dev.ua, ThePage, Speka, TradeMaster, UA-Retail, RAU.

Co dalej

• Procesy przeniesień pracowników (już w trakcie rozwoju)
• Pełny cykl zatrudniania i zwalniania
• Dzienniki BHP i ochrony przeciwpożarowej
• System elektronicznych przepustek i wizytówek
• Asystent GPT do uruchamiania procesów HR
• Rozszerzone integracje z Monobank i aplikacją Diia

Komentarz klienta

„Rozpoczynając pracę nad nowym serwisem, zespół w pierwszej kolejności skupił się na optymalizacji najbardziej typowych procesów kadrowych — zatrudnienie, urlop, wyjazd służbowy, zmiana stanowiska, zwolnienie i wydawanie zaświadczeń" — Oleksandr Wojnałowycz, dyrektor departamentu R&D sieci Avrora.