Wie Aurora 16.000 Mitarbeiter auf digitales HR umstellte

Über den Kunden

„Aurora" ist eine der größten Einzelhandelsketten der Ukraine, eine Unternehmensgruppe mit Direktinvestitionen des Fonds Horizon Capital. Die Kette betreibt über 1.800 Filialen in der Ukraine und bedient täglich rund 1,1 Millionen Kunden.

Herausforderung

Das schnelle Wachstum der Kette erzeugt konstanten Druck auf die HR-Prozesse. Tausende Urlaubsanträge, Dienstreisen, Bescheinigungen — alles wurde in Papierform bearbeitet. Das Team hatte klare Anforderungen:

• Dokumente in wenigen Minuten vom Smartphone signieren
• Individueller Zugang für jeden Mitarbeiter
• Skalierbarkeit auf das gesamte Filialnetz
• Integration mit Buchhaltungssystem (ERP), Active Directory, Banksystemen

Lösung

Gemeinsam mit soft Xpansion schuf Aurora den Service „eKadry" auf Basis der Plattform softXspace und des Moduls softXspace.HR-Basis.

• Mobile Apps für iOS und Android. Biometrische Authentifizierung über Face ID und Fingerabdruck. Alle HR-Funktionen vom Smartphone verfügbar.
• Desktop-Version mit Active Directory. Anmeldung über das Unternehmens-Kontensystem. Voll funktionsfähiger HR-Manager-Arbeitsplatz.
• Qualifizierte elektronische Signatur. Rechtlich verbindliche Unterzeichnung über Diia.Pidpys und den digitalen Schlüssel der PrivatBank.
• Integration mit Unternehmenssystemen. Buchhaltungssystem (ERP) für Personalakten, Monobank für Änderung der Bankverbindung, Active Directory für Authentifizierung.

Was in der ersten Phase funktioniert

• Urlaubsbearbeitung — vollautomatisiert mit ERP-, PrivatBank-, Monobank-, Diia.Pidpys- und Active-Directory-Integration
• Bescheinigungen — Einkommensbescheinigung, Arbeitsbescheinigung, Kopie des Arbeitsbuches, Charakteristik
• Änderung der Bankverbindung der Gehaltskarte mit Monobank-Unterstützung
• Dienstreisebearbeitung mit ERP-Integration
• Team-Abwesenheitskalender — Übersichtsansicht für Führungskräfte

Ergebnisse

• Vollständige Papierabschaffung. HR-Prozesse in digitales Format überführt ohne ein einziges Papierdokument.
• Minuten statt Tage. Urlaubsantrag vom Smartphone statt tagelanger Papiergenehmigung.
• Einheitliche Plattform für alle. 16.000+ Mitarbeiter in 1.800+ Standorten arbeiten in einem Service.
• 93% Bereitschaft ab dem ersten Tag. Die große Mehrheit der Mitarbeiter verfügte über eine qualifizierte elektronische Signatur und begann sofort mit der Nutzung.
• Medienberichterstattung. Der Start wurde in führenden Business-Medien behandelt: dev.ua, ThePage, Speka, TradeMaster, UA-Retail, RAU.

Was kommt als Nächstes

• Mitarbeiterversetzungsprozesse (bereits in Entwicklung)
• Vollständiger Einstellungs- und Entlassungszyklus
• Arbeitsschutz- und Brandschutzjournale
• Elektronisches Ausweissystem und digitale Visitenkarten
• GPT-Assistent für den Start von HR-Prozessen
• Erweiterte Integrationen mit Monobank und der Diia-App

Kundenkommentar

„Beim Start der Arbeit am neuen Service konzentrierte sich das Team zunächst auf die Optimierung der typischsten HR-Prozesse — Einstellung, Urlaub, Dienstreisen, Positionswechsel, Entlassung und Bescheinigungsausstellung", — Oleksandr Voinalovych, Direktor der F&E-Abteilung bei Aurora.