Zarządzanie dokumentami dla administracji

Rejestr zawiera pełne informacje o każdym kontrahencie, dane osób prawnych oraz dane osobowe osób fizycznych. Można tu uzyskać informacje kontaktowe – adresy, numery telefonów przedstawicieli lub osób kontaktowych.

Całodobowy dostęp do wszystkich dokumentów z dowolnego urządzenia i miejsca z połączeniem internetowym. Możesz tworzyć, zatwierdzać, podpisywać dokument, nakładać uchwały i wykonywać zadania lub po prostu przeglądać niezbędne informacje w dogodnym dla siebie miejscu

System nie wymaga instalowania żadnego dodatkowego oprogramowania, aby rozpocząć pracę. Możesz rozpocząć pracę w pełnym zakresie po prostu logując się do systemu przez ulubioną przeglądarkę na komputerze, tablecie lub telefonie

Ustaw automatyczne delegowanie zadań do asystenta oraz zastępowanie czasowo nieobecnego pracownika

Wizualizacja podporządkowania organizacyjnego jednostek/grup strukturalnych i karty użytkownika

Automatyczne generowanie numeru rejestracyjnego dokumentu. Poprzez ustawienie reguł numeracji można zorganizować nadawanie numerów rejestracyjnych o wysokim stopniu złożoności (z wykorzystaniem szczegółów karty dokumentu, dat, warunków logicznych)

Łatwa konfiguracja dostępnych funkcji w systemie dla różnych grup użytkowników. Przykładowo, różne funkcje w systemie będą dostępne dla kierowników i specjalistów

Ustawienie kontroli nad realizacją poszczególnych postanowień oraz dokumentu jako całości pozwoli skutecznie monitorować terminy przetwarzania dokumentów i realizacji postanowień. Możliwość wcześniejszego przypomnienia o kolejnej kontroli

Wdrożenie kontroli cyklicznej dla okresów od dnia do roku pozwala na monitorowanie realizacji zadań powtarzalnych. Na przykład raportowanie miesięczne lub kwartalne oraz okresowe przekazywanie informacji.

Pracownicy otrzymują powiadomienia o nowo przydzielonych zadaniach i przypomnienia o monitorowaniu postępów, dzięki czemu nie przegapią ważnych terminów. To znacznie zwiększa samokontrolę pracowników i upraszcza funkcje zarządzania

Możliwość zapisywania różnych wersji dokumentu podczas pracy nad nim. Zapewnia to dostęp do wymaganej wersji dokumentu bez konieczności szukania jej w poczcie, na pulpicie lub tworzenia jej od podstaw

Organizacja zatwierdzania sekwencyjnego lub równoległego krok po kroku z instrukcją działania w przypadku błędu. Elastyczny kreator pozwala wybrać osoby zatwierdzające, kolejność działań i zapisać szablonowe ścieżki zatwierdzania na różne sposoby

Organizacja wielopoziomowego delegowania uchwał, jednoczesne przypisywanie różnych uchwał i kilku wykonawców. Możliwość szybkiego przypisania zadania do działu/grupy pracowników i szybkiej oceny statusu wszystkich uchwał na dokumencie

Ustawienie struktury organizacyjnej dotyczącej podporządkowania pracowników

Kalendarz może zawierać informacje o naradach, spotkaniach organów wykonawczych i doradczych, rad, komisji, urlopach, imprezach wewnętrznych (szkolenia, seminaria, wykłady) i urodzinach.

Łatwa organizacja dowolnego spotkania z planowaniem miejsca i czasu oraz rezerwacją zasobów materialnych. Określenie obowiązkowych uczestników i automatyczne ich zaproszenie. Zapisywanie wyników i wyznaczanie odpowiedzialnych osób podejmujących decyzje

Systematyczne przedstawianie informacji w ustandaryzowanym interfejsie, ujednolicony projekt karty i wszystkie niezbędne elementy sterujące w zwykłym miejscu. Możliwość pełnej pracy z urządzeń mobilnych i wszelkich innych urządzeń, a także adaptacyjny design dla różnych rozmiarów ekranów. Możliwość zwiększenia obszaru roboczego lub włączenia szybkiego podglądu kart dokumentów

Dostosowanie interfejsu oraz możliwość pełnego dostosowania do księgi znaku firmy z funkcją indywidualnego dostosowania prezentacji i wyglądu produktu (logo, kolory i czcionki)

Możliwość dołączenia do dokumentu głównego nieograniczonej liczby załączników w dowolnym formacie

Szczegółowa rejestracja każdej zmiany statusu dokumentu oraz globalna historia działań na dokumentach i użytkownikach

Podgląd dokumentu tekstowego bezpośrednio w systemie bez konieczności jego pobierania

Automatyczna konwersja dokumentów tekstowych do formatu PDF w celu ich pobrania

Praca zespołowa nad dokumentem, w tym edycja i komentowanie online

Możliwość zainstalowania modułu scan&recognition, który pozwala na wdrożenie funkcjonalności rozpoznawania tekstu z zeskanowanych dokumentów o dowolnym formacie, możliwość wyszukiwania zawartości tekstowej zeskanowanych dokumentów, skanowanie strumieniowe do systemu oraz pracę z kodami QR i kreskowymi

Generowanie własnych raportów informacyjnych i analitycznych dotyczących dokumentów, eksport wyników raportów Excel, wykorzystanie dashboardów do wizualizacji danych i zrozumienia kluczowych wskaźników wydajności, efektywności oraz obciążenia pracowników.

Ustawienie modelu roli, praw dostępu i katalogów w celu wygodnej pracy w systemie

Możliwa jest konfiguracja większości katalogów systemu: rodzaje dokumentów, formularze i rodzaje kwitów, tematy wniosków, rodzaje kontrahentów oraz grupy użytkowników.

Możliwość eksportu i importu danych katalogów, co pozwala na eksperymentowanie z ich konfiguracją (powrót do stanu początkowego w dowolnym momencie) oraz zapewnia przechowywanie różnych archiwalnych kopii danych

Pracownicy sami wybierają jak będzie wyglądało ich osobiste konto i mogą dowolnie zmieniać hasło dostępu

Automatyzacja zapewnia znaczne skrócenie czasu przetwarzania dokumentów, zmniejszenie strat operacyjnych nawet o 50%, zmniejszenie kosztów administracyjnych o 30% oraz zmniejszenie ryzyka finansowego wynikającego z opóźnień. Czas zatwierdzania i podpisywania dokumentów skraca się z 2-3 tygodni do 1 godziny. Dodatkowo system działa wyłącznie poprzez dostęp internetowy, co pozwala na jego wygodne utrzymanie we własnej infrastrukturze lub hostowanie w zewnętrznych centrach danych, oszczędzając na własnych zasobach i utrzymaniu

Produkt umożliwia pracę z dokumentami w dowolnym miejscu i czasie, pełny dostęp do plików 24/7, zapewnia pracę zespołową i edycję dokumentów online, co przyczynia się do komfortowej pracy pracowników zdalnych i upraszcza interakcję pracowników z różnych działów

System zbudowany jest na platformie softXspace, która zapewnia możliwość wdrożenia na całkowicie bezpłatnym stosie produktów serwerowych (system operacyjny, baza danych, serwer aplikacji, narzędzia programistyczne). Zapewnia to niski koszt posiadania i niezwykle niskie koszty ogólne przy podłączaniu nowych użytkowników

Standaryzacja procedur pozwala zapomnieć o typowych błędach podczas pracy z dokumentami i zapewnić 100% realizację zleceń poprzez kontrolę terminów i terminowego wykonywania obowiązków służbowych. Bądź pewien, że dokumenty przeszły wszystkie niezbędne etapy zatwierdzania i podpisywania

System posiada poziom pewności G2 i spełnia wymagania DSTU-4145-2002. Niezawodne przechowywanie dokumentów w chmurze pozwoli Ci uniknąć utraty poufnych danych i zapewni dostęp w każdej chwili. System jasno opisuje uprawnienia użytkowników i zapewnia poufność dostępu do dokumentów

Łatwa konfiguracja pozwala na szybkie wdrożenie go w organizacji, dostosowanie do wewnętrznych zasad, standardów korporacyjnych i lokalnych przepisów. Możemy również zapewnić zadania integracyjne, szkolenia, szczegółową dokumentację produktu oraz wysokiej jakości wsparcie gwarancyjne i serwisowe

Dzięki platformie softXspace możesz przekształcić rutynową pracę, zautomatyzować procesy i stworzyć nowoczesną przestrzeń informacyjną w krótkim czasie i przy minimalnych kosztach. Nasze nowoczesne narzędzia LowCode do samodzielnego opracowywania procesów biznesowych bez programowania pozwolą Ci szybko stworzyć dostosowane formularze i mapy oraz wiele więcej

Będziesz mógł szybko zintegrować gotowe produkty z naszym systemem zarządzania dokumentami, umowami i zamówieniami. Dostępność wydajnych otwartych API (REST, SOAP, pełna implementacja standardu CMIS) pozwala na szybkie włączenie produktu do przestrzeni informacyjnej firmy

Możliwość podłączenia do systemu elektronicznej interakcji urzędów wykonawczych (EIS EIA), który ma na celu automatyzację procesów zarządzania dokumentami i stworzenie jednej przestrzeni informacyjnej dla rejestracji, akceptacji, analizy i przechowywania dokumentów organizacyjnych i administracyjnych urzędów wykonawczych w formie elektronicznej z wykorzystaniem QES

Stwórz jedną zintegrowaną infrastrukturę IT dzięki możliwości połączenia produktu z systemami innych firm: ERP, ECM, DMS oraz portalami wewnętrznymi. Możliwość integracji rozwiązania z systemami księgowymi i CRM (Dynamics 365, SAP, Salesforce), automatycznymi systemami bankowymi lub innymi systemami wspierającymi integrację

Możliwość integracji z usługami Microsoft 365 (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Microsoft Exchange, Word, Excel i Power BI), Google (Drive, Document, Gmail, Calendar i Meet). Integracja z usługami podpisu elektronicznego, platformami online do zarządzania prawnie istotnymi dokumentami elektronicznymi i usługami weryfikacji kontrahentów.

Zapewnienie pełnego prawnego przepływu dokumentów poprzez integrację usług podpisywania dokumentów (z wykorzystaniem kluczy najpopularniejszych ukraińskich systemów ACS, Diia Signature, Digital Signature Service (DSS), Adobe Acrobat Sign, DocuSign i innych). Możliwość przechowywania kluczy podpisu w sieci/chmurze oraz rozbudowana funkcjonalność wizualizacji podpisu