System zarządzania dokumentami — Metinvest

System elektronicznego zarządzania dokumentami

Opis projektu 

System elektronicznego zarządzania dokumentami zautomatyzował dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne oraz dokumenty regulacyjne 

Funkcjonalność 

  • Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, katalog procesów biznesowych 
  • Przetwarzanie dokumentów przychodzących: rejestracja, przegląd, realizacja (przygotowanie odpowiedzi), kontrola realizacji, archiwizacja 
  • Przetwarzanie dokumentów wychodzących: możliwość tworzenia dokumentów wg szablonów, zatwierdzanie i podpisywanie, rejestracja, archiwizacja 
  • Dokumenty wewnętrzne: korespondencja urzędowa, przetwarzanie protokołów, decyzji, zarządzeń, poleceń, dokumentów księgowych, kadrowych itp. 
  • Projektowanie ścieżek zatwierdzania dokumentów: równoległe, sekwencyjne, mieszane 
  • Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentu: tworzenie, przechowywanie, edycja, dołączanie plików, kontrola wersji, rejestracja, zatwierdzanie, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, przekazywanie itp. 
  • Wyszukiwanie dokumentów na podstawie atrybutów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentu) z możliwością zapisywania szablonów wyszukiwania do generowania raportów operacyjnych 
  • Moduł HR 
  • Wsparcie zastępstw 

Wyniki wdrożenia 

  • Redukcja kosztów finansowych związanych z przechowywaniem papierowych oryginałów oraz skrócenie czasu przetwarzania dokumentów 
  • Skrócenie czasu zatwierdzania i podpisywania dokumentów z 2-3 tygodni do 1 godziny 
  • Eliminacja sytuacji ujawnienia poufnych danych dzięki bezpiecznemu przechowywaniu dokumentów w chmurze 
  • Minimalizacja ryzyka błędów w pracy z dokumentami dzięki standaryzacji wszystkich procedur pracy 
  • 100% realizacji zamówień dzięki kontroli terminów i terminowemu wykonywaniu obowiązków służbowych 
  • Komfortowa praca specjalistów firmy w systemie dzięki prostemu i intuicyjnemu interfejsowi i designie

Powiązane studia przypadków: zarządzanie dokumentami dla Shakhivska Amalgamated Territor, zarządzanie dokumentami dla Association Of Amalgamated Terr, zarządzanie dokumentami dla Cyberpolice, zarządzanie dokumentami dla Chortkiv City Council, zarządzanie dokumentami dla Rubizhne City Council.

Metinvest | Case Studies | soft Xpansion
Strona internetowa

  • metinvestholding.com   

Branża
Produkty i usługi
Kraj

  • Ukraina

Podobne przypadki

Globus Bank | Case Study | soft Xpansion
Electronic document management system — Globus Bank

Wrzesień, 2022

A system that automates outgoing, incoming, internal documents, as well as orders and protocols, uniting 500 employees

Poznaj więcej
Turbogaz | Case Study | soft Xpansion
Electronic document management system — Turbogaz

Grudzień, 2022

Ensuring the automation of document flow processes at the enterprise, improving management functions. The softXspace Business system has been introduced. It consists of modules: Office work, Calendar of events, Personnel, Personal reception, a module for negotiating contracts

Poznaj więcej
Piraeus Bank | Case Study | soft Xpansion
Electronic document management system — Piraeus Bank

Grudzień, 2022

A system that automates outgoing, incoming, internal documents, as well as orders and protocols. Within the framework of the project, an individual procurement process has been implemented, which automates the work with business contracts of the bank – preparation, approval of the application, consideration and approval of the application by the Tender Committee, preparation of the contract, invoices for payment, control of implementation

Poznaj więcej