soft Xpansion logo

Menu

B2B Portal for Clients and Partners

Automate interaction with all your company counterparties — create, approve, and sign digital documents or just exchange any information. With our solutions for client and supplier agreement management, you will be able to work reliably and safely with your partners 24/7 from anywhere in the world and from any device

Contact us Request a demo
Get a product presentation now

We will send a link to your email

A one-stop portal for all counterparty interactions

Give each of your clients or partners a personal account, which will make it possible to exchange contracts, invoices, acts, and specifications, take orders or give access to corporate information, services, and support. The partner portal software will help you save time and money on document exchange, will increase business processes' speed, and also will help to rise up client loyalty

Opportunities that will make your work special

Request a demo
Web portal

Easy and convenient portal with your corporate style, where all your counterparties can enter their personal accounts and get useful information

Counterparty accounts

Each client, partner, or supplier gets their own account to interact with your company, process documents, and exchange information

Company’s information space

Work with incoming and outgoing documents in the ready-to-use information space, and integrate the Client Portal with existing company systems

Document management

Automate processes of creation, approval, signing, and monitoring, and work with any type of document online with no need to exit the system. The system also supports invoice automation, making it easier to manage invoicing efficiently and accurately.

Digital signature

All documents have legally significance due to the use of digital signatures, which also helps the signing processes pass with maximum speed and safety

Document storage

All documents are reliably and confidentially stored in a secure cloud storage with 24/7 access

Web portal

Easy and convenient portal with your corporate style, where all your counterparties can enter their personal accounts and get useful information

Counterparty accounts

Each client, partner, or supplier gets their own account to interact with your company, process documents, and exchange information

Company’s information space

Work with incoming and outgoing documents in the ready-to-use information space, and integrate the Client Portal with existing company systems

Document management

Automate processes of creation, approval, signing, and monitoring, and work with any type of document online with no need to exit the system. The system also supports invoice automation, making it easier to manage invoicing efficiently and accurately.

Digital signature

All documents have legally significance due to the use of digital signatures, which also helps the signing processes pass with maximum speed and safety

Document storage

All documents are reliably and confidentially stored in a secure cloud storage with 24/7 access

Get our product — get all you need

  • Rejestracja i autoryzacja kontrahentów

    Rejestracja i autoryzacja kontrahentów

    Na portalu internetowym każdy z Twoich kontrahentów może zarejestrować się samodzielnie i stworzyć swoje osobiste konto do interakcji z firmą. Możesz również zaprosić kontrahentów osobiście, jeśli potrzebujesz ograniczyć publiczny dostęp do portalu.
    Dodatkowe metody identyfikacji MFA (QES, SMS, Email, itp.) są dostępne podczas rejestracji i autoryzacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa konta

  • Konto kontrahenta

    Konto kontrahenta

    Każdy kontrahent otrzymuje osobiste konto, za pośrednictwem którego może bezpiecznie i szybko wymieniać wszelkie dokumenty z firmą oraz otrzymywać wszystkie niezbędne informacje dotyczące swojej pracy: aktualności, ogłoszenia, oferty specjalne itp. Na koncie przechowywane są wszystkie dokumenty, tutaj też wysyłane są zadania i przypomnienia. Administrator kontrahenta może dodać odpowiedzialnych pracowników, np. do podpisywania i zatwierdzania dokumentów. Na koncie kontrahent może założyć swój profil, dodać dane kontaktowe, sprawdzić swój status i rolę, przeczytać instrukcje lub skontaktować się z zespołem wsparcia firmy. Zarządzanie dokumentami online pozwala na pełną kontrolę nad procesem wymiany informacji, co zwiększa efektywność i przejrzystość działań.

  • Akredytacja kontrahentów

    Akredytacja kontrahentów

    Czasami, zanim będziesz mógł w pełni współpracować ze swoimi kontrahentami, musisz dopełnić procedur akredytacyjnych, na przykład z firmowymi służbami finansowymi, prawnymi lub bezpieczeństwa. Dzięki Counterparty Portal Twoi klienci, dostawcy czy partnerzy mogą w prosty sposób przejść przez te procesy - podać niezbędne informacje o firmie i jej właścicielach, dołączyć dokumenty, określić obszary przyszłej współpracy. Dodatkowo integracja z usługami weryfikacji kontrahentów ułatwia i usprawnia ten proces. Automatyzacja procesów biznesowych pozwala na szybkie i sprawne zarządzanie interakcjami z kontrahentami, co zwiększa wydajność i pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności firmy

  • Praca z dowolnymi dokumentami 24/7

    Praca z dowolnymi dokumentami 24/7

    Produkt zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do wygodnej pracy z dokumentami na wszystkich etapach procesów biznesowych z kontrahentami. W ciągu kilku minut będziesz mógł cyfrowo podpisać i wymienić dokumenty, edytować i przeglądać dokumenty online bezpośrednio w systemie bez konieczności instalowania dodatkowego oprogramowania. Dostępne jest również śledzenie wersji i kontrola nad historią zmian w dokumentach, co pozwala w każdej chwili odzyskać utracony plik lub podejrzeć autorów zmian. Dodatkowo wszystkie dokumenty mogą być ze sobą powiązane, co pozwala na kompleksową pracę ze wszystkimi niezbędnymi informacjami. Dzięki system obiegu dokumentów, zarządzanie dokumentami staje się prostsze i bardziej efektywne, umożliwiając płynną i bezpieczną wymianę informacji z kontrahentami.

  • Rejestry dokumentów

    Rejestry dokumentów

    Uzyskaj dostęp do wszystkich dokumentów przez całą dobę z dowolnego urządzenia i miejsca z połączeniem internetowym. Możesz tworzyć, zatwierdzać, podpisywać dokumenty, dołączać uchwały i realizować zadania lub po prostu przeglądać potrzebne informacje w dogodnym dla siebie czasie. Możliwość eksportu wyników wyszukiwania dokumentów lub oddzielnej listy do programu Excel w celu dalszej pracy. Dzięki oprogramowana do automatyzacji faktur procesy związane z zarządzaniem dokumentami stają się szybsze, bardziej efektywne i bezpieczne, co pozwala skupić się na kluczowych aspektach działalności firmy

  • Kreator uzgodnień

    Kreator uzgodnień

    Dzięki elastycznemu kreatorowi użytkownicy będą mogli zbudować proces zatwierdzania dokumentów o dowolnej złożoności - łatwo wybrać rodzaj zatwierdzenia (sekwencyjne, równoległe lub łączone), określić osoby zatwierdzające i skonfigurować etapy. Dla dokumentów standardowych szablony zatwierdzeń posiadają ustawienia pozwalające na automatyczne określenie ścieżek zatwierdzenia lub akredytacji (etapy, użytkownicy, sekwencja) w oparciu o szereg warunków (typ dokumentu, waluta, kwota, linia biznesowa). Ponadto wszystkie zdarzenia cyklu życia dokumentu, data, czas i komentarze są przechowywane w historii działań. Oprogramowanie portalu klienta umożliwia użytkownikom efektywne zarządzanie procesami zatwierdzania dokumentów, co zwiększa przejrzystość i usprawnia przepływ pracy w organizacji.

Why does the softXspace Client Portal?

  • Time and resources saving

    softXspace Client Portal allows you to automate all processes of interaction with company counterparties, that leads to a significant reduction in document processing time, a reduction of up to 60% in operating losses, a 30% reduction in administrative expenses, and a reduction of financial risks due to delays. The time for approval and signing of documents is reduced from 2-3 weeks to 1 hour. The client portal software is built on the softXspace platform, which allows you to implement it on a completely free stack of server products (OS, DB, application server, and development tools). This will provide a low cost of system ownership and extremely low overheads for connecting new users.

  • Reliable and safe 24/7 access

    The product provides a reliable and confidential channel for interaction with counterparties from anywhere in the world, while document storage in the cloud avoids data leaks, and provides users secure access at any convenient time. You will be able to have full access to files 24/7 and work from anywhere and at any time, including the ability to teamwork and document online editing, that assists comfortable remote employees operations and interaction simplification of employees from different divisions

  • Standardization and control

    Due to the standardized processes of all working procedures, you can forget about mistakes while creating and accompanying important business documents such as contracts, acts, invoices, purchase requests, etc. Configure standard approval routes, work with typical document templates, and provide compliance with regulations and all approved procedures. Improve execution discipline thanks to the term monitoring, reminders about execution end terms coming, notifications to the manager, etc. Be assured that documents have passed all required approval and signing stages. For instance, when managing monthly vendor payments, our invoice automation software simplifies the process by automatically routing invoices for approval, sending reminders for pending payments, and ensuring that all invoices are accurately logged and tracked. This not only enhances efficiency but also minimizes the risk of late payments and errors.

Connect integrations

  • Microsoft infrastructure

    Microsoft infrastructure

    The product is fully integrated with the entire Microsoft 365 infrastructure (Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Word, Excel, Power BI, etc.) and Azure Active Directory. We also help solve individual integration tasks and integrate the product into the company's IT landscape based on Microsoft products

  • Third-party systems

    Third-party systems

    Create a single integrated IT infrastructure by combining the product with third-party systems: ERP, ECM, DMS, and internal portals. Ability to integrate solutions with accounting systems and CRMs (SAP, Salesforce)

  • Cloud and online services

    Cloud and online services

    Possibility to integrate with electronic signature services, online platforms for legally significant electronic document flow, counterparty verification services, etc

Our clients

KERNEL | Case Studies | soft Xpansion
KERNEL

The world's leading and Ukraine’s largest producer and exporter of sunflower oil

ArcelorMittal | Case Studies | soft Xpansion
ArcelorMittal

World’s leading steel company

Raiffeisen Bank | Case Studies | soft Xpansion
Raiffeisen Bank

One of the leaders in the banking system of Ukraine

RISOIL S.A. | Case Studies | soft Xpansion
RISOIL S.A.

One of the largest exporters of crude oil and by-products of sunflower processing from Ukraine

ING Bank | Case Studies | soft Xpansion
ING Bank

Among top 3 banks servicing international clients in Ukraine

Metinvest | Case Studies | soft Xpansion
Metinvest

International mining and metals company, one of the largest companies in Central and Eastern Europe

Naftogaz Digital Technologies | Case Studies | soft Xpansion
Naftogaz Digital Technologies

The first internal IT service center in the public sector of Ukraine

ProCredit Bank | Case Studies | soft Xpansion
ProCredit Bank

Part of the Procredit Holding AG group of companies (Germany)

UKRSIBBANK | Case Studies | soft Xpansion
UKRSIBBANK

Ranks second in the TOP-20 most reliable banks in Ukraine

LOGIT Management Consulting | Case Studies | soft Xpansion
LOGIT Management Consulting

Advises, empowers and supports more than 1,000 organizations in more than 70 countries each year

Niva Pereyaslavshchina | Case Studies | soft Xpansion
Niva Pereyaslavshchina

TOP-3 among pork producers in Ukraine

Globus Bank | Case Studies | soft Xpansion
Globus Bank

Ukrainian Commercial Bank

Turbogaz | Case Studies | soft Xpansion
Turbogaz

Development, manufacture, installation and maintenance of equipment for the gas industry

Piraeus Bank | Case Studies | soft Xpansion
Piraeus Bank

The largest Greek bank and the company in the country

Dongorbank | Case Studies | soft Xpansion
Dongorbank

Ukrainian Commercial Bank

DonetskMiskGaz | Case Studies | soft Xpansion
DonetskMiskGaz

Supplier of gas for industrial, communal and household purposes

Nurbank | Case Studies | soft Xpansion
Nurbank

One of the leading banks in the Republic of Kazakhstan

COFCO Agri Resources Ukraine | Case Studies | soft Xpansion
COFCO Agri Resources Ukraine

One of the largest manufacturers, processors and traders of agricultural products

AVK Company | Case Studies | soft Xpansion
AVK Company

One of the leaders of the national confectionery market

Get a product presentation now

We will send a link to your email

Start now

Ask for an individual demonstration right now and open the new abilities to interact with all your company counterparties

Request a demo

What’s new?

  • Process Automation and Document Management in Microsoft 365: 1-Wk Implementation

    August, 2025

    Discover how softXspace365 automates workflows and document management in Microsoft 365. Fast deployment, no-code setup, digital signatures, analytics, and more — all inside Teams and SharePoint

    Read more

  • Streamlining Contract Management with Low-Code Solutions

    March, 2025

    In this article, we examine how low-code solutions can transform contract management, how to implement workflow automation and the benefits of adopting these tools to increase productivity and reduce errors.

    Read more
  • How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

    How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

    March, 2025

    Novus, one of the largest supermarket chains in Ukraine, chose the Low-Code/No-Code platform softXspace to comprehensively automate its contract management processes.

    Read more

Process Automation and Document Management in Microsoft 365: 1-Wk Implementation

August, 2025

Discover how softXspace365 automates workflows and document management in Microsoft 365. Fast deployment, no-code setup, digital signatures, analytics, and more — all inside Teams and SharePoint

Read more

Streamlining Contract Management with Low-Code Solutions

March, 2025

In this article, we examine how low-code solutions can transform contract management, how to implement workflow automation and the benefits of adopting these tools to increase productivity and reduce errors.

Read more
How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

March, 2025

Novus, one of the largest supermarket chains in Ukraine, chose the Low-Code/No-Code platform softXspace to comprehensively automate its contract management processes.

Read more

soft Xpansion is an international company with more than 25 years of experience in the development and implementation of software products

Join us
Contact us