Archiv für normative und Referenzdokumentation — UKRSIBBANK

Hier handelt es sich um ein automatisiertes System für die Erstellung, Freigabe, Veröffentlichung und strukturierte Ablage sämtlicher Vorschriften und Referenzmaterialien des Unternehmens, das den Mitarbeitern einen komfortablen Zugriff auf die aktuelle Version von Vorschriften und Verwaltungsdokumenten, Referenzinformationen, Schulungsmaterialien, typischen Vorlagen und Ähnlichem ermöglicht

Funktionalität

Mehrstufige Ablage von Referenzdokumenten mit flexibler Differenzierung der Zugriffsrechte auf diese Dokumente in Abhängigkeit von der Rolle und Position des Mitarbeiters, der Art des Dokuments (öffentlich oder nicht-öffentlich), seiner Art und seinem Zustand
Erstellung von normativen und Referenzdokumenten anhand von Vorlagen mit automatischem Ausfüllen der Vorlagenfelder auf der Grundlage der in das elektronische Formular des Dokuments eingegebenen Informationen
Automatische Veröffentlichung eines im Workflow-System genehmigten Dokuments (z. B. einer Bestellung, eines Auftrags usw.) an der entsprechenden Stelle in der Struktur des Wissensbaums, abhängig von den Attributen des Dokuments
Unterstützung eigener Prozesse zur Genehmigung und Veröffentlichung von Dokumenten direkt im Wissensbaum, Möglichkeit zur Signierung genehmigter CEP- und EDS-Dokumente
Funktionalität von bidirektionalen Verknüpfungen (Links) zwischen verschiedenen Dokumenten
Automatisches Kontrollsystem für den Zeitpunkt der Relevanz von Dokumenten. Möglichkeit, am Ende der Gültigkeitsdauer des Dokuments automatisch Nachrichten und Aufgaben an die zuständigen Mitarbeiter zu senden

Implementierungsergebnisse

Zugriff auf aktuelle Versionen von Aufträgen, Bestellungen, Vorlagen für Arbeitsdokumente und Schulungsmaterial zu Bankprodukten
Die Lösung wurde in der Bank als die nützlichste IT-Implementierung des Jahres 2011 ausgezeichnet