Funktionalität
- Systematische Speicherung und Katalogisierung von Informationen nach Dokumententyp: Dokumente von natürlichen Personen, Einzelunternehmern, juristischen Personen mit Angabe ihres Standorts
- Registrierung von Dokumenten, Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche auf der Grundlage des Dokumenteninhalts
- Kundendossier mit Informationen über kundenbezogene Dokumente, deren Beschreibung und anderen Informationen
- Aktendesigner entsprechend der Struktur und den genehmigten Vorgaben zur Archivierung, Erstellung eines konsolidierten Aktenregisters, Akten nach Strukturbereichen
- Überwachung der Vollständigkeit von Kundendossiers und Übermittlung von Meldungen über festgestellte Fehler
- Einscannen von Papierdokumenten mit Import in das Archiv, einschließlich Dokumente in elektronischem Format
- Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten
- Erstellung eines Annahme- und Übergabezertifikats, eines Zertifikats zur Übergabe von Dokumenten an die Abteilungen, sowie eines Zertifikats über die Vernichtung von Dokumenten
- Prüfung der Arbeitsabläufe, Erstellung von Berichten
- Integration von softXspace Archiv mit dem automatisierten Bankeninformationssystem (ABIS)
- Laden eines Gruppen-/Rollenmodells aus externen Systemen (Active Directory)
- Konfigurieren des Rollenmodells und der Rechte für den Zugriff auf Systemobjekte
Implementierungsergebnisse
Die Implementierung von softXspace Archiv ermöglichte die strukturierte Ablage von Dokumenten in elektronischer Form, minimierte die Kosten für die Pflege des Papierarchivs, ermöglichte eine effizientere Dokumentenverwaltung im Allgemeinen und vereinfachte die Verwendung von archivierten Dokumenten (Entnahme, Versand zur Ablage)
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