Elektronisches Dokumentenarchiv — Nurbank

Das System dient der systematischen elektronischen Speicherung und Katalogisierung von Dokumenten, die eine Kundenakte bilden

Funktionalität

Systematische Speicherung und Katalogisierung von Informationen nach Dokumententyp: Dokumente von natürlichen Personen, Einzelunternehmern, juristischen Personen mit Angabe ihres Standorts
Registrierung von Dokumenten, Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche auf der Grundlage des Dokumenteninhalts
Kundendossier mit Informationen über kundenbezogene Dokumente, deren Beschreibung und anderen Informationen
Aktendesigner entsprechend der Struktur und den genehmigten Vorgaben zur Archivierung, Erstellung eines konsolidierten Aktenregisters, Akten nach Strukturbereichen
Überwachung der Vollständigkeit von Kundendossiers und Übermittlung von Meldungen über festgestellte Fehler
Einscannen von Papierdokumenten mit Import in das Archiv, einschließlich Dokumente in elektronischem Format
Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten
Erstellung eines Annahme- und Übergabezertifikats, eines Zertifikats zur Übergabe von Dokumenten an die Abteilungen, sowie eines Zertifikats über die Vernichtung von Dokumenten
Prüfung der Arbeitsabläufe, Erstellung von Berichten
Integration von softXspace Archiv mit dem automatisierten Bankeninformationssystem (ABIS)
Laden eines Gruppen-/Rollenmodells aus externen Systemen (Active Directory)
Konfigurieren des Rollenmodells und der Rechte für den Zugriff auf Systemobjekte

Implementierungsergebnisse

Die Implementierung von softXspace Archiv ermöglichte die strukturierte Ablage von Dokumenten in elektronischer Form, minimierte die Kosten für die Pflege des Papierarchivs, ermöglichte eine effizientere Dokumentenverwaltung im Allgemeinen und vereinfachte die Verwendung von archivierten Dokumenten (Entnahme, Versand zur Ablage)