Elektronisches Dokumentenarchiv — Globus Bank

Elektronisches Dokumentablage-System, das eine strukturierte und sichere Aufbewahrung von Bankdokumenten nach der entsprechenden Nomenklatur ermöglicht, mit einer Benutzerzahl von 500 Personen

Funktionalität

Versand eines Dokuments zur Archivierung aus den Informationssystemen der Bank
Registrierung von Dokumenten
Einscannen elektronischer Dokumente, einschließlich des direkten Imports in das Archiv, einschließlich Dokumenten mit digitaler Signatur
Suche nach Vorgängen, Akten, Dokumenten, einschließlich Volltextsuche innerhalb der gesamten Unterlagen
Prüfung von Vorgängen zur Vorbereitung und Genehmigung der Vernichtung von Akten, Übertragung von Akten an Abteilungen
Konvertierung von Dokumenten in PDF/A für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten
Arbeit mit Vorgängen, Akten, Dokumenten ( Aufbau der Vorgangsnummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Arbeit mit Vorgängen, Verwaltung von Übergangsvorgängen)
Bildung und Pflege der Nomenklatur von Akten
Aktendesigner in Einklang mit der Struktur und den genehmigten Bestimmungen zur Archivierung, Bildung einer konsolidierten Nomenklatur der Akten
Festlegung einer Nomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der vergangenen Jahre
Erstellung einer gedruckten Version der Nomenklatur
Herausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden, Dokumenten
Export von Dokumenten, Bänden, Akten im elektronischen ASIC-Format, das die direkte Speicherung von Dokumenten, Metainformationen und Informationen über digitale Signaturen ermöglicht, entsprechend den Empfehlungen der Europäischen Union
Verzeichnis über den Eingang und den Verbleib von Dokumenten
Statistischer Bericht im Zusammenhang mit den Abteilungen, Nomenklatur der Akten, zusätzliche Anpassungen der Berichte
Laden eines Gruppen-/Rollenmodells aus externen Systemen, Unterstützung von CEP
Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix im Rahmen der Organisationsstruktur, Rollen, Nomenklatur von Akten
Unterstützung der elektronischen digitalen Signatur (EDS) und der qualifizierten digitalen Signatur (CEP)

Implementierungsergebnisse

Strukturierte Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form
Minimierung der Kosten für die Pflege eines Papierarchivs
Steigerung der Effizienz der Arbeitsabläufe mit Dokumenten im Allgemeinen
Vereinfachung der Handhabung von Archivdokumenten (Entnahme, Versand zur Ablage)