Elektronisches Dokumentenarchiv – Globus Bank

Funktionalität 

• Versand eines Dokuments zur Archivierung aus den Informationssystemen der Bank 
• Registrierung von Dokumenten 
• Einscannen elektronischer Dokumente, einschließlich des direkten Imports in das Archiv, einschließlich Dokumenten mit digitaler Signatur 
• Suche nach Vorgängen, Akten, Dokumenten, einschließlich Volltextsuche innerhalb der gesamten Unterlagen 
• Prüfung von Vorgängen zur Vorbereitung und Genehmigung der Vernichtung von Akten, Übertragung von Akten an Abteilungen 
• Konvertierung von Dokumenten in PDF/A für die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten 
• Arbeit mit Vorgängen, Akten, Dokumenten ( Aufbau der Vorgangsnummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Arbeit mit Vorgängen, Verwaltung von Übergangsvorgängen) 
• Bildung und Pflege der Nomenklatur von Akten 
• Aktendesigner in Einklang mit der Struktur und den genehmigten Bestimmungen zur Archivierung, Bildung einer konsolidierten Nomenklatur der Akten 
• Festlegung einer Nomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der vergangenen Jahre 
• Erstellung einer gedruckten Version der Nomenklatur 
• Herausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden, Dokumenten 
• Export von Dokumenten, Bänden, Akten im elektronischen ASIC-Format, das die direkte Speicherung von Dokumenten, Metainformationen und Informationen über digitale Signaturen ermöglicht, entsprechend den Empfehlungen der Europäischen Union 
• Verzeichnis über den Eingang und den Verbleib von Dokumenten 
• Statistischer Bericht im Zusammenhang mit den Abteilungen, Nomenklatur der Akten, zusätzliche Anpassungen der Berichte 
• Laden eines Gruppen-/Rollenmodells aus externen Systemen, Unterstützung von CEP 
• Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix im Rahmen der Organisationsstruktur, Rollen, Nomenklatur von Akten 
• Unterstützung der elektronischen digitalen Signatur (EDS) und der qualifizierten digitalen Signatur (CEP) 

Implementierungsergebnisse 

• Strukturierte Speicherung von Dokumenten in elektronischer Form 
• Minimierung der Kosten für die Pflege eines Papierarchivs 
• Steigerung der Effizienz der Arbeitsabläufe mit Dokumenten im Allgemeinen 
• Vereinfachung der Handhabung von Archivdokumenten (Entnahme, Versand zur Ablage)

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