Funktionalität
- Versand von Dokumentenpaketen des Antragstellers zur Archivierung aus dem Dokumentenmanagementsystem von "Visa"
- Suche nach Fällen, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche (basierend auf dem Inhalt der Dokumente)
- Prüfung von Vorgängen, Erstellung und Freigabe von Annahme- und Übergabebestätigungen, Vernichtungsbestätigungen, usw.
- Arbeit an Fällen, Bänden, Dokumenten (Fall-, Band-, Dokumentenkarten, Ausdrucke, Handhabung von Vorgängen im Übergang)
- Erstellung und Pflege des Aktenverzeichnisses
- Falldesigner in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Bestimmungen zur Archivierung, Erstellung eines konsolidierten Aktenverzeichnisses
- Erstellung eines Aktenverzeichnisses auf der Grundlage der Systematik der Vorjahre, Koordination des Verzeichnisses
- Erstellung einer gedruckten Ausgabe des Aktenverzeichnisses
- Pflege des Papierarchivs, Topologie der Dokumentenablage
- Statistische Berichte nach Abteilungen, Aktenverzeichnis, zusätzliche Konfiguration von Berichten
- Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix nach Organisationsstruktur, Rollen und Aktenverzeichnis
- Unterstützung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)
Implementierungsergebnisse
Die Lösung trägt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und zur strukturierten Ablage elektronischer Dokumente bei. Sie gewährleistet die Aufbewahrung elektronischer Akten unter Berücksichtigung der Anforderungen der Sicherheitsstrategie, der Zuverlässigkeit der Speicherung, der Vertraulichkeit und der Abgrenzung der Zugriffsrechte. Die Integration mit dem Dokumentenmanagement-System des „Visa“-Zentrums wurde im Rahmen des Projekts ebenfalls umgesetzt
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