Elektronisches Dokumentenarchiv — Kryvyi Rih City Council

Elektronisches Archivierungssystem für Dokumente, das eine strukturierte und zuverlässige Ablage elektronischer Akten im „Visa“-Verwaltungsdienstleistungszentrum gemäß dem Aktenverzeichnis ermöglicht

Funktionalität

Versand von Dokumentenpaketen des Antragstellers zur Archivierung aus dem Dokumentenmanagementsystem von "Visa"
Suche nach Fällen, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche (basierend auf dem Inhalt der Dokumente)
Prüfung von Vorgängen, Erstellung und Freigabe von Annahme- und Übergabebestätigungen, Vernichtungsbestätigungen, usw.
Arbeit an Fällen, Bänden, Dokumenten (Fall-, Band-, Dokumentenkarten, Ausdrucke, Handhabung von Vorgängen im Übergang)
Erstellung und Pflege des Aktenverzeichnisses
Falldesigner in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Bestimmungen zur Archivierung, Erstellung eines konsolidierten Aktenverzeichnisses
Erstellung eines Aktenverzeichnisses auf der Grundlage der Systematik der Vorjahre, Koordination des Verzeichnisses
Erstellung einer gedruckten Ausgabe des Aktenverzeichnisses
Pflege des Papierarchivs, Topologie der Dokumentenablage
Statistische Berichte nach Abteilungen, Aktenverzeichnis, zusätzliche Konfiguration von Berichten
Konfiguration der Zugriffsrechte-Matrix nach Organisationsstruktur, Rollen und Aktenverzeichnis
Unterstützung der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES)

Implementierungsergebnisse

Die Lösung trägt zur Verbesserung der Arbeitsabläufe und zur strukturierten Ablage elektronischer Dokumente bei. Sie gewährleistet die Aufbewahrung elektronischer Akten unter Berücksichtigung der Anforderungen der Sicherheitsstrategie, der Zuverlässigkeit der Speicherung, der Vertraulichkeit und der Abgrenzung der Zugriffsrechte. Die Integration mit dem Dokumentenmanagement-System des „Visa“-Zentrums wurde im Rahmen des Projekts ebenfalls umgesetzt