Elektroniczne archiwum dokumentów — Kryvyi Rih City Council

System elektronicznego przechowywania dokumentów zapewniający uporządkowane, niezawodne przechowywanie akt elektronicznych w Centrum Obsługi Administracyjnej "Viza" zgodnie z nomenklaturą spraw

Funkcjonalność

Przesłanie pakietu dokumentów wnioskodawcy do archiwizacji z systemu zarządzania dokumentami Centrum "Viza"
Wyszukiwanie spraw, tomów, dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentów)
Kontrola operacji, przygotowanie i zatwierdzanie protokołów zdawczo-odbiorczych, aktów zniszczenia i innych
Praca ze sprawami, tomami, dokumentami (karty spraw, tomów, dokumentów, druki kart, zarządzanie sprawami przejściowymi)
Tworzenie i prowadzenie nomenklatury spraw
Konstruowanie akt zgodnie ze strukturą i zatwierdzonymi przepisami dotyczącymi przechowywania materiałów archiwalnych, tworzenie jednolitego nazewnictwa akt
Tworzenie nomenklatury na podstawie nomenklatury z lat poprzednich, koordynacja nomenklatury akt
Tworzenie drukowanej formy nomenklatury aktowej
Wsparcie dla archiwum papierowego, topologia przechowywania dokumentów
Raporty statystyczne według działów, nomenklatura spraw, dodatkowe dostosowywanie raportów
Konfiguracja matrycy praw dostępu w kontekście struktury organizacyjnej, ról i nomenklatury spraw
Wsparcie dla kwalifikowanego podpisu cyfrowego (KPE)

Wyniki wdrożenia

Zwiększenie efektywności pracy Centrum
Uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych z uwzględnieniem wymogów polityki bezpieczeństwa, niezawodności przechowywania, poufności i rozdzielenia praw dostępu
Minimalizacja ryzyka utraty dokumentów
Oszczędność kosztów związanych z utrzymaniem archiwum papierowego
W ramach projektu wdrożono integrację z systemem zarządzania dokumentami Centrum "Viza"

Powiązane studia przypadków: archiwum elektroniczne dla Arcelormittal, archiwum elektroniczne dla Globus Bank, business intelligence for electroni — Ing Bank, archiwum elektroniczne dla Ukrsibbank, archiwum elektroniczne dla Bank Portal.