Elektroniczne archiwum dokumentów – Kryvyi Rih City Council

Funkcjonalność 

• Przesłanie pakietu dokumentów wnioskodawcy do archiwizacji z systemu zarządzania dokumentami Centrum "Viza" 
• Wyszukiwanie spraw, tomów, dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe (według treści dokumentów) 
• Kontrola operacji, przygotowanie i zatwierdzanie protokołów zdawczo-odbiorczych, protokołów zniszczenia i innych 
• Praca ze sprawami, tomami, dokumentami (karty spraw, tomów, dokumentów, druki kart, zarządzanie sprawami przejściowymi) 
• Tworzenie i prowadzenie nomenklatury spraw 
• Konstruowanie akt zgodnie ze strukturą i zatwierdzonymi przepisami dotyczącymi przechowywania materiałów archiwalnych, tworzenie jednolitego nazewnictwa akt 
• Tworzenie nomenklatury na podstawie nomenklatury z lat poprzednich, koordynacja nomenklatury akt 
• Tworzenie drukowanej formy nomenklatury aktowej 
• Wsparcie dla archiwum papierowego, topologia przechowywania dokumentów 
• Raporty statystyczne według działów, nomenklatura spraw, dodatkowe dostosowywanie raportów 
• Konfiguracja matrycy praw dostępu w kontekście struktury organizacyjnej, ról i nomenklatury spraw 
• Wsparcie dla kwalifikowanego podpisu cyfrowego (KPE) 

Wyniki wdrożenia 

• Zwiększenie efektywności pracy Centrum 
• Uporządkowane i bezpieczne przechowywanie dokumentów elektronicznych z uwzględnieniem wymogów polityki bezpieczeństwa, niezawodności przechowywania, poufności i rozdzielenia praw dostępu 
• Minimalizacja ryzyka utraty dokumentów 
• Oszczędność kosztów związanych z utrzymaniem archiwum papierowego 
• W ramach projektu wdrożono integrację z systemem zarządzania dokumentami Centrum "Viza"

Powiązane studia przypadków: archiwum elektroniczne dla Arcelormittal, archiwum elektroniczne dla Globus Bank, business intelligence for electroni – Ing Bank, archiwum elektroniczne dla Ukrsibbank, archiwum elektroniczne dla Bank Portal.