Система електронного архіву документів — Kryvyi Rih City Council

Система зберігання електронних документів, яка забезпечує структуроване надійне зберігання електронних справ в Центрі адміністративних послуг «Віза» згідно з номенклатурою справ

Функціональні можливості

Відправлення пакета документів заявника на архівне зберігання із системи документообігу Центру «Віза»
Пошук справ, томів, документів, включаючи повнотекстовий пошук (за змістом документів)
Аудит операцій, формування та погодження актів прийняття-передання, актів на знищення та інших
Робота зі справами, томами, документами (картки справ, томів, документів, друковані форми карток, ведення перехідних справ)
Формування та ведення номенклатури справ
Конструктор справ відповідно до структури та затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ
Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
Формування друкованої форми номенклатури справ
Підтримка паперового архіву, топології місця зберігання документів
Статистичні звіти в розрізі підрозділів, номенклатури справ, додаткове налаштування звітів
Конфігурування матриці прав доступу у розрізі організаційної структури, ролей, номенклатури справ
Підтримка Кваліфікованого Цифрового Підпису (КЕП)

Результати впровадження

Підвищення ефективності роботи Центру
Структуроване та безпечне зберігання електронних документів з урахуванням вимог політики безпеки, надійності зберігання, конфіденційності та розмежування прав доступу
Мінімізовані ризики втрати документів
Економія витрат на підтримку паперового архіву
В рамках проєкту реалізована інтеграція з системою документообігу Центру «Віза»