Система електронного архіву документів — Globus Bank

За допомогою електронного архіву документів було організовано систематизоване електронне зберігання банківських документів відповідно до номенклатури справ, з кількістю користувачів 500 осіб

Функціональні можливості

Відправлення документа на архівне зберігання з інформаційних систем банку
Реєстрація документів
Сканування електронних документів, зокрема прямий імпорт в архів, включаючи документи з цифровим підписом
Пошук справ, томів, документів, включаючи повнотекстовий пошук за змістом документів
Аудит операцій формування та узгодження актів на знищення, передача справ у підрозділи
Формування акту прийняття-передання, акта знищення документів та інших
Перетворення документів у незмінний формат PDF-A, розрахований на довгострокове зберігання документів
Робота зі справами, томами, документами (конструктор нумерації справ, переформування, закриття, робота зі справами, ведення перехідних справ)
Формування та ведення номенклатури справ
Конструктор справ відповідно до структури й затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів
Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
Формування друкованої форми номенклатури справ
Видача справ, томів, документів
Повернення справ, томів, документів
Експорт документів, томів, справ в електронному форматі ASIC, що дозволяє зберегти безпосередньо документи, метаінформацію, інформацію щодо цифрових підписів згідно з рекомендаціями ЄС
Книга обліку надходження та вибуття документів
Статистичний звіт у розрізі підрозділів, номенклатури справ, додаткове налаштування звітів
Завантаження групової/рольової моделі з зовнішніх систем, підтримка КЕП
Конфігурація матриці прав доступу у розрізі оргструктури, ролей, номенклатури справ
Підтримка Кваліфікованого Цифрового Підпису (КЕП)

Результати впровадження

Структуроване зберігання документів в електронному вигляді виключило втрату документів та забезпечило зручний пошук
Економія часу та підвищення ефективності роботи спеціалістів
Мінімізація витрат на підтримку паперового архіву
Підвищення ефективності роботи з документообігом в цілому, спростило роботу з архівними документами (вилучення, відправлення на зберігання)

Пов'язані кейси: електронний архів для Raiffeisen Bank, електронний архів для Ukrsibbank, business analytics for electronic a — Procredit Bank, електронний архів для Kryvyi Rih City Council, електронний архів для Donetskmiskgaz.