Меню

Система електронного архіву документів softXspace Archive

За допомогою електронного архіву документів було організовано систематизоване електронне зберігання банківських документів відповідно до номенклатури справ, з кількістю користувачів 500 осіб

Функціональні можливості 

  • Відправлення документа на архівне зберігання з інформаційних систем банку  
  • Реєстрація документів  
  • Сканування електронних документів, зокрема прямий імпорт в архів, включаючи документи з цифровим підписом  
  • Пошук справ, томів, документів, включаючи повнотекстовий пошук за змістом документів  
  • Аудит операцій формування та узгодження актів на знищення, передача справ у підрозділи  
  • Формування акту прийняття-передання, акта знищення документів та інших  
  • Перетворення документів у незмінний формат PDF-A, розрахований на довгострокове зберігання документів  
  • Робота зі справами, томами, документами (конструктор нумерації справ, переформування, закриття, робота зі справами, ведення перехідних справ)  
  • Формування та ведення номенклатури справ  
  • Конструктор справ відповідно до структури й затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів  
  • Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ  
  • Формування друкованої форми номенклатури справ  
  • Видача справ, томів, документів  
  • Повернення справ, томів, документів  
  • Експорт документів, томів, справ в електронному форматі ASIC, що дозволяє зберегти безпосередньо документи, метаінформацію, інформацію щодо цифрових підписів згідно з рекомендаціями ЄС 
  • Книга обліку надходження та вибуття документів  
  • Статистичний звіт у розрізі підрозділів, номенклатури справ, додаткове налаштування звітів  
  • Завантаження групової/рольової моделі з зовнішніх систем, підтримка КЕП  
  • Конфігурація матриці прав доступу у розрізі оргструктури, ролей, номенклатури справ  
  • Підтримка Кваліфікованого Цифрового Підпису (КЕП) 


Результати впровадження 

  • Структуроване зберігання документів в електронному вигляді виключило втрату документів та забезпечило зручний пошук 
  • Економія часу та підвищення ефективності роботи спеціалістів 
  • Мінімізація витрат на підтримку паперового архіву 
  • Підвищення ефективності роботи з документообігом в цілому, спростило роботу з архівними документами (вилучення, відправлення на зберігання) 

Схожі кейси

Архів нормативно-довідкової документації: «Дерево знань»  

Липень, 2022

Архів нормативно-довідкової документації: «Дерево знань» автоматизував процес створення, узгодження, публікації й структурованого зберігання всіх нормативно-довідкових матеріалів банку. Крім того, система забезпечила зручний доступ співробітників до актуальної версії нормативно-правових та розпорядчих документів, довідкової інформації, навчальних матеріалів, типових шаблонів тощо

Дізнатись більше
Система електронного архіву документів softXspace Archive

Липень, 2022

За допомогою електронного архіву документів було організовано систематизоване електронне зберігання та каталогізацію документів, які утворюють клієнтські справи

Дізнатись більше
Система електронного архіву документів softXspace Archive

Липень, 2022

Система зберігання електронних документів, яка забезпечує структуроване надійне зберігання електронних справ в Центрі адміністративних послуг «Віза» згідно з номенклатурою справ

Дізнатись більше