Funktionsumfang
- Übermittlung von Dokumenten aus den Bankinformationssystemen an das Archiv
- Registrierung von Dokumenten
- Scannen von elektronischen Dokumenten, einschließlich Direktimport in das Archiv und Dokumente mit einer digitalen Signatur
- Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche nach dem Inhalt der Dokumente
- Prüfung von Vorgängen zur Erstellung und Freigabe von Akten zur Vernichtung oder Übergabe von Akten an andere Abteilungen
- Erstellung von Anträgen auf Übertragung von Dokumenten, Vernichtung usw.
- Konvertierung von Dokumenten in das unveränderliche PDF/A-Format, das für die langfristige Archivierung von Dokumenten konzipiert ist
- Verwendung von Akten, Bänden und Dokumenten (Designer für die Aktennummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Bearbeitung von Akten und Übergangsakten)
- Erstellung und Protokollierung der Aktennomenklatur
- Einrichtung der Aktennomenklatur in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Archivierungsbedingungen, der Erstellung der konsolidierten
- Aktennomenklatur und der Akten der Strukturabteilungen
Aktennomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der Vorjahre, Genehmigung der Nomenklatur - Erstellen der Druckausgabe für eine Akte
- Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten
- Export von Dokumenten, Bänden und Akten in ein elektronisches Format (ASIC), das die Speicherung von Dokumenten im Originalzustand, von Metadaten und von Daten über digitale Signaturen gemäß den EU-Empfehlungen ermöglicht
- Nachweise über den Empfang und die Vernichtung von Dokumenten
- Matrixkonfiguration für Zugriffsrechte im Kontext von Organisationsstruktur, Rollen, Aktennomenklatur
- Unterstützung digitaler Unterschriften (QES), die im System unterzeichnete Dokumente vollständig rechtssicher machen
Für weitere Informationen über alle softXspace Archiv-Funktionen folgen Sie dem Link.
Implementierungsergebnisse
- Finanzielle Aufwendungen für die Aufbewahrung der Originale auf Papier werden gesenkt und der Zeitaufwand für ihre Bearbeitung wird verkürzt
- Dank strukturierter Ablage von Dokumenten in elektronischer Form konnte der Verlust von Dokumenten ausgeschlossen und eine bequeme Suche ermöglicht werden
- Zeitersparnis und Steigerung der Arbeitseffizienz der Experten und Archivare
- Minimierung der Kosten für die Verwaltung des Papierarchivs
- Höhere Arbeitseffizienz beim Dokumentenfluss im Allgemeinen hat die Arbeit mit Archivdokumenten grundsätzlich vereinfacht (Vernichtung, Übertragung in das Archiv)
.png)
.png)
