Elektronisches Dokumentenarchiv – Bank Portal

Funktionsumfang 

• Übermittlung von Dokumenten aus den Bankinformationssystemen an das Archiv 
• Registrierung von Dokumenten 
• Scannen von elektronischen Dokumenten, einschließlich Direktimport in das Archiv und Dokumente mit einer digitalen Signatur 
• Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche nach dem Inhalt der Dokumente 
• Prüfung von Vorgängen zur Erstellung und Freigabe von Akten zur Vernichtung oder Übergabe von Akten an andere Abteilungen 
• Erstellung von Anträgen auf Übertragung von Dokumenten, Vernichtung usw. 
• Konvertierung von Dokumenten in das unveränderliche PDF/A-Format, das für die langfristige Archivierung von Dokumenten konzipiert ist 
• Verwendung von Akten, Bänden und Dokumenten (Designer für die Aktennummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Bearbeitung von Akten und Übergangsakten) 
• Erstellung und Protokollierung der Aktennomenklatur 
• Einrichtung der Aktennomenklatur in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Archivierungsbedingungen, der Erstellung der konsolidierten 
• Aktennomenklatur und der Akten der Strukturabteilungen
  
  Aktennomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der Vorjahre, Genehmigung der Nomenklatur 
• Erstellen der Druckausgabe für eine Akte 
• Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten 
• Export von Dokumenten, Bänden und Akten in ein elektronisches Format (ASIC), das die Speicherung von Dokumenten im Originalzustand, von Metadaten und von Daten über digitale Signaturen gemäß den EU-Empfehlungen ermöglicht 
• Nachweise über den Empfang und die Vernichtung von Dokumenten 
• Matrixkonfiguration für Zugriffsrechte im Kontext von Organisationsstruktur, Rollen, Aktennomenklatur 
• Unterstützung digitaler Unterschriften (QES), die im System unterzeichnete Dokumente vollständig rechtssicher machen 

Für weitere Informationen über alle softXspace Archiv-Funktionen folgen Sie dem Link. 

Implementierungsergebnisse 

• Finanzielle Aufwendungen für die Aufbewahrung der Originale auf Papier werden gesenkt und der Zeitaufwand für ihre Bearbeitung wird verkürzt 
• Dank strukturierter Ablage von Dokumenten in elektronischer Form konnte der Verlust von Dokumenten ausgeschlossen und eine bequeme Suche ermöglicht werden 
• Zeitersparnis und Steigerung der Arbeitseffizienz der Experten und Archivare 
• Minimierung der Kosten für die Verwaltung des Papierarchivs 
• Höhere Arbeitseffizienz beim Dokumentenfluss im Allgemeinen hat die Arbeit mit Archivdokumenten grundsätzlich vereinfacht (Vernichtung, Übertragung in das Archiv)

Verwandte Fallstudien: business analytics for electronic a – Procredit Bank, elektronisches Archiv für Nurbank, ECM-System für Kernel, elektronisches Archiv für Donetskmiskgaz, elektronisches Archiv für Arcelormittal, Microsoft 365 für Siloxene.