Elektronisches Dokumentenarchiv — Bank Portal

Mit Hilfe des elektronischen Archivsystems wurde eine systematisierte elektronische Ablage für die Bankdokumente entsprechend der Aktennomenklatur eingerichtet

Funktionsumfang

Übermittlung von Dokumenten aus den Bankinformationssystemen an das Archiv
Registrierung von Dokumenten
Scannen von elektronischen Dokumenten, einschließlich Direktimport in das Archiv und Dokumente mit einer digitalen Signatur
Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche nach dem Inhalt der Dokumente
Prüfung von Vorgängen zur Erstellung und Freigabe von Akten zur Vernichtung oder Übergabe von Akten an andere Abteilungen
Erstellung von Anträgen auf Übertragung von Dokumenten, Vernichtung usw.
Konvertierung von Dokumenten in das unveränderliche PDF/A-Format, das für die langfristige Archivierung von Dokumenten konzipiert ist
Verwendung von Akten, Bänden und Dokumenten (Designer für die Aktennummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Bearbeitung von Akten und Übergangsakten)
Erstellung und Protokollierung der Aktennomenklatur
Einrichtung der Aktennomenklatur in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Archivierungsbedingungen, der Erstellung der konsolidierten
Aktennomenklatur und der Akten der Strukturabteilungen

Aktennomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der Vorjahre, Genehmigung der Nomenklatur
Erstellen der Druckausgabe für eine Akte
Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten
Export von Dokumenten, Bänden und Akten in ein elektronisches Format (ASIC), das die Speicherung von Dokumenten im Originalzustand, von Metadaten und von Daten über digitale Signaturen gemäß den EU-Empfehlungen ermöglicht
Nachweise über den Empfang und die Vernichtung von Dokumenten
Matrixkonfiguration für Zugriffsrechte im Kontext von Organisationsstruktur, Rollen, Aktennomenklatur
Unterstützung digitaler Unterschriften (QES), die im System unterzeichnete Dokumente vollständig rechtssicher machen

Für weitere Informationen über alle softXspace Archiv-Funktionen folgen Sie dem Link.

Implementierungsergebnisse

Finanzielle Aufwendungen für die Aufbewahrung der Originale auf Papier werden gesenkt und der Zeitaufwand für ihre Bearbeitung wird verkürzt
Dank strukturierter Ablage von Dokumenten in elektronischer Form konnte der Verlust von Dokumenten ausgeschlossen und eine bequeme Suche ermöglicht werden
Zeitersparnis und Steigerung der Arbeitseffizienz der Experten und Archivare
Minimierung der Kosten für die Verwaltung des Papierarchivs
Höhere Arbeitseffizienz beim Dokumentenfluss im Allgemeinen hat die Arbeit mit Archivdokumenten grundsätzlich vereinfacht (Vernichtung, Übertragung in das Archiv)