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Electronic document archive

Mit Hilfe des elektronischen Archivsystems wurde eine systematisierte elektronische Ablage für die Bankdokumente entsprechend der Aktennomenklatur eingerichtet

Funktionsumfang 

  • Übermittlung von Dokumenten aus den Bankinformationssystemen an das Archiv 
  • Registrierung von Dokumenten 
  • Scannen von elektronischen Dokumenten, einschließlich Direktimport in das Archiv und Dokumente mit einer digitalen Signatur 
  • Suche nach Akten, Bänden und Dokumenten, einschließlich Volltextsuche nach dem Inhalt der Dokumente 
  • Prüfung von Vorgängen zur Erstellung und Freigabe von Akten zur Vernichtung oder Übergabe von Akten an andere Abteilungen 
  • Erstellung von Anträgen auf Übertragung von Dokumenten, Vernichtung usw. 
  • Konvertierung von Dokumenten in das unveränderliche PDF/A-Format, das für die langfristige Archivierung von Dokumenten konzipiert ist 
  • Verwendung von Akten, Bänden und Dokumenten (Designer für die Aktennummerierung, Umgestaltung, Abschluss, Bearbeitung von Akten und Übergangsakten) 
  • Erstellung und Protokollierung der Aktennomenklatur 
  • Einrichtung der Aktennomenklatur in Übereinstimmung mit der Struktur und den genehmigten Archivierungsbedingungen, der Erstellung der konsolidierten 
  • Aktennomenklatur und der Akten der Strukturabteilungen

    Aktennomenklatur auf der Grundlage der Nomenklatur der Vorjahre, Genehmigung der Nomenklatur 
  • Erstellen der Druckausgabe für eine Akte 
  • Ausgabe und Rückgabe von Akten, Bänden und Dokumenten 
  • Export von Dokumenten, Bänden und Akten in ein elektronisches Format (ASIC), das die Speicherung von Dokumenten im Originalzustand, von Metadaten und von Daten über digitale Signaturen gemäß den EU-Empfehlungen ermöglicht 
  • Nachweise über den Empfang und die Vernichtung von Dokumenten 
  • Matrixkonfiguration für Zugriffsrechte im Kontext von Organisationsstruktur, Rollen, Aktennomenklatur 
  • Unterstützung digitaler Unterschriften (QES), die im System unterzeichnete Dokumente vollständig rechtssicher machen 

Für weitere Informationen über alle softXspace Archiv-Funktionen folgen Sie dem Link. 


Implementierungsergebnisse 

  • Finanzielle Aufwendungen für die Aufbewahrung der Originale auf Papier werden gesenkt und der Zeitaufwand für ihre Bearbeitung wird verkürzt 
  • Dank strukturierter Ablage von Dokumenten in elektronischer Form konnte der Verlust von Dokumenten ausgeschlossen und eine bequeme Suche ermöglicht werden 
  • Zeitersparnis und Steigerung der Arbeitseffizienz der Experten und Archivare 
  • Minimierung der Kosten für die Verwaltung des Papierarchivs 
  • Höhere Arbeitseffizienz beim Dokumentenfluss im Allgemeinen hat die Arbeit mit Archivdokumenten grundsätzlich vereinfacht (Vernichtung, Übertragung in das Archiv)

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