Im Rahmen eines großen Projekts zur integrierten Automatisierung von Geschäftsprozessen bei Naftogaz, einem staatlichen Unternehmen, hat soft Xpansion eine Lösung zur Automatisierung der Arbeit eines Kollegialorgans - Ausschreibungsausschuss - auf der Plattform Nintex K2 entwickelt.
Ziel des Projekts war es, eine Lösung zu schaffen, die eine komfortable und zeitnahe Formulierung der zu behandelnden Themen, die Organisation der Sitzungen des Kollegialorgans, die Verarbeitung der Abstimmungsergebnisse, die automatische Erstellung von Sitzungsprotokollen, die Erstellung von Arbeitsanweisungen und die Kontrolle der Umsetzung der gefassten Beschlüsse gewährleistet.
Mit der entwickelten Lösung wurde ein einheitlicher Unternehmensstandard für die Präsentation von Informationen eingeführt, der sich insbesondere auf die Bearbeitung von Benutzeraufgaben, das Führen von Themenregistern, Besprechungen und Anweisungen an den Ausschreibungsausschuss bezieht. Zudem konnte die rechtliche Relevanz von Dokumenten durch die Möglichkeit zum Einsatz qualifizierter digitaler Signaturen (QDS) gewährleistet werden. Gleichzeitig ermöglicht es die Lösung den Beschäftigten, in vollem Umfang außerhalb des Büros zu arbeiten und alle Systemfunktionen von überall und zu jeder Zeit zu nutzen, was in Quarantänesituationen während einer Pandemie sehr wichtig und praktisch ist.
Die wichtigsten Vorteile der Lösung:
- Online-Organisation der Sitzungen des Ausschreibungsausschusses von der Vorbereitung der Dokumente bis zur Unterzeichnung des Protokolls (mit QDS)
- Arbeitszeitersparnis durch vollständige Automatisierung wichtiger Prozesse, wodurch der Zeitaufwand für die Freigabe, Unterzeichnung oder Suche von Dokumenten reduziert werden konnte und die Mitarbeiter Zeit für andere vorrangige Aufgaben gewinnen
- Die Versionskontrolle von Dokumenten stellt sicher, dass alle Mitarbeiter immer die neuesten Version verwenden, und Kollaborationstools bieten die Möglichkeit, Dokumente gleichzeitig zu bearbeiten
- Zuverlässige Ablage von Dokumenten und Informationen innerhalb des Systems, wodurch das Verlustrisiko für Dokumente oder das Risiko, dass vertrauliche Informationen allgemein bekannt werden, erheblich verringert werden
- Vereinfachte Organisation der Arbeitsabläufe der Beschäftigten - Sie benötigen nur einen Internet-Browser, um zu starten
- Verbesserte Leistungsdisziplin
„Insgesamt dauerte die Entwicklung weniger als sechs Monate, was dank der fruchtbaren Zusammenarbeit der Projektteams von Naftogaz Digital Technologies und soft Xpansion möglich war. Dabei kam die Low-Code-Plattform Nintex K2 zum Einsatz, die eine schnelle und komfortable Automatisierung von Geschäftsprozessen jeglicher Komplexität ohne Programmierung sowie eine schnelle Konfiguration von Integrationen mit den internen Systemen des Kunden ermöglicht“, so Eduard Prodedovich, CEO von soft Xpansion Ukraine.
Naftogaz Digital Technologies ist ein IT-Unternehmen, das Informationsberatung, die Entwicklung von Softwareprodukten und die zentrale Bereitstellung von IT-Dienstleistungen für die Naftogaz-Unternehmensgruppe anbietet.
Wir möchten auch nicht unerwähnt lassen, dass auf der Nintex K2-Plattform ein umfassendes elektronisches Dokumentenmanagement-System für die KERNEL-Agrarholding erfolgreich implementiert und von soft Xpansion entwickelt wurde. Heute wird das System von mehr als 2.500 Anwendern der Holding genutzt, mehr als 50 Dokumententypen werden automatisiert, mehr als 100.000 elektronische Dokumente pro Monat werden unterschrieben. Im Wesentlichen deckt das System fast alle Geschäftsprozesse von KERNEL ab.
