Automatyzacja procesów biznesowych Grupy Naftogaz

W ramach dużego projektu kompleksowej automatyzacji procesów biznesowych Naftogaz – ukraińskiej spółki państwowej – firma soft Xpansion stworzyła rozwiązanie do automatyzacji pracy organu kolegialnego – Komitetu ds. przetargów – na platformie Nintex K2.

Cele projektu

Celem projektu było stworzenie rozwiązania zapewniającego wygodne i sprawne formułowanie zagadnień do rozpatrzenia, organizację posiedzeń organu kolegialnego, przetwarzanie wyników głosowania, automatyczne generowanie protokołów posiedzeń, tworzenie poleceń służbowych oraz kontrolę realizacji podjętych decyzji.

Opracowane rozwiązanie wprowadziło jednolity standard korporacyjny prezentacji informacji, związany w szczególności z obsługą zadań użytkowników, prowadzeniem rejestrów spraw, posiedzeń i poleceń Komitetu ds. przetargów, a także zapewniło znaczenie prawne dokumentów dzięki możliwości złożenia podpisu kwalifikowanego (KPE).

Kluczowe funkcjonalności

• Organizacja posiedzeń online – od przygotowania dokumentów po podpisanie protokołów podpisem kwalifikowanym
• Oszczędność czasu pracy – w pełni zautomatyzowane kluczowe procesy skracają czas zatwierdzania, podpisywania i wyszukiwania dokumentów
• Kontrola wersji – wszyscy pracownicy zawsze pracują z najnowszą wersją; narzędzia współpracy umożliwiają jednoczesną edycję dokumentów
• Bezpieczne przechowywanie dokumentów – znacząco zmniejsza ryzyko utraty dokumentów lub wycieku poufnych informacji
• Zdalny dostęp – pełna funkcjonalność z dowolnego miejsca przez przeglądarkę internetową
• Dyscyplina realizacji – automatyczne śledzenie zadań i monitorowanie terminów

Wyniki wdrożenia

„Prace rozwojowe trwały niecałe sześć miesięcy, co było możliwe dzięki owocnej współpracy zespołów projektowych soft Xpansion i Naftogaz Digital Technologies, przy wykorzystaniu platformy Low-Code Nintex K2, która pozwala szybko i wygodnie automatyzować procesy biznesowe o dowolnej złożoności bez programowania, a także szybko konfigurować integracje z wewnętrznymi systemami Klienta" – Eduard Prodedovich, CEO soft Xpansion Ukraine.

Naftogaz Digital Technologies – firma IT świadcząca usługi doradztwa informatycznego, rozwoju oprogramowania i centralnego zapewnienia usług technologii informacyjnych dla Grupy Naftogaz.

Wdrożone rozwiązanie obejmuje kompletny cykl pracy komitetu przetargowego – od zgłoszenia zakupu, przez wielopoziomowe zatwierdzanie, aż po podpisanie dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym i archiwizację. Platforma Nintex K2 zapewnia pełną ścieżkę audytu, elastyczne ścieżki eskalacji oraz integrację z wewnętrznymi systemami Naftogaz, co skróciło czas obsługi posiedzeń komitetu o ponad 50%.

Referencja – system ECM dla KERNEL na Nintex K2

Na platformie Nintex K2 firma soft Xpansion z powodzeniem wdrożyła i rozwija kompleksowy system elektronicznego obiegu dokumentów dla Agroholdingu KERNEL. Obecnie system jest używany przez:

• 2500+ użytkowników w całym holdingu
• 50+ typów dokumentów zautomatyzowanych
• 100 000+ dokumentów elektronicznych podpisywanych miesięcznie
• System obejmuje niemal wszystkie procesy biznesowe KERNEL

Najczęściej zadawane pytania

Jak długo trwało wdrożenie automatyzacji Komitetu ds. przetargów w Naftogaz?

Cały proces rozwoju i wdrożenia trwał niecałe sześć miesięcy, przy wykorzystaniu platformy Low-Code Nintex K2 do szybkiej konfiguracji i integracji z wewnętrznymi systemami Naftogaz.

Czym jest podpis kwalifikowany (KPE) i dlaczego jest ważny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny (KPE) to prawnie wiążący podpis cyfrowy spełniający wymagania eIDAS i krajowe przepisy. Nadaje dokumentom elektronicznym taką samą moc prawną jak podpis odręczny – kluczowe dla sektora energetycznego i administracji publicznej.

Czy soft Xpansion może zautomatyzować inne organy kolegialne poza komisjami przetargowymi?

Tak. soft Xpansion realizuje automatyzację posiedzeń zarządów i organów kolegialnych za pomocą produktu softXspace Board – zobacz studium przypadku Piraeus Bank jako przykład portalu rady nadzorczej.

soft Xpansion dostarcza również rozwiązania do automatyzacji organów kolegialnych za pomocą produktu softXspace Board – zobacz studium przypadku Piraeus Bank. W zakresie zarządzania dokumentami i projektów cyfryzacji administracji, skontaktuj się z nami.

Powiązane artykuły:

• Prezentacja rozwiązań na KOMUNTECH 2021
• Oficjalne stanowisko firmy soft Xpansion w sprawie wojny na Ukrainie
• Cyfrowy obieg HR dla największej sieci retail Avrora
• Webinar: przejście do elektronicznego obiegu dokumentów

Przeczytaj też: soft Xpansion przedłuża partnerstwo z K2.