Unternehmensportal - ein zentraler Zugang zum Informationsraum des Unternehmens:
- Informative Startseite, gegliedert durch konfigurierte thematische Widgets, mit den für den Mitarbeiter notwendigen Daten
- Suche nach den Informationsressourcen des Unternehmens, einschließlich der Suche nach dem Inhalt von Dokumenten
- Portal ist für die Arbeit auf mobilen Geräten angepasst
- Lösung ist auf einer Thin-Client-Architektur aufgebaut, d.h. der Benutzer benötigt nur einen Webbrowser und eine Internetverbindung, um das Portal zu nutzen
- Unterstützung der Integration mit Unternehmensseiten und Gruppen in sozialen Netzwerken
Ein einziger „Schreibtisch“ für den Mitarbeiter:
- Bündelung aller dem Mitarbeiter zugewiesenen Aufgaben, gruppiert nach Kategorien
- Langfristige, nicht operative Aufgaben (Audit, Überwachung der Erreichung strategischer Ziele) können in einem separaten Block markiert werden
- Überwachung von Phasen der Erledigung eigener Aufgaben und von Aufgaben, die von anderen Mitarbeitern übernommen wurden
- Informationen über alle Prozesse, an denen der Mitarbeiter in einer beliebigen Rolle beteiligt ist
- Mechanismus für die Bearbeitung von Aufgaben aus E-Mail-Clients und Messengern, was besonders für Mitarbeiter, die von unterwegs tätig sind, von Bedeutung ist
- HR-Modul mit einem Informationsblock über die berufliche Laufbahn, Daten über die hierarchische Einordnung des Mitarbeiters und strategische Ziele
- Schneller Zugang zu persönlichen Dokumenten
- Out-of-Office-Funktion für die Übertragung der Aufgaben des Mitarbeiters an die Vertretung für die Zeit der Abwesenheit
- Unterstützung der Integration mit Bot-Plattformen
- Navigationsblöcke zu den Informationsressourcen des Unternehmens, System- und Portalfunktionen und Initiierung von Geschäftsprozessen
- Zentraler Katalog von Prozessen und Dienstleistungen
- Möglichkeit zur operativen und taktischen Planung durch persönliche und gemeinsame Kalender
- Allgemeiner Unternehmenskatalog von Geschäftsprozessen und Anfragen, der den Mitarbeitern je nach ihren Befugnissen zur Verfügung steht
Vertragsportal:
- Einführung von Verfahren für den rechtlich verbindlichen Dokumentenfluss zwischen der Rechtsabteilung des Unternehmens und Vertragspartnern
- Elektronische Dokumente mit QES anstelle der Übermittlung von Papierdokumenten mit Siegeln
- Zertifikate für die Schlüssel werden durch Mitarbeiterabfragen im System erzeugt
- Automatisierung der Beschäftigung mit jeder Art von Verträgen
- Vorbereitung, Freigabe und Unterzeichnung von Dokumenten, auch mit QES
- Austausch von Dokumenten mit Vertragspartnern
- Dokumentenvorlagen
- Suche in der Vertragsdatenbank
- Checkliste für die Registrierung von Dokumenten
Geschäftspartner-Portal als zentrales Verbindungsglied:
- Austausch von Verträgen und grundlegenden Dokumenten mit dem Unternehmen
- Vertragssignaturdienst, ermöglicht den Austausch von rechtlich relevanten Dokumenten mit QES-Anbindung und Visualisierung
- Dokumentarchivierung
- Volltextsuche
- Anträge auf Aufnahme in das Forwarding-Programm
- Dokumente für die Neuregistrierung von Produkten im Verzeichnis
- Verarbeitung von elektronischen Rechnungen (eTTN)
Automatisierung von HR-Prozessen:
- Systeme zur jährlichen Beurteilung der Mitarbeiter
- Urlaubsplanung und Genehmigung
- Antrag auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses
- Anfrage zu Kündigung und Unterzeichnung der Austritts-Checkliste
- Personalauswahl
- Einarbeitung neuer Mitarbeiter
- Dienstreisen
- Andere HR-Anfragen
Automatisierung von internen Anfragen und Dienstleistungen:
- Service-Desk
- Interne Audit-Prozesse
- Anfragen für ein Firmenfahrzeug, einen Besprechungsraum, Büromaterial, Mittagessen, etc.
- Anfragen an den Sicherheitsdienst
- Andere Anfragen
Terminal für Mitarbeiter, die nicht über persönliche Konten verfügen:
- Terminals werden von Arbeitnehmern verwendet, die in Fabrikhallen usw. tätig sind
- Informationen über Zahlungen zum Ausfüllen des Lohnabrechnungsformulars
- Informationen zur Gehaltsabrechnung, die die Anforderungen an die Dokumentenerstellung betreffen
- Registrierung von Anträgen zur weiteren Genehmigung im System
- Authentifizierung per SMS
- Unterstützung von Bildschirmen mit Touch-Steuerung
- Dienstleistungen wie Arbeitsbescheinigung, Lohnabrechnung, Urlaubserfassung
- Weitere Funktionen
Elektronisches Dokumentenarchiv:
- Regelwerke und Referenzdokumente
- Rechtliche Dokumente
- Gerichtsverfahren
Einführung einer Business-Analytics-Plattform:
- Untersystem für die analytische Berichterstellung durch Microsoft Power BI-Tools
- Komfortable Präsentation konsolidierter Informationen, Möglichkeit, bestimmte Aspekte bei Bedarf detailliert darzustellen
- Visuelle Darstellung der Berichte
Einsatz moderner digitaler Interaktionskanäle:
- Messenger, Chat-Bots, E-Mail, mobile Anwendungen
- Portale für die Zusammenarbeit, die in der Cloud bereitgestellt werden
Adaptives Design, das unabhängig vom Gerätetyp die beste Benutzererfahrung bietet
Entwicklung einer Systemintegration mit der Unternehmenslandschaft, und zwar mit dem ERP-System Navision, dem Buchhaltungsmodul 1C, dem Projektaktivitäts- und Managementsystem auf der JIRA-Plattform und den Unternehmensverzeichnissen und -katalogen
Implementierungsergebnisse
- 1.000.000 + elektronisch signierte Dokumente
- 100.000 + elektronische Dokumente werden jeden Monat weiterhin signiert
- 6.500 + Geschäftspartner tauschen elektronische, rechtlich verbindliche Dokumente mit dem Unternehmen aus
- 2.500 + Mitarbeiter des Unternehmens nutzen das Dokumentenmanagement-System m
- 50+ Dokumententypen werden mit vollständig automatisierten Geschäftsprozessen verarbeitet
- Zeitersparnis und Steigerung der Produktivität der Mitarbeiter. Mit der Einführung des Systems konnte bei KERNEL die Zeit bis zur Freigabe und Unterzeichnung einiger Dokumenttypen von 2-3 Wochen auf 1 Stunde verkürzt werden. Das System ermöglichte es, Zeitverluste zu vermeiden und Reserven für die Durchführung neuer Aufgaben durch das Personal freizusetzen, wodurch die Effizienz der Arbeitszeitnutzung gesteigert wurde.
- Transparenz der Geschäftsprozesse. Die Standardisierung und die Automatisierung der Geschäftsprozesse tragen zu einem nachhaltigen Wachstum des Unternehmens bei, zur Übereinstimmung mit der geltenden Gesetzgebung, den Grundsätzen der Transparenz und Ehrlichkeit sowie zu einer Politik der sozialen Verantwortung. Sie verringert gleichzeitig die Gefahr von Interessenkonflikten, von Verstößen gegen interne Richtlinien und Verfahren sowie den Missbrauch von Vertrauen oder offiziellen Positionen im Unternehmen.
- Steigerung der Effizienz des Unternehmensmanagement-Systems. Durch die Automatisierung der Geschäftsprozesse werden die Geschwindigkeit und die Qualität der Entscheidungsfindung des Managements, die Bearbeitung von Personalangelegenheiten, die internen Kontrollprozesse und der Fluss der administrativen Dokumente verbessert, was zu progressiven systemischen Veränderungen in der Verteilung der Unternehmensressourcen führt.
- Verringerung von Logistikkosten. Die Implementierung des Systems vermeidet Kosten, die im Zusammenhang mit der Abwicklung von Dokumenten-Workflows in Papierform anfallen würden: z. B. Kosten für Papier, die Wartung von Bürotechnik und den Kauf von Verbrauchsmaterialien, die Übermittlung von Papierkopien zwischen geografisch weit entfernten Geschäftseinheiten und Standorten sowie für die Lagerung und Entsorgung von Papier.
- Vermeidung von Fällen von Dokumentenverlust. Der entwickelte Mechanismus zur elektronischen Dokumentenfreigabe ermöglicht es, den Verlust von Papierdokumenten zu vermeiden. Stattdessen werden die Informationen sicher in mehreren Datenzentren gleichzeitig gespeichert, und aufgrund der Mehrfachkopien wird das Verlustrisiko ausgeschaltet.
- Sicherheit der Geschäftsprozesse. Die Lösung schließt durch die Einhaltung moderner Anforderungen und Informationssicherheitsnormen die Möglichkeit der Fälschung einer Unterschrift oder signierter Dokumente aus.
- Individueller Ansatz. Bei der Implementierung des Systems wurden die Besonderheiten der Tätigkeit und der Bedürfnisse des Kunden, die Unternehmensgrundsätze und Standards, die Eigenschaften des Managementsystems und die Geschäftsprozesse berücksichtigt. Diese Herangehensweise an die Umsetzung der Lösung ermöglichte es, einen starken Synergieeffekt zu erzielen, der sich positiv auf das finanzielle Gesamtergebnis des Kunden auswirken konnte.
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