Projektbeschreibung
Um die Aufgabe der komplexen Automatisierung der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Geschäftspartner zu lösen, haben wir zwei unserer Produkte auf Basis der LowCode/NoCode-Plattform softXspace implementiert: Client Portal und daneben unser System zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und elektronischer Dokumentenverwaltung, softXspace Business
Die Lösung soll die Handelskontakte mit den Geschäftspartnern des Unternehmens (Kunden, Lieferanten, sonstige Partner usw.) und den internen Dokumenten-Workflow automatisieren. Sie wurde hauptsächlich zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Zusammenarbeit mit landwirtschaftlichen Erzeugern und anderen Unternehmenspartnern entwickelt. Die Lösung ermöglicht Ihnen die Automatisierung von Geschäftsprozessen und den sicheren Austausch von Dokumenten und Informationen über die Akkreditierung von Geschäftspartnern, Handelsangeboten, die Freigabe und den Abschluss von Verträgen mittels einer digitalen Signatur, den Austausch von Rechnungen usw. Darüber hinaus bietet die Lösung reichhaltige Integrationsmöglichkeiten, die Möglichkeit, Geschäftsprozesse ohne Programmierung selbst weiter zu gestalten, sowie eine 99,99%ige Verfügbarkeit durch den Einsatz in der Microsoft Azure-Infrastruktur.
Funktionsmerkmale
Die wesentlichen automatisierten Prozesse:
- Vorprüfung der Geschäftspartner: Bearbeitung der Anfrage und anderer Dokumente des Geschäftspartners, um seine Reputation, seine potenziellen Risiken und die Aussichten auf eine weitere Zusammenarbeit zu bewerten
- Registrierung und Authentifizierung der Geschäftspartner: Registrierung des Geschäftspartners im Portal nach Abschluss der Vorprüfung und Übermittlung eines Links für die Registrierung und Zulassung
- Prozess "Akkreditierung des Geschäftspartners": Erstellung der Anfrage im elektronischen Aktenschrank des Portals zur Akkreditierung/Re-Akkreditierung des Geschäftspartners und Übermittlung an den Beauftragten des Unternehmens zur Überprüfung. Anschließend erfolgen im elektronischen Dokumenten-Workflow-System die Prüfung des Antrags und die Aufnahme des Vertragspartners in das Buchhaltungssystem des Kunden, sofern er genehmigt wurde
- Erstellung des Angebots: Erstellung und Unterzeichnung des Angebots im elektronischen Aktenschrank des Portals und Übermittlung an das EDMS des regionalen Vertreters des Kunden. Anschließend Überprüfung und Freigabe im elektronischen Dokumenten-Workflow-System
- Vertragserstellung: Erstellung eines Standard- oder vom Standard abweichenden Vertrags durch die bevollmächtigte Person des Kunden, insbesondere auf der Grundlage einer Vorlage mit automatischem Ausfüllen auf der Basis von Daten aus der Dokumentenkarte. Anschließend Freigabe und Unterzeichnung des Vertrags mit QES und digitalem Stempel. Die Möglichkeit, Verbindungen zwischen verschiedenen Verträgen herzustellen, ist vorhanden
- Empfang des Dokuments von der Vertragspartei: Erstellung des Dokuments im elektronischen Aktenschrank des Vertragspartei-Portals, Unterzeichnung und Weiterleitung als Ausgang an das elektronische Dokumenten-Workflow-System zur Bearbeitung. Anschließend Freigabe des Dokuments, Unterzeichnung und Archivierung mit Hilfe des EDMS
- Erstellung des Ausgangsdokuments für den Geschäftspartner: Erstellung des Ausgangsdokuments im elektronischen Dokumentenverwaltungssystem und Versand an die Adresse des Geschäftspartners, mit der Möglichkeit, Genehmigungsberechtigte und Unterzeichner auszuwählen, und auch mit der Möglichkeit, das Dokument selbst zu registrieren und zu unterzeichnen
- Erstellung von Bürodokumenten: interne Mailings, Geschäftsdokumente, Berichte, interne Vorgabedokumente, usw. Die Mitarbeiter können ein Bürodokument erstellen, seine Genehmigungsberechtigten und Unterzeichner auswählen und bei Bedarf die Einstellungen für die Überwachung des Dokuments vornehmen
Elektronisches Dokumentenmanagement-System:
- Zugriff auf das persönliche Konto des Mitarbeiters im EDMS: Aggregation von Aufgaben und Dokumenten
- Flexible Einrichtung von Dokumentenvorlagen mit der Möglichkeit zum automatischen Ausfüllen auf Basis der Dokumentenkarte
- Designer für Dokumentenfreigabe-, Unterschrifts- und Durchführungswege und Einstellungen für die Überwachung der Ausführung
- Unterstützung von Dokumentenvorlagen und Funktionen zur Teamarbeit am Dokumententwurf
- Personalmodul für das elektronische Dokumentenmanagement-System
- Verwaltung und Überwachung des Lebenszyklus von Dokumenten: Erstellung, Speicherung, Bearbeitung, Dateianhänge, Versionsverwaltung, Registrierung, Freigabe, Unterzeichnung, Ausführung, Archivierung, Übertragung, Suche, usw.
- Mitarbeiter-Vertretung: Manager-Assistent und Mitarbeiter-Stellvertreter
- Freigabe von Dokumenten: parallel, sequentiell, gemischt
- Erweiterte Dokumentensuche
- Unterstützung einer qualifizierten elektronischen Signatur
Elektronischer Aktenschrank des Geschäftspartners im Portal:
- Erstellung und Veranlassung der Durchführung von Dokumenteninhalten durch den Geschäftspartner
- Entgegennahme und Bearbeitung der an den Geschäftspartner gesendeten Dokumente
- Einsichtnahme in die Listen der Dokumente, die zur Ausführung durch den Geschäftspartner anstehen
- Suche und Filtern von Dokumenten
- Anzeige der Dokumente in ihrer Hierarchie, Informationen über Verbindungen zwischen den Dokumenten
- Einsicht in den aktuellen Stand der Dokumentenbearbeitung und Kommentare
- Einsicht in die Druckexemplare der unterzeichneten Dokumente
- Einrichten eines Geschäftspartnerprofils, Ernennung autorisierter Personen des Partners
- Unterstützung einer qualifizierten elektronischen Signatur, die Dokumenten rechtliche Relevanz verleiht
Implementierungsergebnisse
- Systematisierung und Vereinheitlichung der Zusammenarbeit mit den Vertragspartnern - festgelegte Geschäftsprozesse, Freigabewege, Dokumentenvorlagen
- Beschleunigung des Dokumentenflusses zwischen dem Unternehmen und seinen Partnern - ein kompletter Zyklus der Bearbeitung von Dokumenten und Verträgen wurde von mehreren Wochen auf 2-3 Tage verkürzt
- Einsparung der Arbeitszeit der Mitarbeiter für die Bearbeitung von Dokumenten, wodurch Zeit für produktive Tätigkeiten frei wird
- Senkung der Kosten für Druck und Versand von Papierdokumenten
- Schaffung eines einheitlichen Informationsraums, der über eine Abgrenzung der Zugriffsrechte zwischen dem Geschäftspartner und dem Unternehmen verfügt
- Optimierung der Ausführungsdisziplin, transparente Informationsflüsse
- Erhöhung der Qualität administrativer Entscheidungen durch die Verwendung von aktuellen Daten, Echtzeitüberwachung der Prozesse der Dokumentenverarbeitung
- Einsatz der Lösung in der Microsoft Azure-Infrastruktur, die eine 99,99% garantierte Verfügbarkeit der Anwendungen bietet
- Die Systeme haben die Sicherheitstests sowohl im internen Testlabor von COFCO Agri Resources Ukraine als auch die externen unabhängigen Tests in einem bekannten europäischen Zentrum, das sich auf die Sicherheit von Webanwendungen spezialisiert hat, bestanden. Die Lösungen wurden als vollständig geeignet für den sicheren Austausch und die Speicherung vertraulicher Daten akzeptiert
- Vollständige Anpassung für die Verwendung auf mobilen Geräten - Mitarbeiter und Geschäftspartner können rund um die Uhr von jedem Ort und mit jedem Gerät im System arbeiten
- Die Lösungen basieren auf der LowCode/NoCode-Plattform softXspace, die es Ihnen ermöglicht, weitere Unternehmensprozesse schnell zu automatisieren - Produktions-, Personal-, Management-, Organisations- und Verwaltungsdokumente-Workflows
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