Case study: автоматизація роботи з контрагентами на платформі softXspace

Команда soft Xpansion менше ніж за рік успішно впровадила для великого бізнесу комплексне рішення для автоматизації роботи з контрагентами (постачальниками, клієнтами, партнерами) на платформі softXspace.

Виклик клієнта

До нас звернулися спеціалісти компанії Замовника із запитом на автоматизацію комерційної взаємодії з клієнтами та партнерами компанії (контрагентами) й на автоматизацію внутрішнього документообігу: попередній розгляд та акредитація контрагента, реєстрація та авторизація, отримання документа від контрагента, створення договору, створення службових та вихідних документів тощо.

Рішення — softXspace Business + Client Portal

За короткий час та у надскладних обставинах ми створили сучасне рішення з урахуванням усіх індивідуальних вимог компанії на базі двох наших продуктів на платформі softXspace: системи автоматизації документообігу softXspace Business, а також зовнішнього порталу контрагентів softXspace Client Portal з особистими кабінетами для кожного клієнта або партнера компанії.

Результати впровадження

Загалом в рамках проєкту автоматизовано комплекс процесів внутрішнього та договірного документообігу, завдяки чому співробітники компанії та її контрагенти, мають змогу працювати повністю у єдиному цифровому просторі з підтримкою юридично значущого документообігу. Так, система softXspace Business дозволяє співробітникам компанії швидко та ефективно працювати з документами, узгоджувати та підписувати їх за допомогою цифрового підпису (КЕП), контролювати завдання тощо. Своєю чергою, Портал контрагентів softXspace Client Portal став єдиним вікном для взаємодії з клієнтами, постачальниками та партнерами компанії. Відтепер кожен контрагент має персональний кабінет, де може зручно та без додаткових витрат проходити процеси акредитації, надсилати установчі документи, переглядати актуальні закупівельні ціни, а найважливіше - швидко обмінюватись юридично значущими договірними документами з компанією.

Рішення для клієнта розгорнуте в інфраструктурі Microsoft Azure та забезпечує гарантовану доступність додатків 99,99%, пройшло зовнішнє незалежне тестування у відомому європейському центрі та визнано повністю придатними для безпечного обміну й зберігання конфіденційних даних.

Як зазначили в компанії замовника, саме такі продукти відповідають сучасним вимогам та надають можливість працювати 24\7 через веббраузер у будь-якому місці та у будь-який час, що дуже актуально для співробітників, які працюють поза офісом.

Завдяки впровадженню було підвищено показники ефективності бізнесу, мінімізовано паперовий обмін та витрати на пересилання документів. Прискорено ряд важливих для бізнесу процесів, зокрема укладання договорів, скорочено час на прийняття управлінських рішень, що в сучасних динамічних умовах ринку дуже важливо та актуально. Крім того, в планах компанії замовника є подальше розширення функціональності як порталу контрагентів, так й автоматизації ряду інших внутрішніх бізнес-процесів з використанням платформи softXspace.

Найчастіші запитання

Що таке портал контрагента і як він працює?

Портал контрагента — це безпечна веб-платформа, де зовнішні партнери можуть обмінюватися юридично значущими документами, проходити акредитацію та відстежувати статус договорів 24/7.

Як довго тривало впровадження?

soft Xpansion реалізував впровадження менше ніж за рік, включаючи систему документообігу (softXspace Business) та портал B2B (softXspace Client Portal), розгорнуті на Microsoft Azure.

Чи можна розгорнути on-premise?

Так. Платформа softXspace підтримує on-premise, приватну хмару та Azure.

Зв'яжіться з нами для консультації.

Пов'язані статті:

• Автоматизація документообігу: трансформація ефективності бізнесу
• Цифровий кадровий документообіг для найбільшої ритейл-мережі України
• Автоматизація процесів та документообіг у Microsoft 365 за 7 днів
• Електронний документообіг на сучасній Low-Code/No-Code платформі

Читайте також: soft Xpansion відкриває офіс у Вінниці.