Studium przypadku: automatyzacja pracy z kontrahentami
01 czerwca 2023
W ciągu niecałego roku duże przedsiębiorstwo otrzymało od zespołu soft Xpansion kompleksowe rozwiązanie do automatyzacji pracy z kontrahentami (dostawcami, klientami, partnerami) na platformie softXspace.
Wyzwanie klienta
Specjaliści firmy klienta zwrócili się do nas z prośbą o automatyzację interakcji handlowej z klientami i partnerami (kontrahentami) oraz automatyzację wewnętrznego obiegu dokumentów: wstępnego przeglądu i akredytacji kontrahenta, rejestracji i autoryzacji, przyjmowania dokumentów od kontrahentów, tworzenia umów, dokumentów biznesowych i wychodzących i nie tylko.
Rozwiązanie — softXspace Business + Client Portal
W krótkim czasie i w niezwykle trudnych warunkach udało nam się uwzględnić wszystkie indywidualne wymagania firmy i stworzyć nowoczesne rozwiązanie oparte na dwóch produktach na platformie softXspace:
- softXspace Business — system automatyzacji obiegu dokumentów dla wewnętrznych procesów
- softXspace Client Portal — zewnętrzny portal dla kontrahentów z indywidualnymi kontami dla każdego klienta lub partnera
System softXspace Business umożliwia pracownikom firmy szybką i efektywną pracę z dokumentami, ich zatwierdzanie i podpisywanie podpisem kwalifikowanym (KPE), kontrolę zadań i śledzenie terminów.
Portal softXspace Client Portal stał się jednym oknem interakcji z klientami i partnerami. Każdy kontrahent posiada teraz indywidualne konto, na którym może:
- Uczestniczyć w procesach akredytacji
- Przesyłać dokumenty założycielskie
- Przeglądać aktualne ceny zakupu
- Wymieniać prawnie wiążące dokumenty z firmą — szybko i bez dodatkowych kosztów
Szczegóły techniczne i wyniki
Rozwiązanie jest wdrożone w infrastrukturze Microsoft Azure i zapewnia:
- 99,99% gwarantowanej dostępności — niezawodność klasy enterprise
- Niezależna certyfikacja bezpieczeństwa — system przeszedł testy zewnętrzne w renomowanym europejskim centrum i został uznany za w pełni odpowiedni do bezpiecznej wymiany i przechowywania danych poufnych
- Dostęp 24/7 przez przeglądarkę — pełna funkcjonalność z dowolnego miejsca i o dowolnej porze
- Zarządzanie umowami — przyspieszone zawieranie umów i podejmowanie decyzji zarządczych
Kluczowe rezultaty biznesowe:
- Zwiększona efektywność — zminimalizowane koszty wymiany papierowej i przesyłania dokumentów
- Szybsze przetwarzanie umów — znacząco skrócony czas zawierania umów i podejmowania decyzji
- Ujednolicona przestrzeń cyfrowa — pracownicy i kontrahenci pracują w jednym systemie z prawnie wiążącym obiegiem dokumentów
Wszystkie dokumenty są podpisywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KEP) zgodnym z eIDAS, co zapewnia pełną moc prawną umów zawieranych z kontrahentami w Polsce i całej Unii Europejskiej. Platforma obsługuje również krajowych dostawców podpisu elektronicznego oraz integracje z DocuSign i Adobe Sign.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest portal kontrahenta i jak działa?
Portal kontrahenta (lub portal dostawcy) to bezpieczna platforma internetowa, na której partnerzy zewnętrzni — dostawcy, klienci i dystrybutorzy — mogą wymieniać prawnie wiążące dokumenty, uczestniczyć w akredytacji i śledzić status umów 24/7 z dowolnego urządzenia.
Jak długo trwa wdrożenie rozwiązania do automatyzacji pracy z kontrahentami?
soft Xpansion zrealizował to wdrożenie w ciągu niecałego roku, obejmując zarówno wewnętrzny system obiegu dokumentów (softXspace Business), jak i zewnętrzny portal B2B (softXspace Client Portal), wdrożony na Microsoft Azure z niezależną certyfikacją bezpieczeństwa.
Czy rozwiązanie można wdrożyć on-premise lub w chmurze prywatnej?
Tak. Platforma softXspace obsługuje wdrożenia on-premise, w chmurze prywatnej oraz na Azure, dając organizacjom pełną kontrolę nad lokalizacją danych i wymaganiami zgodności.
Automatyzacja pracy z kontrahentami
soft Xpansion dostarcza rozwiązania do automatyzacji pracy z kontrahentami w branżach rolniczej, przemysłowej, handlowej i zakupowej oraz wielu innych. Nasza platforma obsługuje wdrożenia on-premise, w chmurze prywatnej i na Azure.
Skontaktuj się z nami, aby uzyskać konsultację i indywidualny plan wdrożenia.
