Fallstudie: Automatisierung der Zusammenarbeit mit Vertragspartnern
01 Juni 2023
In weniger als einem Jahr wurde in einem großen Unternehmen eine Komplettlösung zur Automatisierung der Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern (Lieferanten, Kunden, sonstige Partner) auf der softXspace-Plattform erfolgreich implementiert.
Die Herausforderung des Kunden
Spezialisten des Kundenunternehmens haben sich mit der Aufgabe an uns gewandt, die geschäftliche Interaktion mit seinen Kunden und Partnern (Vertragspartner) zu automatisieren und den internen Dokumenten-Workflow zu automatisieren: Vorprüfung und Akkreditierung der Vertragspartner, Registrierung und Autorisierung, Entgegennahme von Dokumenten des Vertragspartners, Vertragserstellung, Erstellung von Geschäfts- und Ausgangsdokumenten, etc. In kurzer Zeit und unter äußerst schwierigen Bedingungen ist es uns gelungen, alle individuellen Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen und eine moderne Lösung zu schaffen, die auf zwei unserer Produkte auf der softXspace-Plattform basiert, dem Dokumentenmanagement-Automatisierungssystem softXspace Business sowie dem softXspace Client Portal, einem externen Portal für Geschäftspartner, mit persönlichen Konten für jeden Kunden oder Partner des Unternehmens.
Ergebnisse der Implementierung
Im Wesentlichen wird im Rahmen des Projekts ein ganzer Komplex von internen und vertraglichen Dokumenten-Workflow-Prozessen automatisiert, so dass die Mitarbeiter des Unternehmens und seine Geschäftspartner die Möglichkeit haben, sich vollständig in einem einheitlichen digitalen Raum zu bewegen, der mit einem rechtlich verbindlichen Dokumenten-Workflow ausgestattet ist. Das softXspace Business-System ermöglicht es den Mitarbeitern des Unternehmens, schnell und effizient an Dokumenten zu arbeiten, sie zu autorisieren und mit einer digitalen Signatur (QES) zu unterschreiben, Aufgaben zu kontrollieren, etc. Auf der anderen Seite bildet das Portal softXspace Client Portal einem zentralen Anlaufpunkt für die Interaktion mit den Kunden und Partnern des Unternehmens (Lieferanten, Landwirte, Käufer). Und ab sofort hat jeder Geschäftspartner ein persönliches Konto, in dem er bequem und ohne zusätzliche Kosten an Akkreditierungsprozessen teilnehmen, grundlegende Dokumente versenden, aktuelle Einkaufspreise einsehen und - ganz wichtig - schnell rechtlich verbindliche Dokumente mit dem Unternehmen austauschen kann.
Die Lösung wird beim Kunden in der Microsoft Azure-Infrastruktur eingesetzt und bietet eine garantierte Erreichbarkeit der Anwendung von 99,99 %. Sie hat externe, unabhängige Tests in einem bekannten europäischen Zentrum bestanden und ist als vollständig geeignet für den sicheren Austausch und die Speicherung vertraulicher Daten anerkannt.
Wie das Unternehmen des Kunden feststellte, entsprechen gerade solche Produkte den modernen Anforderungen und bieten die Möglichkeit, rund um die Uhr und an jedem Ort über einen Webbrowser zu arbeiten, was für Mitarbeiter, die außerhalb des Büros arbeiten, sehr wichtig ist. Die Einführung des Systems führte zu einer Steigerung der Unternehmenseffizienz sowie zu einer Minimierung des Papierumlaufs und der Kosten für den Dokumentenversand. Eine Reihe von für das Unternehmen wichtigen Prozessen wurde beschleunigt, insbesondere der Vertragsabschluss.
Die Zeit für Managemententscheidungen wurde verkürzt, was unter den derzeitigen dynamischen Marktbedingungen sehr wichtig und relevant ist. Darüber hinaus beabsichtigt das Kundenunternehmen, sowohl die Funktionalität des Geschäftspartnerportals als auch die Automatisierung einer Reihe weiterer interner Geschäftsprozesse mit Hilfe der softXspace-Plattform weiter auszubauen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist softXspace Client Portal?
Ein zentraler Anlaufpunkt für die Interaktion mit Kunden, Lieferanten und Partnern. Jeder Geschäftspartner hat ein persönliches Konto für Akkreditierung, Dokumentenaustausch und Vertragsverwaltung.
Wie lange dauerte die Implementierung?
Weniger als ein Jahr — von der Analyse der Anforderungen bis zum vollständigen Start der Komplettlösung mit internem Dokumentenmanagement und externem Geschäftspartnerportal.
Kann die Lösung On-Premise bereitgestellt werden?
Ja. Die softXspace-Plattform unterstützt sowohl Cloud-Bereitstellung in Microsoft Azure als auch die Installation in der eigenen Infrastruktur des Kunden (On-Premise).
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