Електронний документний архів – Банк Портал

Функціональні можливості

• Відправка документів з інформаційних систем банку до архіву
• Реєстрація документів
• Створення електронних скан-копій документів, включно з прямим імпортом до архіву та документами з цифровим підписом
• Пошук справ, томів та документів, включно з повнотекстовим пошуком за змістом документа
• Аудит операцій зі створення та затвердження актів на знищення або передачу справ до підрозділів
• Створення актів передачі, знищення документів тощо
• Конвертація документів у незмінний формат PDF-A для довгострокового зберігання
• Робота зі справами, томами та документами (дизайнер нумерації справ, переформування, закриття, обробка перехідних справ)
• Створення та ведення номенклатури справ
• Дизайнер справ відповідно до структури та затверджених умов архівного зберігання, створення зведеної номенклатури
• Видача та повернення справ, томів, документів
• Експорт документів у електронний формат ASIC для зберігання документів з метаданими та інформацією про цифрові підписи згідно рекомендацій ЄС
• Матричне налаштування прав доступу в контексті організаційної структури, ролей та номенклатури справ
• Підтримка кваліфікованого електронного підпису (КЕП), що забезпечує юридичну значущість документів

Детальніше про можливості softXspace Archive

Результати впровадження

• Зменшено фінансові витрати на зберігання паперових оригіналів та скорочено час їх обробки
• Структуроване зберігання документів в електронній формі виключило втрату документів та забезпечило зручний пошук
• Економія часу та підвищення ефективності роботи фахівців та архівістів
• Мінімізація витрат на утримання паперового архіву
• Підвищена ефективність роботи з документообігом загалом спростила роботу з архівними документами (знищення, передача на зберігання)

Суміжні кейси: аналітика для ПроКредит Банк, електронний архів для Нурбанк, електронний архів для АрселорМіттал.

Зв'язатися з нами