Elektroniczne archiwum dokumentów – Bank Portal

Funkcjonalność

• Przesyłanie dokumentów z bankowych systemów informatycznych do archiwum
• Rejestracja dokumentów
• Wykonywanie skanów dokumentów w postaci elektronicznej, w tym bezpośredni import do archiwum oraz dokumentów z podpisem cyfrowym
• Wyszukiwanie spraw, tomów i dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe po treści dokumentu
• Audyt operacji sporządzania i zatwierdzania aktów zniszczenia lub przekazania spraw do jednostek 
• Sporządzanie aktów przekazania i zniszczenia dokumentów 
• Konwersja dokumentów do niezmiennego formatu PDF-A, przeznaczonego do długoterminowego przechowywania dokumentów 
• Praca ze sprawami, tomami i dokumentami (kreator numeracji spraw, ponowne formowanie, zamykanie, obsługa spraw, przetwarzanie spraw przechodnich)
• Tworzenie i prowadzenie nomenklatury spraw 
• Kreator spraw zgodny ze strukturą i zatwierdzonymi warunkami przechowywania archiwalnego, tworzenie skonsolidowanej nomenklatury spraw oraz spraw jednostek strukturalnych
• Tworzenie nomenklatury spraw na podstawie nomenklatury z poprzednich lat oraz jej zatwierdzanie 
• Tworzenie wydruku sprawy
• Wydawanie i zwrot spraw, tomów i dokumentów 
• Eksport dokumentów, tomów i spraw do formatu elektronicznego ASIC, który pozwala przechowywać dokumenty w oryginalnej postaci wraz z metadanymi i danymi o podpisach cyfrowych zgodnie z zaleceniami UE 
• Księga ewidencji przychodu i rozchodu dokumentów 
• Macierzowa konfiguracja uprawnień dostępu w kontekście struktury organizacyjnej, ról i nomenklatury spraw 
• Obsługa podpisu cyfrowego (QES), dzięki której dokumenty podpisane w systemie mają pełną moc prawną 

 Więcej o wszystkich możliwościach softXspace Archive znajdziesz tutaj

Wyniki wdrożenia 

• Zmniejszono koszty finansowe przechowywania papierowych oryginałów i skrócono czas ich przetwarzania 
• Uporządkowane przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej wyeliminowało ich utratę i zapewniło wygodne wyszukiwanie 
• Oszczędność czasu i wyższa efektywność pracy ekspertów i archiwistów
• Minimalizacja kosztów utrzymania archiwum papierowego 
• Wyższa ogólna efektywność pracy z obiegiem dokumentów uprościła pracę z dokumentami archiwalnymi (brakowanie, przekazanie do przechowywania)
  
  

Powiązane studia przypadków: business analytics for electronic a – Procredit Bank, archiwum elektroniczne dla Nurbank, system ECM dla Kernel, archiwum elektroniczne dla Donetskmiskgaz, archiwum elektroniczne dla Arcelormittal, Microsoft 365 dla Siloxene.