Опис проєкту
Рішення призначене для автоматизації комерційної взаємодії з контрагентами компанії (клієнти, постачальники, партнери тощо) та автоматизації внутрішнього документообігу. В першу чергу рішення створювалось з метою спрощення та уніфікації роботи з сільгоспвиробниками-контрагентами, а також з іншими партнерами компанії. Рішення дозволяє автоматизувати бізнес-процеси та безпечно обмінюватись документами й інформацією: акредитація контрагентів, комерційні пропозиції, узгодження та укладання договорів за допомогою цифрового підпису, обмін розрахунковими документами тощо. Окрім того, рішення характеризується широкими інтеграційними можливостями, можливостями подальшої самостійної будови бізнес-процесів без програмування, а також гарантованою 99,99% доступністю завдяки розгортанню в інфраструктурі Microsoft Azure
Функціональні можливості
Ключові автоматизовані процеси:
- Попередній розгляд контрагенту: обробка заявки та інших документів від контрагента з метою оцінки його репутації, можливих ризиків та перспектив подальшої співпраці
- Реєстрація та авторизація контрагента: реєстрація контрагента на Порталі після завершення попереднього розгляду та отримання посилання для реєстрації, авторизації
- Процес «Акредитація контрагента»: створення заявки в електронному кабінеті Порталу контрагента для акредитації/переакредитації контрагента, надсилання на розгляд представнику компанії. В електронному документообігу — розгляд заявки та, у випадку підтвердження, занесення контрагента в облікову систему замовника
- Створення комерційної пропозиції: формування та підписання комерційної пропозиції в електронному кабінеті порталу контрагента, надсилання регіональному представнику замовника в СЕД. Розгляд на узгодження в електронній системі документообігу
- Створення договору: створення типового або нетипового договору уповноваженою особою замовника, зокрема на основі шаблону з картки документа. Узгодження та підписання договору за допомогою КЕП та цифрової печатки. Формування зв’язків між угодами
- Отримання документа від контрагента: створення в електронному кабінеті порталу контрагента, підписання та відправка вихідного документ на обробку в систему електронного документообігу. Узгодження, підписання та архівування документа в СЕД
- Створення вихідного документа для контрагента: створення вихідного документа у Системі електронного документообігу та відправлення на адресу контрагента, з можливістю обрання узгоджуючих та підписантів, а також з можливістю зареєструвати та самостійно підписати документ
- Створення службових документів: внутрішнє листування, комерційні документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо. Можливість для співробітника сформувати службовий документ, обрати його узгоджуючих та підписантів, при необхідності встановити контроль документа
Система електронного документообігу:
- Доступ до Особистого кабінету співробітника СЕД: агрегація завдань та документів
- Гнучке налаштування шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документа
- Конструктор маршрутів погодження, підписання та виконання документів, налаштування контролю виконання
- Підтримка шаблонів документів та можливостей спільної роботи над проєктом документа
- Кадровий модуль
- Системи електронного документообігу
- Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, керування версіями, реєстрація, погодження, підписання, виконання, архівування, передача, пошук тощо
- Заміщення працівника: керівник-помічник та керівник-заступник
- Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
- Розширений пошук документів
- Підтримка кваліфікованого електронного підпису
Електронний кабінет контрагента на порталі:
- Створення та ініціація виконання документів контрагентом
- Отримання та опрацювання документів, які надіслані контрагенту
- Перегляд списків документів, які очікують виконання контрагентом
- Пошук та фільтр документів
- Перегляд документів в ієрархії, інформація про зв’язки між документами
- Перегляд поточного статусу опрацювання документа, коментарів
- Перегляд друкованих форми підписаних документів
- Налаштування профілю контрагента, призначення уповноважених осіб контрагента
- Підтримка кваліфікованого електронного підпису, що надає юридично-значущий статус підписаним документам
Результати впровадження
- Систематизація та уніфікація роботи з контрагентами — визначені бізнес-процеси, маршрути узгодження, шаблони документів
- Прискорення документообігу між компанією та її партнерами — повний цикл обробки документів та договорів скоротився з декількох тижнів до 2-3 днів
- Економія робочого часу співробітників на операції з документами, як наслідок — вивільнення часу на продуктивну діяльність
- Скорочення витрат на друк і доставку паперових документів
- Створення єдиного інформаційного простору з розмежуванням прав доступу між контрагентом та компанією
- Поліпшення виконавської дисципліни, прозорість інформаційних потоків
- Підвищення якості управлінських рішень за рахунок використання актуальних даних, контроль бізнес-процесів обробки документів у режимі реального часу
- Рішення розгорнуте в інфраструктурі Microsoft Azure, що забезпечує гарантовану доступність додатків 99,99%
- Системи пройшли тестування безпеки як внутрішньої тестової лабораторії компанії COFCO Agri Resources Ukraine, так і зовнішнє незалежне тестування у відомому європейському центрі, що спеціалізується на безпеці веб-додатків. Рішення визнані повністю придатними для безпечного обміну та зберігання конфіденційних даних
- Повна адаптація під мобільні пристрої — співробітники, і контрагенти можуть працювати у системі 24/7 будь-де та з будь-якого пристрою
- Рішення базуються на LowCode/NoCode платформі softXspace, що дозволяє надалі швидко автоматизувати інші процеси компанії — виробничого, кадрового, управлінського, організаційно-розпорядчого документообігу
.png)
