Електронний архів — Bank Portal

Функціональні можливості 

• Відправлення документа на архівне зберігання з інформаційних систем банку 
• Реєстрація документів 
• Сканування електронних документів, зокрема прямий імпорт в архів та документи з цифровим підписом 
• Пошук справ, томів, документів, зокрема повнотекстовий пошук за змістом документів 
• Аудит операцій формування та узгодження актів на знищення, передача справ у підрозділи
• Формування акту прийому-передачі, знищення документів тощо 
• Перетворення документів у незмінний формат PDF-A, розрахований на довгострокове зберігання документів 
• Робота зі справами, томами, документами (конструктор нумерації справ, переформування, закриття, робота зі справами, ведення перехідних справ) 
• Формування та ведення номенклатури справ
• Конструктор справ відповідно до структури й затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів
• Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
• Формування друкованої форми номенклатури справ 
• Видача та повернення справ, томів, документів 
• Експорт документів, томів, справ в електронному форматі ASIC, що дозволяє зберегти безпосередньо документи, метаінформацію, інформацію щодо цифрових підписів згідно з рекомендаціями ЄС
• Книга обліку надходження та вибуття документів 
• Конфігурація матриці прав доступу у розрізі оргструктури, ролей, номенклатури справ 
• Підтримка цифрового підписання (КЕП), який надає повну юридичну значущість підписаним документам у системі 

Детальніше про усі можливості softXspace Archive за посиланням

Результати впровадження 

• Зменшення фінансових витрат на зберігання паперових документів та зменшення часу на їх обробки
• Структуроване зберігання документів в електронному вигляді виключило втрату документів та забезпечило зручний пошук 
• Економія часу та підвищення ефективності роботи спеціалістів, архіваріусів
• Мінімізація витрат на підтримку паперового архіву
• Підвищення ефективності роботи спільно з документообігом в цілому, спростило роботу з архівними документами (вилучення, відправлення на зберігання)
  
  

Пов'язані кейси: business analytics for electronic a — Procredit Bank, електронний архів для Nurbank, ECM-система для Kernel, електронний архів для Donetskmiskgaz, електронний архів для Arcelormittal, Microsoft 365 для Siloxene.