Функціональні можливості
- Відправлення документа на архівне зберігання з інформаційних систем банку
- Реєстрація документів
- Сканування електронних документів, зокрема прямий імпорт в архів та документи з цифровим підписом
- Пошук справ, томів, документів, зокрема повнотекстовий пошук за змістом документів
- Аудит операцій формування та узгодження актів на знищення, передача справ у підрозділи
- Формування акту прийому-передачі, знищення документів тощо
- Перетворення документів у незмінний формат PDF-A, розрахований на довгострокове зберігання документів
- Робота зі справами, томами, документами (конструктор нумерації справ, переформування, закриття, робота зі справами, ведення перехідних справ)
- Формування та ведення номенклатури справ
- Конструктор справ відповідно до структури й затверджених положень архівного зберігання, формування зведеної номенклатури справ, справ структурних підрозділів
- Формування номенклатури на основі номенклатури попередніх років, узгодження номенклатури справ
- Формування друкованої форми номенклатури справ
- Видача та повернення справ, томів, документів
- Експорт документів, томів, справ в електронному форматі ASIC, що дозволяє зберегти безпосередньо документи, метаінформацію, інформацію щодо цифрових підписів згідно з рекомендаціями ЄС
- Книга обліку надходження та вибуття документів
- Конфігурація матриці прав доступу у розрізі оргструктури, ролей, номенклатури справ
- Підтримка цифрового підписання (КЕП), який надає повну юридичну значущість підписаним документам у системі
Детальніше про усі можливості softXspace Archive за посиланням
Результати впровадження
- Зменшення фінансових витрат на зберігання паперових документів та зменшення часу на їх обробки
- Структуроване зберігання документів в електронному вигляді виключило втрату документів та забезпечило зручний пошук
- Економія часу та підвищення ефективності роботи спеціалістів, архіваріусів
- Мінімізація витрат на підтримку паперового архіву
- Підвищення ефективності роботи спільно з документообігом в цілому, спростило роботу з архівними документами (вилучення, відправлення на зберігання)
.png)
.png)
