soft Xpansion logo

Menu

Elektroniczny Obieg Faktur i KSeF na Microsoft 365

softXspace365 oferuje kompleksowy elektroniczny obieg faktur zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF). Automatyzuj przetwarzanie faktur kosztowych i sprzedażowych, kontroluj zatwierdzanie faktur i zapewnij zgodność z przepisami – wszystko na platformie Microsoft 365, z której już korzystasz. System obiegu faktur softXspace365 wspiera zarządzanie fakturami na każdym etapie – od wpływu dokumentu, przez workflow faktur i zatwierdzanie, aż po księgowanie i archiwizację. Automatyzacja faktur eliminuje ręczne przetwarzanie i redukuje błędy.

Skontaktuj się Umów demo
Otrzymać prezentację produktu

Wyślemy Ci link do prezentacji

softXspace365 – Nowoczesny i Gotowy System DMS/EOD dla Microsoft 365

Zarządzanie Dokumentami i Automatyzacja Procesów dla każdej firmy. Cyfrowa przestrzeń robocza w Teams i SharePoint, generowanie dokumentów z szablonów, podpisy elektroniczne, obieg umów i faktur (KSeF), archiwum z wyszukiwaniem, konstruktor procesów No-Code oraz integracja z ERP/CRM.

Obieg Faktur – Od Wpływu do Księgowania

Co to jest DMS? – Definicja i Kluczowe Funkcje

Obieg faktur to uporządkowany proces przetwarzania dokumentów finansowych w organizacji – od momentu otrzymania lub wystawienia faktury, przez weryfikację i zatwierdzenie, aż po księgowanie i archiwizację.

Etapy obiegu faktur kosztowych (zakupowych):

1. Wpływ faktury: Faktura trafia do systemu – z e-maila, skanu, KSeF, EDI lub ręcznie wprowadzona. Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI) rozpoczyna przetwarzanie faktur.
2. Rejestracja: Nadanie numeru wewnętrznego, przypisanie do dostawcy, kategoryzacja, wstępna dekretacja. System fakturowania automatycznie klasyfikuje dokumenty.
3. Weryfikacja merytoryczna: Sprawdzenie czy towar/usługa została dostarczona, porównanie z zamówieniem i protokołem odbioru.
4. Zatwierdzanie faktur: Akceptacja przez osoby upoważnione zgodnie z matrycą uprawnień (wartość, kategoria, budżet). Workflow faktur kieruje dokument do właściwych osób.
5. Dekretacja księgowa: Przypisanie kont, MPK, projektów, stawek VAT. Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem.
6. Księgowanie: Zapis w systemie FK, generowanie przelewu lub dodanie do paczki płatności.
7. Archiwizacja: Trwałe przechowywanie z pełną ścieżką audytu zgodnie z przepisami (min. 5 lat).

Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 automatyzuje każdy z tych etapów, redukując czas przetwarzania faktur o 70%.


Obieg Faktur w Firmie – Praktyczne Wdrożenie

Obieg faktur w firmie wymaga dopasowania do specyfiki organizacji – struktury, procesów, wymagań compliance. Elektroniczny obieg faktur w firmie z softXspace365 jest elastyczny i konfigurowalny bez programowania. Oto kluczowe elementy skutecznego wdrożenia

  • Mapowanie procesu

    Zidentyfikuj wszystkie osoby zaangażowane w obieg faktur, ich role i odpowiedzialności. Określ ścieżki zatwierdzania dla różnych typów faktur.

  • Matryca uprawnień

    Zdefiniuj kto może zatwierdzać faktury o jakiej wartości, z jakiej kategorii, od jakiego dostawcy. Uwzględnij zastępstwa i eskalacje

  • Integracja z systemami

    Obieg faktur w firmie musi komunikować się z:

    • Systemem FK/ERP (księgowanie)
    • Systemem zakupowym (zamówienia)
    • Bankowością (płatności)
    • KSeF (e-faktury)

  • Automatyzacja faktur

    Zautomatyzuj powtarzalne czynności:

    • Ekstrakcja danych z faktur (OCR)
    • Routing do odpowiednich osób
    • Przypomnienia i eskalacje
    • Kontrola duplikatów
    • Dekretacja na podstawie reguł

  • Raportowanie i kontrola

    • Status faktur w czasie rzeczywistym
    • Analiza terminowości płatności
    • Kontrola budżetu
    • Raporty dla audytu

Workflow Faktur – Automatyczne Ścieżki Zatwierdzania

Workflow faktur w softXspace365 to konfigurowalne ścieżki zatwierdzania dostosowane do struktury i polityki organizacji. Automatyzacja faktur eliminuje ręczne przekazywanie dokumentów. Workflow faktur eliminuje zagubione dokumenty i zapewnia terminową realizację płatności. Typy workflow faktur:

  • Sekwencyjny

    Faktura przechodzi kolejno przez zdefiniowane etapy – weryfikacja → kierownik → dyrektor → księgowość.

  • Równoległy

    Kilka osób zatwierdza jednocześnie – np. weryfikacja merytoryczna i budżetowa.

  • Warunkowy

    Ścieżka zależy od parametrów faktury – wartość, kategoria, dostawca, przekroczenie budżetu.

  • Reguły routingu

    • Faktury < 5000 PLN → tylko kierownik działu
    • Faktury 5000-20000 PLN → kierownik + dyrektor
    • Faktury > 20000 PLN → zarząd
    • Faktury inwestycyjne → dodatkowo kontroling

  • Funkcje automatyczne

    • Powiadomienia e-mail i Teams
    • Przypomnienia przed terminem
    • Eskalacja przy opóźnieniu
    • Zastępstwa (delegacje uprawnień)
    • Komentarze i załączniki w procesie

  • SLA i monitoring

    • Czas na zatwierdzenie każdego etapu
    • Alerty przy przekroczeniu SLA
    • Dashboard z "wąskimi gardłami"

Zatwierdzanie Faktur – Kontrola i Compliance

Zatwierdzanie faktur to kluczowy etap w obiegu dokumentów finansowych. Prawidłowo skonfigurowany proces zapewnia kontrolę wydatków i zgodność z polityką firmy. Zatwierdzanie faktur w softXspace365 jest szybkie, transparentne i w pełni kontrolowane.

  • Poziomy zatwierdzania

    • Merytoryczny: Czy usługa/towar została dostarczona zgodnie z zamówieniem? 
    • Budżetowy: Czy są środki w budżecie?
    • Formalny: Czy faktura jest poprawna pod względem VAT, danych?
    • Księgowy: Czy dekretacja jest prawidłowa?

  • Matryca zatwierdzania

    System fakturowania softXspace365 pozwala definiować szczegółowe reguły:

    • Limity kwotowe per stanowisko
    • Kategorie wydatków wymagające dodatkowej akceptacji
    • Dostawcy wymagający specjalnej weryfikacji
    • Przekroczenia budżetu wymagające eskalacji

  • Mobilne zatwierdzanie

    Zarządzanie fakturami możliwe z dowolnego urządzenia – Microsoft faktury dostępne w aplikacji Teams na telefonie. Zatwierdzanie jednym kliknięciem

  • Audit trail

    Pełna historia zatwierdzania faktur – kto, kiedy, jaką decyzję podjął, z jakim komentarzem. Niezbędne dla audytu i compliance

KSeF Integracja – Krajowy System e-Faktur

System Zarządzania Dokumentami – Kompleksowe Rozwiązanie

KSeF integracja z softXspace365 zapewnia pełną automatyzację obsługi e-faktur zgodnie z wymogami Ministerstwa Finansów.

Co to jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 2026 roku KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich podatników VAT w Polsce.

Harmonogram wdrożenia KSeF:

  • Od 1 lutego 2026: duże firmy (przychód > 200 mln PLN)
  • Od 1 kwietnia 2026: wszyscy podatnicy VAT

Jak działa integracja KSeF?

Faktury sprzedażowe:

  1. Tworzysz fakturę w softXspace365
  2. System automatycznie wysyła do KSeF (API)
  3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
  4. Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF

Faktury zakupowe:

  1. softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
  2. OCR nie jest potrzebny – dane są ustrukturyzowane
  3. Faktura trafia do obiegu faktur
  4. Workflow faktur kieruje do zatwierdzania

Korzyści z KSeF:

  • Szybszy zwrot VAT (40 zamiast 60 dni)
  • Eliminacja faktur papierowych
  • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
  • Jednolity format = łatwiejsze przetwarzanie faktur
  • Brak konieczności archiwizacji (KSeF przechowuje 10 lat)

softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – przygotuj się na obowiązek już dziś!


Jak działa integracja KSeF?

softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – przygotuj się na obowiązek już dziś!

  • Faktury sprzedażowe

    1. Tworzysz fakturę w softXspace365
    2. System automatycznie wysyła do KSeF (API)
    3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
    4. Faktura jest dostępna dla nabywcy w KSeF

  • Faktury zakupowe

    1. softXspace365 automatycznie pobiera faktury z KSeF
    2. OCR nie jest potrzebny – dane są ustrukturyzowane
    3. Faktura trafia do obiegu faktur
    4. Workflow faktur kieruje do zatwierdzania

  • Korzyści z KSeF

    • Szybszy zwrot VAT (40 zamiast 60 dni)
    • Eliminacja faktur papierowych
    • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
    • Jednolity format = łatwiejsze przetwarzanie faktur
    • Brak konieczności archiwizacji (KSeF przechowuje 10 lat)

System Obiegu Faktur – Funkcje i Możliwości

System obiegu faktur softXspace365 to kompletne rozwiązanie do zarządzania fakturami w organizacji. Zbudowany natywnie na Microsoft 365, integruje się z Teams, SharePoint, Outlook i Power Platform. Elektroniczny obieg faktur w systemie softXspace365 obsługuje tysiące dokumentów miesięcznie bez dodatkowego nakładu pracy. Kluczowe funkcje systemu fakturowania:

  • Import faktur z wielu źródeł

    • KSeF (automatyczny odbiór e-faktur)
    • E-mail (rozpoznawanie załączników)
    • Skany (OCR z ekstrakcją danych)
    • EDI (dla kluczowych dostawców)
    • Ręczne wprowadzanie

  • Automatyczna ekstrakcja danych (OCR/AI)

    • System rozpoznaje dane z faktur – numer, data, kwoty, pozycje, NIP dostawcy.
    • Przetwarzanie faktur bez ręcznego przepisywania.

  • Zarządzanie fakturami

    • Centralny rejestr wszystkich faktur
    • Statusy i śledzenie w czasie rzeczywistym
    • Wyszukiwanie i filtrowanie
    • Historia zmian i komentarzy
    • Załączniki (zamówienia, protokoły)

  • Microsoft faktury – natywna integracja

    • Powiadomienia w Teams
    • Zatwierdzanie z Outlook
    • Przechowywanie w SharePoint
    • Automatyzacja w Power Automate
    • Raportowanie w Power BI

  • Integracja z systemami FK/ERP

    • SAP, Dynamics 365, Comarch, Symfonia
    • Automatyczna dekretacja
    • Export zatwierdzonych faktur
    • Synchronizacja statusów płatności

Automatyzacja Faktur – Oszczędność Czasu i Kosztów

Automatyzacja faktur to klucz do efektywnego zarządzania finansami firmy. softXspace365 eliminuje ręczne, powtarzalne czynności w obiegu faktur. Automatyzacja faktur w softXspace365 zwraca się już w pierwszych miesiącach użytkowania. Co można zautomatyzować?

  • Import i rejestracja

    • Automatyczne pobieranie z KSeF
    • Rozpoznawanie faktur w załącznikach e-mail
    • OCR dla skanów i zdjęć
    • Automatyczna kategoryzacja

  • Workflow i routing

    • Kierowanie do właściwych osób na podstawie reguł
    • Automatyczne przypomnienia
    • Eskalacja przy opóźnieniach
    • Zastępstwa podczas nieobecności

  • Dekretacja

    • Automatyczne przypisanie kont na podstawie dostawcy/kategorii
    • Sugestie MPK i projektów
    • Kontrola budżetu przed zatwierdzeniem

  • Księgowanie i płatności

    • Export do systemu FK po zatwierdzeniu
    • Generowanie paczek płatności
    • Automatyczne rozliczenie zaliczek

  • ROI z automatyzacji faktur

    • 70-80% szybsze przetwarzanie faktur
    • 90% mniej błędów (brak ręcznego przepisywania)
    • Terminowe płatności = wykorzystanie skont
    • Mniejsze zatrudnienie w administracji

Zarządzanie Fakturami – Pełna Kontrola Finansów

Zarządzanie fakturami w softXspace365 daje pełną widoczność i kontrolę nad dokumentami finansowymi organizacji. Zarządzanie fakturami w softXspace365 to pełna kontrola nad finansami firmy.

  • Dashboard i raportowanie

    • Status wszystkich faktur w czasie rzeczywistym
    • Faktury oczekujące na zatwierdzenie
    • Faktury przeterminowane
    • Analiza terminowości płatności
    • Kontrola budżetu per dział/projekt

  • Wyszukiwanie i filtrowanie

    • Po numerze, dacie, kwocie, dostawcy
    • Po statusie w workflow faktur
    • Po osobie zatwierdzającej
    • Pełnotekstowe wyszukiwanie w treści

  • Alerty i powiadomienia

    • Zbliżający się termin płatności
    • Faktury blokujące budżet
    • Przekroczenia limitów
    • Nowe faktury do zatwierdzenia

  • Raportowanie dla zarządu

    • Wartość faktur w obiegu
    • Średni czas przetwarzania faktur
    • Koszty per dostawca/kategoria
    • Trendy i prognozy

  • Zarządzanie dostawcami

    • Kartoteka dostawców
    • Historia faktur i płatności
    • Ocena terminowości dostaw
    • Warunki płatności

System Fakturowania na Microsoft 365

System fakturowania softXspace365 wykorzystuje pełnię możliwości platformy Microsoft 365. Pracujesz w znanym środowisku – bez konieczności nauki nowych narzędzi. Microsoft faktury w softXspace365 to pełna integracja z ekosystemem, z którego już korzystasz. Obieg faktur w firmie działa bez dodatkowej infrastruktury. Integracja z Microsoft 365:

  • Microsoft Teams

    • Powiadomienia o nowych fakturach
    • Zatwierdzanie bez opuszczania Teams
    • Dyskusje przy fakturach
    • Bot do szybkich zapytań o status

  • Microsoft Outlook

    • Automatyczne rozpoznawanie faktur w załącznikach
    • Zatwierdzanie z poziomu e-mail
    • Powiadomienia o zadaniach

  • SharePoint

    • Bezpieczne przechowywanie faktur
    • Kontrola wersji dokumentów
    • Uprawnienia i audit trail

  • Power Automate

    • Automatyzacja workflow faktur
    • Integracje z systemami zewnętrznymi
    • Niestandardowe powiadomienia

  • Power BI

    • Dashboardy finansowe
    • Analiza kosztów
    • Raporty dla zarządu

Przetwarzanie Faktur – OCR i Sztuczna Inteligencja

DMS SharePoint – System DMS na Platformie Microsoft

Przetwarzanie faktur w softXspace365 wykorzystuje zaawansowane technologie OCR i AI do automatycznej ekstrakcji danych.

Jak działa OCR faktur?

1. Skanowanie/import:
Faktura trafia do systemu jako obraz (skan, zdjęcie, PDF).

2. Rozpoznawanie tekstu:
Technologia OCR konwertuje obraz na tekst. AI identyfikuje strukturę dokumentu.

3. Ekstrakcja danych:
System automatycznie rozpoznaje:

  • Numer faktury i data wystawienia
  • Dane dostawcy (nazwa, NIP, adres)
  • Kwoty (netto, VAT, brutto)
  • Pozycje i ilości
  • Termin płatności
  • Numer konta bankowego

4. Walidacja:
Porównanie z danymi w systemie – weryfikacja NIP, sprawdzenie duplikatów.

5. Automatyczna kategoryzacja:
Na podstawie dostawcy i treści – przypisanie kategorii wydatku.

Dokładność przetwarzania:

  • 95%+ dla standardowych faktur
  • 99%+ dla faktur z KSeF (dane ustrukturyzowane)
  • Uczenie maszynowe poprawia dokładność w czasie

Obsługiwane formaty:

  • PDF (natywne i skanowane)
  • Obrazy (JPG, PNG, TIFF)
  • Faktury z KSeF (XML)
  • E-faktury EDI

Przetwarzanie faktur w softXspace365 eliminuje ręczne przepisywanie i związane z tym błędy.


Elektroniczny Obieg Faktur – FAQ (Najczęściej Zadawane Pytania)

Elektroniczny obieg faktur to cyfrowy proces zarządzania fakturami w organizacji – od momentu wpływu dokumentu, przez weryfikację i zatwierdzanie faktur, aż po księgowanie i archiwizację.

Czym różni się od tradycyjnego obiegu?

  • Brak papieru – wszystko w systemie
  • Automatyzacja faktur – OCR, routing, przypomnienia
  • Pełna transparentność – wiesz gdzie jest każda faktura
  • Szybkość – dni zamienione w godziny
  • Zgodność – audit trail, RODO, KSeF

Kluczowe elementy elektronicznego obiegu faktur:

  • Centralny rejestr faktur
  • Workflow faktur z wielopoziomowym zatwierdzaniem
  • Integracja z KSeF i systemami FK
  • Raportowanie i dashboardy
  • Bezpieczna archiwizacja

Elektroniczny obieg faktur w softXspace365 to nowoczesny system obiegu faktur zbudowany na Microsoft 365.


KSeF (Krajowy System e-Faktur) to platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych w Polsce.

Kluczowe informacje o KSeF:

  • Obowiązkowy od 2026 dla wszystkich podatników VAT
  • Duże firmy: od 1 lutego 2026
  • Wszyscy: od 1 kwietnia 2026

Jak działa KSeF?

  1. Sprzedawca wystawia fakturę w swoim systemie
  2. Faktura jest wysyłana do KSeF (format XML)
  3. KSeF waliduje i przyznaje numer identyfikacyjny
  4. Nabywca odbiera fakturę z KSeF
  5. KSeF przechowuje faktury przez 10 lat

Korzyści z KSeF:

  • Szybszy zwrot VAT (40 dni zamiast 60)
  • Eliminacja faktur papierowych i skanów
  • Automatyczna weryfikacja kontrahentów
  • Jednolity format ułatwia automatyzację faktur

KSeF integracja z softXspace365:
softXspace365 zapewnia pełną integrację z KSeF – automatyczny odbiór i wysyłkę faktur. Obieg faktur startuje automatycznie po pobraniu dokumentu z KSeF.


Automatyzacja obiegu faktur wymaga kilku kroków:

Krok 1: Analiza obecnego procesu
Zmapuj obecny obieg faktur w firmie:

  • Skąd wpływają faktury?
  • Kto je przetwarza i zatwierdza?
  • Jakie są wąskie gardła?
  • Ile czasu zajmuje przetwarzanie faktur?

Krok 2: Wybór systemu obiegu faktur
Wybierz rozwiązanie dopasowane do potrzeb:

  • Integracja z istniejącymi systemami (FK, ERP)
  • Obsługa KSeF
  • Skalowalność i łatwość konfiguracji

Krok 3: Konfiguracja workflow faktur
Zdefiniuj automatyczne ścieżki zatwierdzania:

  • Reguły routingu (wartość, kategoria, dostawca)
  • Matryca uprawnień dla zatwierdzania faktur
  • Eskalacje i zastępstwa

Krok 4: Integracja źródeł
Skonfiguruj automatyczny import:

  • KSeF integracja (API)
  • E-mail (rozpoznawanie załączników)
  • OCR dla skanów

Krok 5: Wdrożenie i szkolenie

  • Pilotaż z wybranym działem
  • Szkolenie użytkowników
  • Monitoring i optymalizacja

softXspace365 wspiera każdy z tych kroków – od analizy, przez konfigurację, po szkolenia.


Koszt elektronicznego obiegu faktur zależy od kilku czynników:

Model cenowy:

  • Per użytkownik: Miesięczna opłata za osobę z dostępem
  • Per dokument: Opłata za przetwarzanie faktur
  • Hybrid: Kombinacja obu modeli

Czynniki wpływające na cenę:

  • Liczba użytkowników w workflow faktur
  • Wolumen faktur (miesięcznie/rocznie)
  • Funkcje (OCR, KSeF integracja)
  • Poziom wsparcia i SLA

ROI – zwrot z inwestycji:

  • 70-80% szybsze przetwarzanie faktur
  • 90% mniej błędów
  • Terminowe płatności = wykorzystanie skont
  • Mniejsze zatrudnienie w administracji

softXspace365 – model cenowy:
Subskrypcja per użytkownik, wykorzystująca istniejące licencje Microsoft 365. Zarządzanie fakturami bez dodatkowych opłat za wolumen.

Skontaktuj się po bezpłatną wycenę.


Wdróż Elektroniczny Obieg Faktur z softXspace365

Umów bezpłatną prezentację i zobacz, jak elektroniczny obieg faktur softXspace365 może usprawnić zarządzanie fakturami w Twojej firmie. Przygotuj się na KSeF z softXspace365 – już dziś!

Umów demo

Co nowego?

Zobacz więcej

  • Process Automation and Document Management in Microsoft 365: 1-Wk Implementation

    August, 2025

    Discover how softXspace365 automates workflows and document management in Microsoft 365. Fast deployment, no-code setup, digital signatures, analytics, and more — all inside Teams and SharePoint

    Read more

  • Streamlining Contract Management with Low-Code Solutions

    March, 2025

    In this article, we examine how low-code solutions can transform contract management, how to implement workflow automation and the benefits of adopting these tools to increase productivity and reduce errors.

    Read more
  • How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

    How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

    March, 2025

    Novus, one of the largest supermarket chains in Ukraine, chose the Low-Code/No-Code platform softXspace to comprehensively automate its contract management processes.

    Read more

Process Automation and Document Management in Microsoft 365: 1-Wk Implementation

August, 2025

Discover how softXspace365 automates workflows and document management in Microsoft 365. Fast deployment, no-code setup, digital signatures, analytics, and more — all inside Teams and SharePoint

Read more

Streamlining Contract Management with Low-Code Solutions

March, 2025

In this article, we examine how low-code solutions can transform contract management, how to implement workflow automation and the benefits of adopting these tools to increase productivity and reduce errors.

Read more
How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

How Novus Automated Contract Management: Results of the First Phase

March, 2025

Novus, one of the largest supermarket chains in Ukraine, chose the Low-Code/No-Code platform softXspace to comprehensively automate its contract management processes.

Read more

soft Xpansion is an international company with more than 25 years of experience in the development and implementation of software products

Join us
Contact us