W cyfrowym świecie ręczne zarządzanie dokumentami może być czasochłonne, podatne na błędy i kosztowne. Technologia dostarcza rozwiązanie w postaci automatycznego zarządzania dokumentami, automatyzując tworzenie, organizację i przetwarzanie dokumentów. Dzięki automatyzacji rutynowych zadań, takich jak zatwierdzenia, organizacja plików i podpisy, firmy mogą zaoszczędzić czas, zmniejszyć koszty i zachować dokładność.
Automatyczne zarządzanie dokumentami odgrywa kluczową rolę w zmianie sposobu, w jaki organizacje zarządzają swoimi przepływami pracy. Automatyzacja wspiera zarządzanie cyklem życia dokumentów oraz integruje rozwiązania cyfrowego podpisu.
Co to jest automatyczne zarządzanie dokumentami i dlaczego ma znaczenie?
Automatyczne zarządzanie dokumentami polega na wykorzystaniu technologii do zmniejszenia ręcznej pracy przy tworzeniu, przechowywaniu i uzyskiwaniu dostępu do dokumentów poprzez zastosowanie zautomatyzowanych procesów. Technologia umożliwia firmom automatyzację przepływu dokumentów, dostarczanie rozwiązań cyfrowego podpisu i zapewnia bezpieczne zarządzanie dokumentami w sposób cyfrowy.
Według raportu McKinsey, firmy, które automatyzują procesy związane z dokumentami, mogą skrócić czas ich przetwarzania nawet o 30%, co pozwala pracownikom skupić się na zadaniach o wyższej wartości.
Nasze elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (DMS) oparte na platformie softXspace oraz aplikacji Microsoft 365 Document Automation umożliwiają firmom łatwą optymalizację procesów. Systemy te automatyzują przepływ dokumentów i wspierają cyfrową transformację w biznesie. Dzięki automatyzacji zatwierdzeń i bezpiecznym elektronicznym podpisom, organizacje mogą zminimalizować błędy i zwiększyć dokładność.
Systemy te wspierają również oszczędności kosztów poprzez zarządzanie cyklem życia dokumentów, uproszczenie operacji i redukcję marnowania zasobów. Automatyzacja przyspiesza przetwarzanie dokumentów w działach takich jak HR, finanse czy kontrakty.
Kluczowe korzyści systemu zarządzania dokumentami (DMS)
Zautomatyzowany system zarządzania dokumentami (DMS) to doskonałe narzędzie przenoszące obsługę dokumentów firmy w XXI wiek. DMS integruje automatyzację przepływu dokumentów oraz zarządzanie cyklem życia dokumentów, aby każda faza — od stworzenia po archiwizację — przebiegała płynnie.
Ulepszone zarządzanie cyklem życia dokumentów
DMS może automatycznie tworzyć, zatwierdzać i archiwizować kontrakty, a także ustawiać przypomnienia o ich odnowieniu lub zakończeniu. Eliminuje to konieczność ręcznego śledzenia, dzięki czemu żadne terminy nie są pomijane.
Usprawnienie procesów organizacyjnych
DMS automatyzuje rutynowe zadania, takie jak zatwierdzenia, pozwalając firmom zaoszczędzić czas i skierować pracowników do bardziej strategicznych działań.
Redukcja kosztów w zarządzaniu dokumentami
Przejście na elektroniczne zarządzanie dokumentami eliminuje potrzebę przechowywania fizycznych dokumentów, zmniejszając koszty magazynowania o 40% i zwiększając szybkość dostępu do ważnych danych.
Rozwiązania cyfrowego podpisu
Cyfrowe podpisy przyspieszają procesy, redukując opóźnienia spowodowane obsługą fizycznych dokumentów, i gwarantują bezpieczeństwo.
Zautomatyzowane procesy zatwierdzania
Dzięki DMS szczegóły produktów w łańcuchach detalicznych mogą być przesyłane, weryfikowane i zatwierdzane cyfrowo, co przyspiesza wprowadzenie ich na rynek.
Jak automatyzacja przepływu dokumentów optymalizuje procesy biznesowe
Automatyzacja przepływu dokumentów, czyli wykorzystanie technologii do zarządzania i usprawnienia przepływu dokumentów w całej organizacji, to proces, który przynosi znaczące korzyści. Automatyzacja funkcji, takich jak routing, zatwierdzenia i przechowywanie, pomaga firmom zredukować ręczne wąskie gardła i usprawnić procesy. Dzięki integracji rozwiązań cyfrowego podpisu i zautomatyzowanych procesów zatwierdzania organizacje mogą przekształcić swoje przepływy pracy z podatnych na błędy w płynne i niezawodne.
Automatyzacja przepływu dokumentów: Co to jest?
Automatyzacja przepływu dokumentów opiera się na narzędziach takich jak systemy zarządzania dokumentami (DMS), które cyfryzują i upraszczają sposób obsługi i zatwierdzania dokumentów. Procesy przepływu są wcześniej zdefiniowane i uruchamiane automatycznie, bez konieczności ręcznej interwencji. Oznacza to, że dokument trafia do odpowiednich osób, we właściwym czasie, bez opóźnień i potrzeby ręcznego zaangażowania.
Automatyzacja zmniejsza czas i błędy
Jedną z największych zalet automatyzacji przepływu dokumentów jest oszczędność czasu. Zautomatyzowane procesy zatwierdzania mogą automatycznie wysyłać dokumenty, takie jak zamówienia zakupu czy kontrakty, do wielu zatwierdzających bez potrzeby ręcznego przesyłania. Dzięki powiadomieniom i przypomnieniom żaden etap procesu nie zostaje pominięty, co pozwala zredukować czas przetwarzania nawet o 50%.
Dodatkowo rozwiązania cyfrowego podpisu odgrywają kluczową rolę w usprawnianiu przepływów pracy. Eliminują one potrzebę drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów, a także błędy wynikające z zagubionych lub nieaktualnych wersji dokumentów. Na przykład zespół sprzedażowy może szybciej zamykać transakcje, finalizując kontrakty z klientami w kilka minut, a nie dni.
Zwiększona automatyzacja procesów biznesowych
Dzięki integracji automatyzacji przepływu dokumentów firmy mogą osiągnąć szerszą automatyzację procesów biznesowych. Ulepsza to nie tylko obsługę dokumentów, ale także dostosowuje przepływy pracy do celów organizacyjnych, zwiększając produktywność i zgodność z przepisami.
Automatyzacja przepływu dokumentów jest fundamentem cyfrowej transformacji w obiegu dokumentów, ponieważ pozwala firmom zwiększyć efektywność operacyjną, zmniejszyć liczbę błędów i zaoszczędzić cenny czas.
Usprawnianie procesów organizacyjnych dzięki elektronicznym systemom zarządzania dokumentami (EDMS)
Elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) to potężne narzędzie biznesowe, które przekształca tradycyjne, papierowe przepływy pracy w efektywne, scentralizowane i bezpapierowe procesy. EDMS przynosi organizacji wiele korzyści, takich jak oszczędność kosztów, usprawnienie procesów i zwiększenie efektywności czasowej dzięki cyfryzacji i automatyzacji obsługi dokumentów.
Tworzenie scentralizowanego, bezpapierowego środowiska pracy
EDMS to zasadniczo scentralizowana platforma do przechowywania, zarządzania i uzyskiwania dostępu do dokumentów organizacyjnych w formacie cyfrowym. Eliminuje potrzebę korzystania z fizycznych systemów archiwizacji, dzięki czemu zmniejsza bałagan i zwiększa dostępność dokumentów. Dzięki funkcjom takim jak automatyzacja przepływu dokumentów i płynna współpraca między pracownikami, niezależnie od ich lokalizacji, użytkownicy mogą śledzić postępy w czasie rzeczywistym, generować raporty i natychmiast uzyskiwać dostęp do dokumentów. Według badań AIIM organizacje korzystające z EDMS odnotowują 25% wzrost produktywności, ponieważ pracownicy spędzają mniej czasu na wyszukiwaniu i zarządzaniu dokumentami.
Usprawnienie zarządzania cyklem życia dokumentów
EDMS wspiera efektywne zarządzanie dokumentami na każdym etapie ich cyklu życia — od tworzenia po archiwizację. Na przykład funkcje zarządzania cyklem życia dokumentów pozwalają firmom automatyzować kluczowe procesy, takie jak zatwierdzanie dokumentów, kontrola wersji i śledzenie zgodności. Dzięki temu nie tylko minimalizowane są błędy, ale także dokumenty pozostają aktualne i zgodne z wymogami prawnymi.
Wpływ na procesy organizacyjne
Funkcje EDMS, takie jak cyfrowe podpisy i zautomatyzowane procesy zatwierdzania, przyspieszają podejmowanie decyzji i eliminują wąskie gardła w pracy. Automatyzacja procesów biznesowych to kolejna kluczowa funkcja, która znajduje zastosowanie w zadaniach takich jak onboarding pracowników, zarządzanie zakupami i umowami.
Dzięki EDMS firmy mogą osiągnąć cyfrową transformację w zarządzaniu dokumentami, zwiększyć efektywność pracy i stworzyć zwinne oraz wysoce produktywne środowisko pracy. EDMS to nie tylko narzędzie — to strategiczna inwestycja w przyszły sukces organizacji.
Automatyzacja dokumentów z Microsoft: Rewolucja dla biznesu
Wykorzystanie automatyzacji dokumentów z Microsoft okazało się przełomowym rozwiązaniem dla firm, które chcą poprawić efektywność, zminimalizować błędy i usprawnić procesy. Organizacje mogą korzystać z narzędzi Microsoft 365, takich jak SharePoint, Power Automate i Teams, aby automatyzować przepływy dokumentów, zarządzanie cyklem życia dokumentów oraz rozwiązania cyfrowego podpisu w codziennej działalności. Soft Xpansion oferuje gotowe rozwiązanie dla Microsoft 365 z zarządzaniem dokumentami i automatyzacją procesów, które usprawnia operacje biznesowe.
Integracja narzędzi Microsoft z automatyzacją dokumentów
Microsoft oferuje zestaw narzędzi, które upraszczają automatyzację przepływu dokumentów. Na przykład Power Automate pozwala firmom automatyzować dokumenty za pomocą niestandardowych przepływów pracy, automatycznie kierując dokumenty, uruchamiając zatwierdzenia i wysyłając powiadomienia. Elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (DMS) są przechowywane w scentralizowanym repozytorium, jakim jest SharePoint, zapewniając bezpieczne przechowywanie i łatwy dostęp do dokumentów. Tymczasem Teams wspiera produktywność dzięki współpracy w czasie rzeczywistym nad dokumentami.
Kluczowe funkcje automatyzacji dokumentów z Microsoft
Zautomatyzowane przepływy dokumentów.
Dzięki naszym gotowym narzędziom No-Code i Microsoft Power Automate możesz automatyzować procesy biznesowe od początku do końca bez programowania, eliminując ręczne zadania, takie jak kierowanie dokumentów i delegowanie zadań. Na przykład zespół sprzedażowy może automatycznie zatwierdzać kontrakty, kierując je do odpowiednich interesariuszy z automatycznymi przypomnieniami.
Zarządzanie cyklem życia dokumentów.
SharePoint umożliwia zarządzanie całym cyklem życia dokumentu — od tworzenia, edytowania, archiwizacji po usuwanie — w ramach Twojej firmy. Zapewnia to, że dokumenty pozostają zgodne z przepisami, a stare wersje nie są w obiegu.
Rozwiązania cyfrowego podpisu.
Rozwiązania cyfrowego podpisu, takie jak Adobe Sign i DocuSign, integrują się płynnie z softXspace365 i Microsoft, umożliwiając prawnie wiążące zatwierdzenia bez potrzeby drukowania lub skanowania. Skraca to czas zatwierdzeń i gwarantuje bezpieczne i wydajne przetwarzanie.
Korzyści z automatyzacji dokumentów z Microsoft
Dzięki automatyzacji dokumentów z Microsoft firmy mogą znacznie obniżyć koszty zarządzania dokumentami, jednocześnie zapewniając dokładność i zgodność z przepisami. Od przetwarzania faktur, zarządzania kontraktami po automatyzację procesów HR — narzędzia Microsoft pomagają organizacjom zachować konkurencyjność i postęp w zarządzaniu przepływem dokumentów.
W dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym korzystanie z aplikacji softXspace365 dla Microsoft 365 do automatyzacji dokumentów to nie tylko korzyść, ale konieczność dla zrównoważonego rozwoju i doskonałości operacyjnej.
Rola zautomatyzowanego zarządzania dokumentami w cyfrowej transformacji
Cyfrowa transformacja przepływu dokumentów jest napędzana przez zautomatyzowane zarządzanie dokumentami. Automatyzacja przepływu dokumentów i wykorzystanie narzędzi, takich jak elektroniczne systemy zarządzania dokumentami (DMS), pozwala firmom zastąpić procesy manualne, usprawnić operacje, zwiększyć efektywność i konkurować w coraz bardziej cyfrowym świecie.
Systemy automatyczne napędzające cyfrową transformację
Dzięki systemom automatycznym dokumenty są tworzone, przesyłane, zatwierdzane i archiwizowane bez interwencji człowieka. Taki proces zmniejsza prawdopodobieństwo błędów i skraca czas potrzebny na realizację tych zadań. Organizacje mogą również korzystać z zarządzania cyklem życia dokumentów i rozwiązań cyfrowego podpisu, które pozwalają na łatwe zarządzanie przepływami pracy przy jednoczesnym zachowaniu zgodności z przepisami i bezpieczeństwa.
Na przykład system automatyczny może kierować kontrakty do odpowiednich działów w celu zatwierdzenia, elektronicznie je podpisywać i przechowywać w centralnym repozytorium — wszystko bez potrzeby ręcznej interwencji. Nie tylko oszczędza to czas, ale również minimalizuje ryzyko zgubienia lub przetwarzania nieaktualnych dokumentów.
Przykłady z rzeczywistości: redukcja kosztów i zwiększenie efektywności
Usługi finansowe: Bank, aby przetwarzać wnioski kredytowe, zautomatyzował proces archiwizacji dokumentów. Dzięki automatyzacji zatwierdzeń i integracji rozwiązań cyfrowego podpisu czas przetwarzania wniosków skrócono o 50%, eliminując jednocześnie potrzebę obsługi fizycznych dokumentów. To przyniosło znaczne oszczędności na kosztach druku i przechowywania.
Handel detaliczny: Duży detalista wdrożył elektroniczny system zarządzania dokumentami (EDMS) do zarządzania umowami z dostawcami i rekordami klientów. Automatyzacja poprawiła cykl życia dokumentów od tworzenia po archiwizację, zwiększając efektywność operacyjną o 30% i minimalizując błędy w obsłudze rekordów.
Produkcja: Globalny producent zautomatyzował przepływy dokumentów w procesach zaopatrzeniowych. Automatyzacja zatwierdzania dokumentów i weryfikacji dostawców zmniejszyła koszty administracyjne o 40% i zapewniła terminowe realizowanie zamówień.
Logistyka: Firma logistyczna wykorzystała automatyzację dokumentów do śledzenia przesyłek i odprawy celnej. Automatyzacja procesów dokumentacyjnych skróciła czas przetwarzania o 60%, zapewniła zgodność z przepisami i usprawniła operacje transgraniczne, poprawiając zadowolenie klientów.
Dlaczego to ma znaczenie
Zautomatyzowane zarządzanie dokumentami nie tylko umożliwia automatyzację procesów biznesowych, ale również stanowi fundament budowania skalowalnej, efektywnej i zgodnej z przepisami infrastruktury cyfrowej. Integracja ta pozwala firmom obniżyć koszty, zwiększyć współpracę i przyspieszyć realizację oraz niezawodność wyników.
Soft Xpansion specjalizuje się w dostarczaniu najnowocześniejszych rozwiązań, które pomagają usprawnić operacje biznesowe i przyspieszyć transformację cyfrową. Możemy zautomatyzować przepływy dokumentów i zwiększyć efektywność dzięki naszym gotowym rozwiązaniom: EDMS opartym na platformie Low-Code/No-Code softXspace oraz softXspace365 dla Microsoft 365. Nasze rozwiązania pozwalają zaoszczędzić czas, zmniejszyć koszty i zapewnić sprawne działanie Twojej organizacji.
Chcesz zrewolucjonizować swój biznes? Pomożemy Ci wdrożyć innowacyjne rozwiązania, które przynoszą efekty.
💬 Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać bezpłatną konsultację i dowiedz się, jak Soft Xpansion może zautomatyzować Twoją firmę w sposób płynny i cyfrowy.
Sekcja FAQ
Czym jest automatyzacja dokumentów?
Automatyzacja dokumentów to wykorzystanie technologii do usprawnienia tworzenia, zarządzania, zatwierdzania i przechowywania dokumentów, co zmniejsza ręczny wysiłek i ryzyko błędów.
Jak działa zautomatyzowany system zarządzania dokumentami?
Zautomatyzowany DMS wykorzystuje przepływy pracy, cyfrowe podpisy i narzędzia do zarządzania cyklem życia dokumentów, aby efektywnie organizować, przetwarzać i przechowywać dokumenty.
Jakie są korzyści z automatyzacji przepływu dokumentów?
Automatyzacja przepływu dokumentów przyspiesza procesy zatwierdzania, poprawia współpracę, zmniejsza liczbę błędów i zapewnia zgodność z politykami organizacyjnymi.
Jak Microsoft 365 wspiera automatyzację dokumentów?
Microsoft 365 oferuje zintegrowane narzędzia, takie jak SharePoint, Power Automate i Teams, które upraszczają przepływy dokumentów, automatyzują powtarzalne procesy i wspierają rozwiązania cyfrowego podpisu, co zwiększa produktywność i współpracę w ramach softXspace365 dla M365.
Jaką rolę odgrywają rozwiązania cyfrowego podpisu w automatyzacji zarządzania dokumentami?
Rozwiązania cyfrowego podpisu zapewniają bezpieczne i prawnie wiążące zatwierdzanie dokumentów, skracając czas realizacji i zwiększając zgodność z przepisami.
Jak automatyzacja zarządzania dokumentami może pomóc zmniejszyć koszty?
Automatyzacja procesów ręcznych, zmniejszenie zużycia papieru i usprawnienie przepływów pracy pozwala firmom osiągnąć znaczne oszczędności kosztów i poprawić efektywność operacyjną.
