Aufsichtsratsportal softXspace Board für Piraeus Bank
19 Oktober 2021
soft Xpansion hat das Aufsichtsratsportal softXspace Board für Piraeus Bank erfolgreich implementiert. Die Piraeus Bank, Teil der internationalen Piraeus Bank Group, nutzt das Portal zur Automatisierung der Arbeit von 12 Kollegialorganen — einschließlich Aufsichtsrat, Vorstand und Fachausschüssen.
Die Herausforderung
Vor der Implementierung basierte die Arbeit der Kollegialorgane der Piraeus Bank auf manuellen, papierbasierten Prozessen. Die Vorbereitung von Sitzungen — einschließlich Erstellung der Tagesordnung, Verteilung von Dokumenten, Abstimmungsverfahren und Protokollierung — erforderte erheblichen Koordinationsaufwand und war anfällig für Verzögerungen. Mit 12 aktiven Gremien, die regelmäßig tagen, war der Bedarf an einer digitalisierten Lösung offensichtlich.
Implementierte Funktionen
Das auf der softXspace-Plattform basierende Portal umfasst:
- Sitzungsvorbereitung und Tagesordnung — automatisierte Erstellung und Verteilung der Tagesordnung mit angehängten Dokumenten an alle Gremienmitglieder
- Digitale Abstimmung — Stimmabgabe (Dafür/Dagegen/Enthaltung) direkt im Portal, auch im Umlaufverfahren ohne physische Anwesenheit
- Qualifizierte elektronische Signatur (QES) — rechtlich verbindliche Unterzeichnung von Beschlüssen und Protokollen
- Protokollerstellung — automatische Generierung von Sitzungsprotokollen auf Basis der Abstimmungsergebnisse
- Dokumentenmanagement — zentrales Dokumentenarchiv für alle Sitzungsunterlagen mit Versionskontrolle und Zugriffsrechten
- Benachrichtigungen — automatische Erinnerungen an bevorstehende Sitzungen und ausstehende Aufgaben
Das System ist als vollwertiger „Thin Client" realisiert — alle Gremienmitglieder können über einen Web-Browser von jedem Ort aus arbeiten, an dem Internet verfügbar ist. Dies ermöglichte besonders während der Pandemie die nahtlose Remote-Arbeit der Bank-Gremien.
Die Implementierung wurde in weniger als 6 Monaten abgeschlossen — von der Analyse bis zum produktiven Einsatz.
Ergebnisse und Wirkung
Die Digitalisierung der Kollegialorgane hat die Governance-Prozesse der Piraeus Bank grundlegend verändert:
- 12 Kollegialorgane arbeiten vollständig digital im Portal
- Sitzungsvorbereitung um 70 % beschleunigt — automatisierte Tagesordnung und Dokumentenverteilung
- Rechtssichere Beschlüsse — alle Abstimmungen und Protokolle mit QES signiert
- Transparenz und Compliance — vollständiger Prüfpfad aller Entscheidungen
- Umlaufverfahren — Abstimmung ohne physische Anwesenheit möglich
„Als Nächstes folgt die weitere funktionale Weiterentwicklung gemäß den Anforderungen der Zeit und die Implementierung neuer Systeme!" — Eduard Prodyedovych, CEO von soft Xpansion Ukraine.
Häufig gestellte Fragen
Was ist softXspace Board?
softXspace Board ist ein spezialisiertes Portal zur Automatisierung der Arbeit von Kollegialorganen — Aufsichtsrat, Vorstand, Kreditausschuss und anderen Gremien. Das System unterstützt Sitzungsvorbereitung, digitale Abstimmung, QES-Signierung und automatische Protokollerstellung.
Wie lange dauerte die Implementierung bei der Piraeus Bank?
Die Implementierung wurde in weniger als 6 Monaten abgeschlossen — von der Anforderungsanalyse über die Systemkonfiguration bis zum produktiven Einsatz für alle 12 Kollegialorgane der Bank.
Unterstützt das Portal rechtlich verbindliche digitale Signaturen?
Ja. softXspace Board unterstützt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) für die rechtssichere Unterzeichnung von Beschlüssen, Protokollen und Sitzungsdokumenten — in Übereinstimmung mit den Anforderungen des Bankensektors.
Corporate-Governance-Lösungen von soft Xpansion
soft Xpansion verfügt über umfangreiche Erfahrung bei der Implementierung von Governance- und Banking-Lösungen:
- Piraeus Bank — Kreditprozess-Automatisierung
- Kollegialorgane-Portal — Bank Portal
- Lösungen für den öffentlichen Sektor
- Dokumentenmanagement und Prozessautomatisierung
Möchten Sie die Arbeit Ihrer Kollegialorgane digitalisieren? Kontaktieren Sie uns für eine Demonstration.
