Система електронного документообігу — Piraeus Bank

Система електронного документообігу, яка автоматизувала вихідні, вхідні, внутрішні документи, а також накази та протоколи. В рамках проєкту реалізовано індивідуальний процес закупівель, який автоматизував роботу з господарськими договорами банку: підготовку, узгодження заявки, розгляд та затвердження заявки на Тендерний комітет, підготовка договору, рахунки на оплату, контроль виконання

Функціональні можливості

Внутрішні документи: внутрішнє листування, обробка заявок, кадрові документи, доповідні записки, внутрішні нормативні документи тощо
Доступ в Особистий кабінет співробітника: агрегація завдань, документів, посилань на зовнішні ресурси, каталог бізнес-процесів
Гнучка настройка шаблонів документів з можливістю автоматичного заповнення інформації з картки документа
Конструктор маршрутів узгодження, підписання і виконання документів, настройки контролю виконання (включаючи циклічний)
Підтримка шаблонів документів, можливостей спільної роботи над проєктом документа
Робота з адміністративними документами: узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання, ознайомлення
Протоколи: обробка нарад, зустрічей, угод, формування питань і рішень, узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів, виконання, контроль виконання
Вхідні документи: обробка вхідної кореспонденції, розгляд, виконання (підготовка відповіді), контроль виконання, підтримка штрихкодувания
Вихідні документи: обробка вихідної кореспонденції, зв’язок з вхідним документом, узгодження і підписання, підтримка шаблонів документів
Кадровий модуль
Управління та контроль життєвого циклу документів: створення, зберігання, редагування, додавання файлів, управління версіями, реєстрація, узгодження, підписання, виконання, архівування, передача тощо
Заміщення працівника: керівник-помічник і керівник-заступник
Узгодження документів: паралельне, послідовне, змішане
Розширений пошук документів

Результати впровадження

Зменшення фінансових витрат на зберігання паперових оригіналів документів та зменшення часу на їх обробку
Скорочення з 2-3 тижнів до 1 години час на погодження та підписання документів
Виключення ситуацій з витоком конфіденційних даних завдяки надійному зберіганню документів у хмарі
Мінімізовані ризики помилок при роботі з документами завдяки стандартизації усіх робочих процедур
100% виконання доручень  завдяки контролю термінів та своєчасному виконанню робочих обов'язків
Комфортна робота фахівців банку у системі через простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та дизайн