Корпоративний портал — єдина точка входу в інформаційний простір компанії
- інформативна домашня сторінка з необхідною інформацією для співробітника, яка розбита за тематичними сконфігурованими віджетами
- пошук за інформаційними ресурсами компанії, підтримка пошуку за змістом документів
- портал адаптований для роботи на мобільних пристроях
- рішення побудовано на архітектурі тонкий клієнт — для роботи з порталом необхідний тільки браузер і доступ до інтернету
- підтримка інтеграції зі сторінками й групами компанії у соціальних мережах
Єдиний кабінет співробітника
- консолідація всіх завдань, призначених на співробітника, які згруповані за категоріями
- можливість виділення в окремий блок довгострокових, не оперативних завдань (аудит, контроль виконання стратегічних цілей)
- моніторинг статусу виконання своїх завдань та завдань, поставлених іншими співробітниками
- інформація про всі процеси, в яких співробітник бере участь у будь-якій ролі
- реалізовано механізм обробки завдань з поштових клієнтів і месенджерів, що є особливо актуальним для співробітників, які працюють за межами офісу
- HR-модуль: блок інформації про кар’єру, дані про підпорядкованість співробітника і стратегічні завдання
- швидкий доступ до особистих документів
- функція Out of Office — завдання співробітника автоматично делегуються його заступникам у період відсутності
- підтримується інтеграція з бот платформами
- блоки навігації до інформаційних ресурсів компанії, функціональності системи та порталу, ініціалізації бізнес-процесів
- централізований каталог процесів і послуг
- можливість оперативного і тактичного планування через персональні й загальні календарі
- загальний корпоративний каталог бізнес-процесів і заявок, доступних для співробітника залежно від його повноважень
Портал договорів
- впроваджені процедури юридично значущого документообігу між юридичними особами компанії, контрагентами
- замість пересилання паперових документів з печатками — електронні документи з КЕП
- сертифікати на ключі виписуються по запиту користувача з Системи
- автоматизація роботи з договорами усіх видів
- підготовка, узгодження, підписання документів (зокрема з КЕП)
- обмін документів з контрагентами
- шаблони документів
- пошук за базою договорів
- чекліст оформлення документів
- Портал контрагентів – єдине вікно для контрагентів компанії:
- обмін договорами та установчими документами з компанією
- сервіс підписання договорів дозволяю обмінюватись юридично значущими документами з накладанням та візуалізацією КЕП
- ведення архіву документів
- повнотекстовий пошук
- запити на участь в форвардинговій програмі
- документи для переоформлення продукції на елеваторі
- робота з електронними торгово-транспортними накладними (еТТН)
Автоматизація HR-процесів
- системи щорічного оцінювання діяльності співробітників
- планування та погодження відпусток
- заявка на довідку з місця роботи
- заявка на звільнення та підписання обхідного листа
- підбір персоналу
- адаптація нових працівників
- відрядження
- інші заявки HR
Автоматизація внутрішніх заявок і послуг
- ServiceDesk
- процеси внутрішнього аудиту
- замовлення автомобіля, переговорної, канцтоварів, обідів тощо
- заявки служби безпеки
- та інші
Термінал для роботи співробітників які не мають облікових записів
- терміналами користуються співробітники, які працюють на заводах, елеваторах тощо
- інформація про виплати для заповнення форми розрахункового листа
- інформація про нарахування в рамках вимог до формування документів
- реєстрація заявок в системі для подальшого узгодження
- авторизація за допомогою SMS
- підтримка екранів з сенсорним управлінням
- можливість отримання наступних послуг: довідка з місця роботи, нарахування, оформлення відпустки
- та інше
Архів електронних документів
- нормативно-довідкові документи
- юридичні документи
- судові справ
Впровадження платформи бізнес-аналітики
- реалізовано підсистему аналітичної звітності засобами Microsoft Power BI
- зручне представлення зведеної інформації, з можливістю деталізації окремих аспектів за необхідністю
- наочне подання звітності
Використання сучасних цифрових каналів взаємодії
- месенджери, чат-боти, електронна пошта, мобільні додатки
- портали спільної роботи, розгорнуті в хмарі
Також реалізовано адаптивний дизайн для забезпечення оптимальної взаємодії з користувачем незалежно від типу пристрою та інтеграцію системи з корпоративним ландшафтом компанії, а саме з ERP-системою Navision, бухгалтерськими модулями 1С, системою управління проєктною діяльністю на платформі JIRA, корпоративними довідниками та каталогами
Результати впровадження
- Економія робочого часу і підвищення продуктивності праці. Після впровадження системи в компанії Кернел час погодження та підписання для деяких типів документів було скорочено з 2-3-х тижнів до 1ї години. Система дозволила ліквідувати втрати робочого часу, вивільнивши резерви для виконання персоналом нових завдань, таким чином підвищивши ефективність використання робочого часу
- Прозорість бізнес-процесів. Стандартизація й автоматизація бізнес-процесів сприяє сталому розвитку компанії з дотриманням чинного законодавства, принципів прозорості й чесності, політики соціальної відповідальності, обмежуючи при цьому можливості конфлікту інтересів, порушення внутрішніх політик і процедур, зловживання довірою або службовим становищем в компанії
- Підвищення ефективності корпоративної системи управління. Завдяки автоматизації бізнес-процесів збільшується швидкість і якість прийняття управлінських рішень, здійснення НR-процедур, процесів внутрішнього аудиту та управлінського документообігу, що забезпечує прогресивні системні зміни в управлінні ресурсами компанії
- Зменшення логістичних витрат. Впровадження системи дозволяє уникнути витрат, пов’язаних з організацією паперового документообігу (витрат на папір, обслуговування оргтехніки й закупівлю витратних матеріалів, переміщення паперових копій між територіально віддаленими бізнес-одиницями та офісами, а також зберігання й утилізацію паперових носіїв)
- Виключення випадків, пов’язаних із втратою документів. Створення механізму електронного погодження документів дозволяє уникнути втрати паперових документів. Натомість інформація надійно зберігається в декількох дата-центрах одразу, а завдяки її багаторазовому копіюванню небезпеку втрати виключено
- Безпека бізнес-процесів. Рішення виключає можливість підробки підпису і підписаних документів, повністю відповідаючи сучасним вимогам і нормам інформаційної безпеки
- Індивідуальний підхід. При впровадженні системи враховується специфіка діяльності й потреби замовника, корпоративні принципи й стандарти, особливості управлінської системи й бізнес-процесів. Такий підхід до реалізації рішення дозволяє досягти потужного синергетичного ефекту, здатного позитивно впливати на загальний фінансовий результат замовника
1 000 000+ документів підписано цифровим підписом
100 000+ електронних документів підписується щомісяця
6 500+ контрагентів обмінюються з компанією електронними юридично значущими документами
2 500+ співробітників використовують систему електронного документообігу в компанії
50+ типів документів мають повністю автоматизовані бізнес-процеси обробки
.png)
