Меню

ECM-система для KERNEL

Метою та задачами проєкту було створення єдиного інформаційного простору для усіх співробітників компанії, впровадження процедури юридично значущого документообігу, автоматизація процедури загального, кадрового, управлінського документообігу, скорочення терміну погодження та підписання документів, максимально позбавлення логістичних витрат на переміщення паперових копій між територіально розподіленими офісами

Корпоративний портал — єдина точка входу в інформаційний простір компанії

  • інформативна домашня сторінка з необхідною інформацією для співробітника, яка розбита за тематичними сконфігурованими віджетами
  • пошук за інформаційними ресурсами компанії, підтримка пошуку за змістом документів
  • портал адаптований для роботи на мобільних пристроях 
  • рішення побудовано на архітектурі тонкий клієнт — для роботи з порталом необхідний тільки браузер і доступ до інтернету 
  • підтримка інтеграції зі сторінками й групами компанії у соціальних мережах 

Єдиний кабінет співробітника

  • консолідація всіх завдань, призначених на співробітника, які згруповані за категоріями 
  • можливість виділення в окремий блок довгострокових, не оперативних завдань (аудит, контроль виконання стратегічних цілей) 
  • моніторинг статусу виконання своїх завдань та завдань, поставлених іншими співробітниками
  • інформація про всі процеси, в яких співробітник бере участь у будь-якій ролі 
  • реалізовано механізм обробки завдань з поштових клієнтів і месенджерів, що є особливо актуальним для співробітників, які працюють за межами офісу 
  • HR-модуль: блок інформації про кар’єру, дані про підпорядкованість співробітника і стратегічні завдання 
  • швидкий доступ до особистих документів
  • функція Out of Office — завдання співробітника автоматично делегуються його заступникам у період відсутності
  • підтримується інтеграція з бот платформами
  • блоки навігації до інформаційних ресурсів компанії, функціональності системи та порталу, ініціалізації бізнес-процесів 
  • централізований каталог процесів і послуг 
  • можливість оперативного і тактичного планування через персональні й загальні календарі 
  • загальний корпоративний каталог бізнес-процесів і заявок, доступних для співробітника залежно від його повноважень

Портал договорів

  • впроваджені процедури юридично значущого документообігу між юридичними особами компанії, контрагентами​
  • замість пересилання паперових документів з печатками — електронні документи з КЕП 
  • сертифікати на ключі виписуються по запиту користувача з Системи​
  • автоматизація роботи з договорами усіх видів 
  • підготовка, узгодження, підписання документів (зокрема з КЕП) 
  • обмін документів з контрагентами 
  • шаблони документів
  • пошук за базою договорів 
  • чекліст оформлення документів 
  • Портал контрагентів – єдине вікно для контрагентів компанії:
  • обмін договорами та установчими документами з компанією
  • сервіс підписання договорів дозволяю обмінюватись юридично значущими документами з накладанням та візуалізацією КЕП 
  • ведення архіву документів 
  • повнотекстовий пошук 
  • запити на участь в форвардинговій програмі 
  • документи для переоформлення продукції на елеваторі 
  • робота з електронними торгово-транспортними накладними (еТТН) 

Автоматизація HR-процесів

  • системи щорічного оцінювання діяльності співробітників 
  • планування та погодження відпусток
  • заявка на довідку з місця роботи
  • заявка на звільнення та підписання обхідного листа 
  • підбір персоналу 
  • адаптація нових працівників 
  • відрядження
  • інші заявки HR 

Автоматизація внутрішніх заявок і послуг

  • ServiceDesk 
  • процеси внутрішнього аудиту
  • замовлення автомобіля, переговорної, канцтоварів, обідів тощо
  • заявки служби безпеки
  • та інші

Термінал для роботи співробітників які не мають облікових записів

  • терміналами користуються співробітники, які працюють на заводах, елеваторах тощо
  • інформація про виплати для заповнення форми розрахункового листа
  • інформація про нарахування в рамках вимог до формування документів
  • реєстрація заявок в системі для подальшого узгодження 
  • авторизація за допомогою SMS 
  • підтримка екранів з сенсорним управлінням
  • можливість отримання наступних послуг: довідка з місця роботи, нарахування, оформлення відпустки
  • та інше 

Архів електронних документів

  • нормативно-довідкові документи
  • юридичні документи 
  • судові справ

Впровадження платформи бізнес-аналітики

  • ​реалізовано підсистему аналітичної звітності засобами Microsoft Power BI
  • зручне представлення зведеної інформації, з можливістю деталізації окремих аспектів за необхідністю​
  • наочне подання звітності​

Використання сучасних цифрових каналів взаємодії

  • месенджери, чат-боти, електронна пошта, мобільні додатки​
  • портали спільної роботи, розгорнуті в хмарі​


Також реалізовано адаптивний дизайн для забезпечення оптимальної взаємодії з користувачем незалежно від типу пристрою та інтеграцію системи з корпоративним ландшафтом компанії, а саме з ERP-системою Navision, бухгалтерськими модулями 1С, системою управління проєктною діяльністю на платформі JIRA, корпоративними довідниками та каталогами


Результати впровадження

  1. Економія робочого часу і підвищення продуктивності праці. Після впровадження системи в компанії Кернел час погодження та підписання для деяких типів документів було скорочено з 2-3-х тижнів до 1ї години. Система дозволила ліквідувати втрати робочого часу, вивільнивши резерви для виконання персоналом нових завдань, таким чином підвищивши ефективність використання робочого часу 
  2. Прозорість бізнес-процесів. Стандартизація й автоматизація бізнес-процесів сприяє сталому розвитку компанії з дотриманням чинного законодавства, принципів прозорості й чесності, політики соціальної відповідальності, обмежуючи при цьому можливості конфлікту інтересів, порушення внутрішніх політик і процедур, зловживання довірою або службовим становищем в компанії 
  3. Підвищення ефективності корпоративної системи управління. Завдяки автоматизації бізнес-процесів збільшується швидкість і якість прийняття управлінських рішень, здійснення НR-процедур, процесів внутрішнього аудиту та управлінського документообігу, що забезпечує прогресивні системні зміни в управлінні ресурсами компанії 
  4. Зменшення логістичних витрат. Впровадження системи дозволяє уникнути витрат, пов’язаних з організацією паперового документообігу (витрат на папір, обслуговування оргтехніки й закупівлю витратних матеріалів, переміщення паперових копій між територіально віддаленими бізнес-одиницями та офісами, а також зберігання й утилізацію паперових носіїв) 
  5. Виключення випадків, пов’язаних із втратою документів. Створення механізму електронного погодження документів дозволяє уникнути втрати паперових документів. Натомість інформація надійно зберігається в декількох дата-центрах одразу, а завдяки її багаторазовому копіюванню небезпеку втрати виключено 
  6. Безпека бізнес-процесів. Рішення виключає можливість підробки підпису і підписаних документів, повністю відповідаючи сучасним вимогам і нормам інформаційної безпеки 
  7. Індивідуальний підхід. При впровадженні системи враховується специфіка діяльності й потреби замовника, корпоративні принципи й стандарти, особливості управлінської системи й бізнес-процесів. Такий підхід до реалізації рішення дозволяє досягти потужного синергетичного ефекту, здатного позитивно впливати на загальний фінансовий результат замовника


1 000 000+ документів підписано цифровим підписом

100 000+ електронних документів підписується щомісяця 

6 500+ контрагентів обмінюються з компанією електронними юридично значущими документами 

2 500+ співробітників використовують систему електронного документообігу в компанії

50+ типів документів мають повністю автоматизовані бізнес-процеси обробки

Схожі кейси

Корпоративний портал

Липень, 2022

Електронна система автоматизувала роботу колегіального органу банку та створила єдиний корпоративний стандарт представлення інформації на платформі MS SharePoint

Дізнатись більше
Автоматизація бізнес-процесів Тендерного комітету

Липень, 2022

Рішення призначене для автоматизації та оптимізації робочого процесу колегіального органу компанії — Тендерного комітету,  з метою забезпечення зручного та оперативного формування питань до розгляду, організації проведення засідань колегіального органу та контролю виконання прийнятих ним рішень

Дізнатись більше
Автоматизація бізнес-процесів закупівель

Липень, 2022

Система забезпечила спрощену та безпечну процедуру закупівель, автоматизувала їх процедури ініціювання та планування

Дізнатись більше